DE ORDENING VAN ARCHIEFSTUKKEN IN DE
REGISTRATUURPERIODE
142
konden worden beschreven. Dit voorkomt voor het onderzoek veel reizen en
veel schrijven.
Het is een verademing uit verkeersoogpunt wanneer men uit het
drukke Antwerpen de vleugels neerstrijkt in het stille stadje Mechelen, en
daar in een rustige kamer, welke uitziet op de binnenplaats van het aarts
bisschoppelijk paleis, door de altijd bereidvaardige kanunnik, die het archief
beheert, de ene doos met kloosterstukken na de andere krijgt voorgezet. Ik
vond er in een necrologium een notitie omtrent het heengaan van een bejaarde
zuster, in 1572 uit Gouda gevlucht voor de Calvinisten. Tegen het einde van
de dag bezocht ik nog het Mechelse stadsarchief, waar ik de aangename ken
nismaking van vroeger met de archivaris en de adjunct-archivaris mocht her
nieuwen. Ik wens de laatste alle succes bij de voorbereiding zijner dissertatie,
die voornamelijk in Nederland zal geschieden.
De laatste dag van mijn Belgische onderzoekingen was gewijd aan de stad
Gent. De rijksarchivaris, dr. Denys, leidde mij persoonlijk rond en bracht
mij op mijn verzoek naar het Dominicanenklooster, in welks archief belang
rijke Neerlandica moesten schuilen. De prior ontving ons en bracht ons naar
een zolderverdieping waar keurig bewaard -vele Hollandse klooster
stukken stonden opgesteld, helaas echter niets over Gouda. Een bezoek aan
de Handschriften-afdeling van de bibliotheek der Gentse Universiteit besloot
mijn Belgische nasporingen.
De microfilms, die vergroot zullen worden en in het Goudse archief zullen
worden opgeborgen, zijn het blijvende bewijs dat het onderzoek voor ons
stadsarchief niet zonder vrucht is geweest.
J. TAAL
De heer Bloemen heeft in zijn „Antwoord aan de Heer P. Noordenbos c.s."1)
gewezen op de leemte in de literatuur t.a.v. archiefordening op basis van de
organisatie van het archiefvormend orgaan. In het onderstaande zal getracht
worden een uiteenzetting te geven van de wijze waarop een dergelijke ordening
tot stand komt, en wel aan de hand van een schematisch overzicht, dat door
ondergetekende werd gebruikt ten behoeve van een voordracht over archief
ordening, gehouden op de laatste reünie van oud-leerlingen van de archiefschool.
Volgens dit schema, dat aan het eind van dit artikel is opgenomen, voltrekt
zich de ordening in drie fasen en wel: 1°. vorming van „deelregistraturen" op
basis van de organisatie; 2°. vorming van „categorieën van stukken t.a.v. de
agendering", en 3°. vorming van „collectiviteiten", waarbij onder collectiviteiten
wordt verstaan iedere verzameling van stukken, die op grond van enig
ordeningsprincipe bijeengehouden worden.
0 Ned. Archievenblad 60 (1955/56) p. 96.
143
De fasen 1 en 2 zijn de voorbereidende fasen, d.w.z. de vorming van „deel
registraturen" en „categorieën" heeft plaats voordat de stukken zijn ontstaan,
terwijl fase 3 de ordening in eigenlijke zin vormt, nl. de rangschikking van
stukken en collectiviteiten t.o.v. elkaar. Alvorens deze drie fasen nader te be
zien, zij vooropgesteld dat in deze beschouwing zijn betrokken alle stukken
die volgens 1 der Handleiding tot het archief zijn te rekenen, derhalve niet
alleen correspondentie, maar evenzeer alle mogelijke interne stukken, al of
niet formulierstukken, rapporten, memoranda, tekeningen, etc.
De vorming van deelregistraturen.
Onder de vorming van deelregistraturen wordt verstaan de splitsing van
de totale registratuur in een aantal delen, overeen komende met de verschillende
afdelingen of werkgroepen binnen het archiefvormend orgaan. In feite is deze
verdeling niet anders dan een toepassing van het „respect des fonds" binnen
de registratuur1).
De vraag of een stuk behoort tot de deelregistratuur van een bepaalde af
deling of werkgroep is afhankelijk van de vraag of dit stuk ex officio bij deze
afdeling is opgemaakt of ontvangen (nl. ter behandeling). Uiteraard geldt
hierbij als voorwaarde dat de betreffende afdeling een eigen taak heeft, die
specifiek is voor deze afdeling en dat de organisatie voldoende stabiel is. In
dien dit voor bepaalde afdelingen of werkgroepen niet geldt, zullen grotere
werkeenheden of combinaties van afdelingen, waarvoor deze voorwaarden wel
gelden, als basis voor een deelregistratuur moeten dienen.
Een en ander is ook in overeenstemming met 16 der Handleiding, waarin
als regel gesteld wordt, dat de organisatie van het archief in „hoofdzaak" zal
moeten overeenkomen met de organisatie van het „bestuur".
Een uitvoerige uiteenzetting over de vorming van deelregistraturen en de
interpretatie van de term „ex officio" hierbij is gegeven door dr. C. Groene-
veld in een artikel „Bedrijfsarchivistische problemen en perikelen I", opge
nomen in de „Mededelingen van en voor oud-leerlingen en leerlingen van de
archiefschool" 1952, no. 4.
Het praktisch voordeel van de vorming van, deelregistraturen is dat de totale
registratuur wordt geplitst in een aantal minder omvangrijke delen, en wel op
basis van een objectief verdelingsprincipe (de organisatie). Hierdoor wordt
de hanteerbaarheid van de registratuur vergroot en heeft de archivaris de mo
gelijkheid zijn maatregelen aan te passen aan de uiteenlopende behoeften van
de verschillende afdelingen.
Categorieën t.o.v. de agendering.
Op praktische gronden vindt binnen de deelregistraturen een verdere ver
deling plaats en wel op grond van de verschillende vormen van registratie (agen
dering) van dë stukken. Theoretisch is het voor het bereiken van „orde"
noodzakelijk, dat van ieder stuk het bestaan en de plaats waar het zich be
vindt door registratie wordt vastgelegd. In de praktijk is hiertoe echter de
opzettelijke registratie d.m.v. agendering slechts voor een beperkt aantal
stukken nodig.
i) Zie ook: Van der Gouw, Inlediing tot de archivistiek (1956) p. 54.
