27
26
archieven, zorg heeft te dragen en belang heeft te stellen in alle archieven,
welke onder zijn beheer gesteld worden, dat zijn zorg en belangstelling niet
alléén naar de oudste en oudere archieven in zijn bewaarplaats moeten uit
gaan, maar evenzeer naar de moderne archieven, d.w.z. de archieven uit de
19e en 20e eeuw, welke onder zijn beheer gesteld werden, of in de geest van
de nieuwe Archiefwet onder zijn beheer gesteld zullen worden.
Wanneer hij deze taak op een juiste wijze vervult, zal hij bij zijn ambts
werk dus met de meest verscheiden stelsels van archiefordening in aanraking
komen. Dit kunnen dus bijv. zijn, naast de stelsels toegepast in de archieven,
daterende van vóór de Franse revolutie, het dossierstelsel uit de Franse tijd,
het chronologische indicateurstelsel, het agenda-stelsel, rubrieken-stelsels en
registratuurstelsels. De archivaris zal uit hoofde van zijn ambtsplicht deze
systemen van ordening en de toepassing van deze systemen op de archieven,
welke onder zijn beheer staan, vanzelfsprekend grondig moeten bestuderen;
zowel om in deze archieven de weg te leren kennen en de deskundige weg
wijzer te kunnen zijn voor de onderzoekers, die van deze archieven gebruik
wensen te maken, als om tot de inventarisatie van deze archieven volgens
de oorspronkelijke ordening, zoals onze Handleiding dit eist, in staat te zijn.
Daar de archivaris dus een grondige kennis zal verkrijgen van de meest
verscheiden systemen van archiefordening, zal hij zich een waardevol oordeel
kunnen vormen over de verdiensten en de gebreken dezer verschillende
systemen en over de toepassing daarvan op de onderdelen van de archieven.
Hij zal een kennis en ervaring opdoen, waarmee hij degene, die het lopend
archief der desbetreffende bestuursinstellingen beheert, ongetwijfeld van groot
nut kan zijn. Daarom is het. ook naar onze mening, volkomen redelijk, dat
bij de overweging van de invoering van enig stelsel voor de ordening van
het lopend archief ener bestuursinstelling het advies van de betrokken archi
varis-beheerder van het overgedragen oud-archief dezer instelling wordt
ingewonnen. Het is redelijk, dat met dit advies ernstig rekening gehouden
en dat het zoveel mogelijk gevolgd wordt. Waar het enigzins mogelijk is,
zou, naar onze mening, het inwinnen van dit advies verplicht voorgeschreven
dienen te worden.
De uiteindelijke beslissing over het invoeren van een bepaald systeem van
ordening behoort echter te blijven bij de beheerder der lopende archieven
en de administrateurs der betrokken bestuursinstelling.
6. Waneer in bepaalde gevallen één en dezelfde persoon belast is zowel
met de ordening en het beheer van het lopend archief, als met het beheer
van het naar de archiefbewaarplaats overgebracht archief, worden vanzelf
sprekend in hem ook de rechten en plichten, welke aan deze beide functies
in de hiervoor omschreven zin verbonden zijn, verenigd. Zodra het naar de
archiefbewaarplaats overgebracht deel van het archief echter een omvang van
voldoende betekenis gekregen heeft, is een splitsing van beide gewenst.
Reeds lang geleden heeft men de grote waarde der oudere archieven voor-
het wetenschappelijk onderzoek begrepen; men heeft toen echter tevens ge
constateerd, dat deze archieven onder de hoede der administratieve instanties
niet voldoende beveiligd waren tegen verwaarlozing en ondergang, tengevolge
van het feit dat deze administratieve instanties geen actueel belang meer bij
deze oudere archieven hadden of althans meenden te hebben. En juist daar
om zijn toen deze oudere archieven in afzonderlijk daartoe bestemde bewaar-
plaatsen geborgen en onder deskundige wetenschappelijk gevormde beheerders
gesteld, die zich geheel aan hun eigen taak konden geven, d.i. de bewaring,
ordening en inventarisering dezer oudere archieven, waardoor zij voor het
meest verscheiden wetenschappelijk onderzoek en ook voor het onderzoek
ten bate van de eigen administratie toegankelijk worden; een grondige kennis
neming van de inhoud dezer archieven, waardoor de beheerder een des
kundige gids wordt voor de onderzoeker, die het archief benutten wil;> het
bekend maken van de belangrijkste stukken in deze archieven door eigen
publicaties.
De scheiding der functies van de beheerder van het lopend archief ener
instelling en van de archivaris-beheerder van het naar de archiefbewaarplaats
overgebracht archief dezer instelling had een ernstige reden, en zij was wel
overwogen: zij betekende een grote winst en vooruitgang voor het weten
schappelijk leven in ons land en elders. Wij moeten er voor waken, dat wij
niet, als een ongewenst gevolg van onze belangstelling voor de moderne
archieven der 19e en 20e eeuw, langs een omweg terugkeren tot de onjuiste
situatie van vroeger; wij moeten er voor waken, dat wij de scheiding tussen
de taak van de beheerder van het lopend archief en die van de archivaris
beheerder der naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven zo zuiver
mogelijk en zoveel dit mogelijk is handhaven.
7. Er is naar mijn mening nog een derde taak, welke de archivaris
beheerder der overgedragen oude archieven ener bestuursinstelling ten op
zichte van de lopende archieven dier instelling kan vervullen.
Het is in het belang der instelling zelve, dat het bestuur daarvan zorg
draagt voor de archieven dezer instelling en de nodige maatregelen neemt
om te bereiken, dat deze archieven in goede en geordende staat bewaard
worden. De .ervaring heeft uitgewezen, dat een goede zorg voor de oudere
archiefbescheiden, welke voor de administratie der instelling hun actuele
betekenis verloren hebben, alleen volledig gewaarborgd is, wanneer deze
oudere archiefbescheiden tijdig naar een afzonderlijk daartoe bestemde archief
bewaarplaats worden overgedragen en daar onder het beheer van een des
kundige achivaris gesteld worden. Tengevolge immers van het feit, dat deze
oudere archieven voor de administratie van geen actuele waarde waren of
althans geacht werden deze waarde niet te bezitten, tengevolge ook van het
feit, dat de administratie begrijpelijkerwijze de historische waarde dezer archief
bescheiden niet of niet voldoende besefte en kon beoordelen, zijn deze be
scheiden in zeer vele gevallen door de administratie verwaarloosd en daar
door ernstig beschadigd en vaak geheel verloren gegaan.
Wanneer nu deze oudere archiefbescheiden door het bestuur der instelling
in een daartoe bestemde archiefbewaarplaats onder het deskundig beheer van
een archivaris geplaatst zijn, dan moet het daarnaast toch nog maatregelen
nemen welke waarborgen, dat geen waardevolle archiefbescheiden verloren
gaan in de periode, waarin deze nog deel uitmaken van het lopend archief
ener instelling en onder de administratie berusten, maar dat deze integendeel
ook hier met zorg bewaard worden. Het ligt voor de hand. dat het bestuur
der instelling het toezicht, dat het noodzakelijk op de toepassing dezer maat
regelen zal moeten houden, uitoefent door de archivaris aan wie het de zorg
en het beheer der naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven, welke
blijvend bewaard dienen te worden, heeft opgedragen.
