144
Allereerst kan nl. een groot aantal stukken worden uitgesloten van agen
dering op grond van onbelangrijkheid (categorie 2.5 van het schema). Als
grens kan b.v. gesteld worden dat alle stukken, die na 1 jaar vernietigbaar
zijn, niet voor agendering in aanmerking komen, waarbij om willekeur te ver
mijden een lijst dient te worden opgesteld waarop deze stukken per soort met
name worden genoemd.
Vervolgens wordt een groot aantal stukken reeds op enigerlei wijze gere
gistreerd door de behandelende administratieve functionarissen (in het bijzonder
geldt dit voor financiële stukken) of blijkt hun bestaan uit de aanwezigheid
van andere wel geregistreerde stukken. Deze stukken (cat. 2.4), die aange
duid kunnen worden als „ondergeschikte" stukken t.o.v. het „hoofdstuk" waar
in de registratie plaats vindt of waaruit hun bestaan blijkt, kunnen uitgesloten
worden van agendering, indien het „hoofdstuk voldoende agendavervangend is.
Tenslotte is er nog de categorie van de zgn. stereotype stukken, d.w.z. re
dactioneel vormgelijke stukken, die al of niet periodiek voorkomen, waartoe
in het bijzonder de „formulierstukken behoren. Is het bestaan van deze stuk
ken per serie eenmaal vastgelegd, dan kan door summiere registratie, bv. alleen
vermelding van een datum of nummer, de aanwezigheid van elk stuk worden
geconstateerd (cat. 2.2). Is voor deze stukken volledigheids- of circulatiecon
trole niet nodig, dan kan registratie geheel achterwege blijven, mits ook hier
het bestaan van de serie als geheel is vastgelegd (cat. 2.3).
Voor volledige agendering komen dan in hoofdzaak de belangrijke inciden
teel voorkomende stukken in aanmerking waartoe vrnl. belangrijke correspon
dentie behoort. Het is daarnaast nog mogelijk bepaalde soorten, stukken, b.v.
rapporten of tekeningen, afzonderlijk te agenderen. De hiervoor te gebruiken
agenda's kunnen aangeduid worden als „bijzondere" agenda's ter onderschei
ding van „algemene", waarin stukken van verschillende soort (redactionele
vorm) worden geregistreerd.
Op de geschetste wijze ontstaat een aantal categorieën van stukken, die even
zoveel afzonderlijk te ordenen groepen van stukken vormen. De bovenstaande
verdeling is in hoofdzaak ontleend aan een moeilijk leesbaar maar niettemin
voortreffelijk artikel van Verharen, getiteld: „Nadere analyse van het begrip
registratuur opgenomen in het eerste nummer 1952) van de hiervóór1 reeds
genoemde „Mededelingen van de archiefschool Hierbij dient te worden op
gemerkt, dat met het bovenstaande een verdelingsmogelijkheid is gegeven,
waarbij met behoud van een vaste basis voor de registratuur, de agenderings-
arbeid beperkt wordt gehouden. Een rigoureuse toepassing kan er echter toe
leiden dat stukken, die de neerslag vormen van eenzelfde taak of eenzelfde
complex van handelingen, verdeeld worden over verschillende categorieën,
waardoor het principe, dat de ordening de taken en handelingen behoort te
weerspiegelen, wordt doorkruist.
Als eis moet dan ook worden gesteld, dat de verdeling in categorieën parallel
loopt met een verdeling in neerslag van afzonderlijke taken, binnen de be
treffende werkeenheid.
Vorming van collectiviteiten.
Nadat de „deelregistraturen" en „categorieën" zijn vastgesteld, is het op-
vangapparaat voor de stukken gereed, en vindt de vorming van collectiviteiten
145
plaats nadat de stukken zijn ontstaan. Vooropgesteld zij dat het niet mogelijk
is de toepassing van bepaalde collectiviteiten dwingend voor te schrijven, als
men er althans van uitgaat, dat de ordening de natuurlijke groei van het archief
heeft te volgen en niet omgekeerd.
Dit „biologisch" aspect van het organisch beginsel heeft bestrijding ge
vonden, o.m. van Brenneke als hij zegt: „Das Leben habe die Registraturen
geschaffen, meinen die Niederlander; aber bei Lichte besehen, hat sie ein Re
gistrator geschaffen, der einen Zopf trug" (Archivkunde (1953) p. 86).
Men kan hier echter tegenover stellen, dat het verschil tussen een natuur
lijke en een kunstmatige ordening niet hierin ligt of „das Leben" dan wel een
registrator de ordening tot stand brengt, maar in het feit of men zich bij dë
ordening uitsluitend baseert op de stukken zelf (nl. in hun onderling verband),
dan wel of de ordening mede of geheel wordt bepaald door een tevoren vast
gesteld ordeningsplan.
Het verband tussen de stukken kan nader worden aangegeven, uitgaande
van de analogie, die er is met het verband tussen de handelingen, waarvan de
stukken de neerslag vormen.
Allereerst voltrekken de handelingen zich in een bepaalde tijdsorde. Orde
ning uitsluitend op basis van dit verband geeft een chronologische of na-agen-
dering, een numerieke reeks van stukken.
Deze wijze van ordening is ongetwijfeld de meest eenvoudige en objectieve
en zal daarom worden toegpeast in die gevallen, waarin het op grond van de
gewenste efficiency t.a.v. raadpleging en beheer van de stukken niet nodig is
een meer gecompliceerde ordeningsvorm te kiezen. Dit is het geval bij inciden
teel voorkomende stukken, die in geen enkel nader verband staan tot andere
stukken.
Tussen een aantal handelingen is echter tevens een oorzakelijk verband op
te merken, in zoverre de ene handeling logisch en noodzakelijk voortvloeit uit
de andere.
Het complex van handelingen, dat zo ontstaat, is gericht op een bepaald
doel dat binnen een eindige tijd moet worden bereikt.
Het geschetste verband kan worden aangeduid als een causaal of zaaksgewijs
verband en de stukken, die in een dergelijk verband zijn geordend, vormen een
dossier.
De vraag of een stuk behoort tot een bepaald dossier, is dus afhankelijk
van het al of niet bestaan van een direct causaal verband met een der stukken
uit het dossier. Dit verband blijkt in vele gevallen reeds uit de „referentie"
van het stuk; in andere gevallen is een grondige kennis van de behandelde
materie voor de registrator onmisbaar.
Is de dossiervorming op zichzelf objectief, het bepalen van de omvang van
de zaak is dit in mindere mate. Immers, veelal zal van twee of meer reeksen
van causaal verbonden handelingen het doel zo dicht bijeenliggen, dat splitsing
van de reeksen stukken praktisch ongewenst of zelfs onmogelijk is. Een dos
sier zal daarom slechts zelden uit een enkele reeks van causaal verbonden
stukken bestaan, de optredende vertakkingen nog buiten beschouwing gelaten.
De keuze van de omvang van de zaak is vaak zeer voor de hand liggend,
in andere gevallen vrij willekeurig. Is de omvang echter eenmaal vastgesteld,
dan is dossiervorming objectief mogelijk.
