24
3. Het behoort echter niet tot de plicht en het recht van de archivaris,
als beheerder der naar een archiefbewaarplaats overgedragen (oude) ar
chieven, zelf definitief te beslissen in de vraag, welk systeem van ordening
voor de duizendvoudig variërende soorten van lopende archieven van
bestuursinstellingen, bedrijven, organisaties, enz. in een bepaald geval of voor
bepaalde soorten van gevallen het meest geëigende is. Deze verantwoordelijk
heid mag hem naar mijn mening niet worden opgelegd en kan hij zelf niet
aanvaarden. Tot deze beslissing immers is alléén hij bevoegd, die het lopende
archief van een bepaalde bestuursinstelling of van een bepaald bedrijf dage
lijks beheert en die precies en tot in alle details weet, aan welke voorwaarden
dit moet voldoen om op de beste en meest efficiënte wijze te beantwoorden
aan de eisen, welke hieraan door de dagelijkse administratie van deze bepaalde
bestuursinstelling of van dat bepaald bedrijf worden gesteld. Deze eisen
zullen bovendien aan een voortdurende ontwikkeling en verandering onder
hevig zijn, voortkomende uit de ontwikkeling en de veranderingen van die
bestuursinstelling of van het bedrijf; alléén de beheerder van het lopend
archief zal deze ontwikkeling en veranderingen voldoende kunnen volgen
om er zo nodig de noodzakelijke consequenties bij de ordening van dit archief
uit te kunnen trekken.
4. De praktijk dwingt dus naar mijn mening tot een scherpe scheiding tus
sen de taak en de bevoegdheid van de archivaris als beheerder van het over
gedragen oud-archief, en de taak en bevoegdheid van de beheerder van het
lopend archief, en wel in de bovenomschreven zin. Deze opvatting is overigens
reeds vastgelegd in de Handleiding van Muller, Feith en Fruin. Ook volgens
deze Handleiding komt aan de beheerders der lopende archieven het recht
toe zelf uit te maken aan welke eisen de ordening dezer archieven heeft te
voldoen en wij archivarissen, beheerders der overgedragen archieven, hebben
bij de ordening en inventarisatie dezer overgedragen archieven volgens onze
Handleiding de regels te respecteren, volgens welke de beheerders dezer ar
chieven deze in hun dynamische periode ordenden.
Dit ligt toch nadrukkelijk vast in 16 der Handleiding en speciaal op blz.
33, waar letterlijk staat te lezen: Alleen de systematische indeling van het
archief, die gegrond is op de oude inrichting daarvan, leidt tot bevredigende
resultaten. In elk archief heeft van ouds zeker verband bestaan: de secreta
rissen, die het hebben gevormd, hebben, bewust of onbewust, zekere regelen
voor de bewaring en ordening der stukken vastgesteld. Doorgaans kan men
aannemen, dat deze regels beter zijn, meer overeenkomstig met den aard
van het archief, dan die waartoe wij ons zouden kunnen laten verleiden;
immers deze contemporaine beheerders kenden den aard van hun archief en
de eischen der praktijk stellig veel beter dan wij". En dan verder op blz.
3435: „Niet de organisatie van het bestuur, maar die van het archief moet
de doorslag geven (bij onze ordening en inventarisatie van dit archief). Het
is nauwelijks denkbaar, dat zelfs de onervarenste klerk een regeling zal hebben
aangebracht, die in hoofdzaken strijdt met de inrichting van het bestuur: het
was toch eenvoudig ondoenlijk, om op den duur de stukken, ingekomen bij
verschillende zelfstandige takken van bestuur, te verenigen. Doch mocht
dit onverhoopt het geval zijn, dan is het toch nog deze regeling, die de
doorslag voor de nieuwe regeling moet geven. Want het is niet ons doel,
langs theoretische weg een organisatie van het archief te verkrijgen, die
25
overeenkomt met de oude bestuursorganisatie. Die bestuursorganisatie is
ons betrekkelijk onverschillig en wij zouden wellicht niet op de gedachte zijn
gekomen, die als leiddraad aan te nemen voor de organisatie van ons archief,
indien wij daartoe niet feitelijk waren gedwongen. Gedwongen juist door de
organisatie van het archief, die eenmaal in hoofdtrekken door het feit van
de vereniging der bijeenbehorende stukken in banden, liassen en dossiers on
veranderlijk is vastgelegd, en waarbij wij ons dus goedschiks of kwaadschiks
hebben neer te leggen".
En terwijl hier toch reeds zeer nadrukkelijk het recht van de administratie
om haar archieven naar eigen inzicht te ordenen erkend wordt, en aan ons,
archivarissen, beheerders der overgedragen archieven, zeer nadrukkelijk wordt
opgelegd deze inzichten en ordeningsmethoden van de administraties te respec
teren, heeft Fruin dit later nog meer uitdrukkelijk herhaald. U kent de brief,
die hij in 1915 over deze materie aan Muller geschreven heeft, de brief, die
Van 't Ho ff in het Ned. Archievenblad 1948/49 blz. 6-7 publiceerde1) en
waarvan ik U de herlezing dringend aanbeveel; zij culmineerde in deze woor
den: „Het gehele vraagstuk is er een van de administratieve praktijk, dat door
mannen, die de praktijk der administratie kennen, moet worden opgelost Niets
anders inderdaad dan een nadrukkelijke bevestiging van het grondbeginsel, dat
reeds op dit gebied in de Handleiding is vastgelegd.
Op ditzelfde grondbeginsel plaatste zich de zgn. Registratuur-commissie
onzer Vereniging, welke in de vergadering van 4 sept. 1920 rapport uitbracht
(Ned. Archievenblad 1919/20 p. 50 en 1920/21 p. 92). In de eerste paragraaf
van dit rapport sprak de commissie als haar oordeel uit. ..dat het niet op
den weg der vereniging ligt, zich uit te spreken over de wenschelijkheid van
invoering van een bepaald stelsel van ordening van het administratief archief,
bij overweging van de invoering van eenig stelsel is het echter gewenscht, dat
in overleg met den betrokken archivaris worde gehandeld Daarbij gaf de
commissie de volgende toelichting: ,,Naar het oordeel der commissie behoort
een uitspraak over de wenschelijkheid van invoering van het dossierstelsei
niet tot de competentie der vereeniging. Het zal toch in de praktijk der admini
stratie moeten blijken, welk stelsel van ordening van het administratief archief
de voorkeur verdient; de administratie zelve zal in deze zaak de leiding moeten
behouden en de bemoeiingen van den archivaris behoeven zich, gelet op zijn
eigenlijke taak. niet uit te strekken tot het ontwerpen van een ordening voor
het zich vormende gedeelte van het archief. Evenwel zal een totale ont
houding van de zijde van de archivaris niet wenschelijk wezen, daar eerlang
het nu nog administratief zijnde archief onder zijn beheer zal komen te staan
en hij ook met deze stukken zal hebben te werken. Het verdient derhalve
aanbeveling, dat de invoering van eenig stelsel van ordening niet geschiedt
dan in overleg met den betrokken archivaris
5. Hiermee komen wij aan de adviserende taak van de archivaris-beheerder
der naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven ener bestuurs
instelling, ten opzichte van het beheer van het lopend archief dezer instelling.
Wij zijn nu in onze kring wel algemeen de opvatting toegedaan, dat de
archivaris, als beheerder van de naar zijn archiefbewaarplaats overgebrachte
1) Om plaatsruimte te winnen wordt de brief hier niet opnieuw afgedrukt.
(N. v. d. R).
