22
23
De vergadering gaat accoord met het verslag der 33ste afdelingsvergadering,
zoals dit in het Archievenblad is gepubliceerd.
De wnd. penningmeester, dr. W. J. van Hoboken, brengt zijn jaarverslag
uit en moet een achteruitgang van f 62,83 vermelden. Dit wordt, behalve
door stencilkosten, veroorzaakt door hogere reiskosten van de bestuursleden
en dan met name van de afgevaardigde in het „hoofdbestuur". De kascommissie,
bestaande uit de heren mr. J. W. C. van Campen en T. R. Mulder, rappor
teert bij monde van laatstgenoemde, dat de stukken zijn nagezien en ver
geleken met het jaarverslag. Op haar voorstel wordt de wnd. penningmeester
gedechargeerd.
Een der aanwezige gasten, die niet contributieplichtig is aan de afdeling,
deelt mede dat hij ook gaarne zal betalen om de lasten te helpen dragen.
Bij de bestuursverkiezing worden bij enkele candidaatstelling gekozen: le.
tot penningmeester in de nog bestaande vacature-Klomp, dr. W. J. van Ho
boken (aftr. 1957); 2e. tot secretaris in de vacature-Goudappel, de heer
Th. P. H. Wortel (aftr. 1958); 3e. tot plv. bestuurslid drs. H. A. M.
Schurink. De presidente dankt de aftredende secretaris voor zijn werkzaam
heden.
In bespreking komen de door het bestuur aan de leden gezonden concept-
salarisnormen. Ingekomen brieven van de heren Brekelmans, Oosterbaan en
Taal worden gelezen. Aan de bespreking nemen deel de heren Van Hoboken.
Hart, Brekelmans, De Jong, Mulder, Loeff, Smeets, Don, Beyerman. Bern-
sen, Tops en Mensonides. De aandacht valt nog bijzonder op het feit, dat
hier sprake is van minimumnormen, en dat geen rekening is gehouden met
nevenfuncties die tot hogere salariëring leiden.
De vergadering gaat met het voorgestelde accoord en stelt dan ook dien
overeenkomstig de normen vast met een aanvulling betreffende de bedoeling
van de woorden archivaris I en II en archiefambtenaar I en II in dit stuk.
Publicatie zal worden verzocht in het Archievenblad.
Bij de rondvraag wordt alleen nog gevraagd naar de gevallen waarin iemand
langs twee wegen aan de „Centrale" bijdraagt. Medegedeeld wordt, dat dan
de penningmeester' daarvan één restitueert.
Te 12.30 uur sluit de presidente de vergadering.
Bijlage
DE VERHOUDING VAN DE ARCHIVARIS TEN AANZIEN VAN HET
ZOGENAAMD „LOPEND" ARCHIEF, DAT ONDER HET BEHEER
VAN DE ADMINISTRATIE WORDT GEVORMD
Nu gedurende de laatste jaren de aandacht in onze kring van archivarissen
sterk is uitgegaan naar de zgn. moderne archieven, d.w.z. de archieven van de
19e en 20e eeuw, wordt het dringend noodzakelijk, dat wij ons standpunt
bepalen ten opzichte van de vraag, hoever de bemoeiingen van de archivaris,
die als beheerder van het naar een archiefbewaarplaats in de zin der Archief
wet overgedragen zgn. oud-archief fungeert, ten opzichte van deze moderne
archieven eigenlijk behoren te gaan.
1. Bij een poging om deze vraag te beantwoorden wil ik uitgaan van het
begin, de wording van het archief.
Er zijn letterlijk duizenden bestuursinstellingen, bedrijven, ondernemingen,
organisaties en lichamen van allerlei soort, welke naar hun aard onderling
zeer sterk variëren. Zij vormen tengevolge daarvan ook lopende archieven,
welke onderling naar hun aard duizendvoudig variëren, omdat zij alle de
neerslag zijn van speciale werkzaamheden en omdat zij alle aan zeer gespe
cialiseerde eisen van de eigen administratie dier instellingen moeten voldoen.
Alleen de administrateur, die het lopend archief van een bepaalde bestuurs
instelling of van een bepaald bedrijf enz. vormt en dagelijks beheert, kan
precies weten, welke methode van ordening van dit lopend archief tot in
alle details op de beste en meest efficiënte wijze zal voldoen aan de eisen,
welke hieraan door de dagelijkse administratie van deze bepaalde bestuurs
instelling of van dat bepaald bedrijf worden gesteld. Hij immers is degene,
die de eigen aard dezer eisen het beste kent, en hij moet dagelijks de pro
blemen van archiefordening oplossen, waarvoor hij steeds opnieuw gesteld
wordt om zijn archief aan deze eisen te laten voldoen. Hij is dan ook degene,
die de plicht en het recht heeft uit te maken, welk systeem van ordening in
zijn archief toegepast moet worden. Deze plicht en dat recht brengen vanzelf
sprekend met zich, dat de beheerder van een lopend archief de verschillende
mogelijkheden en systemen van archiefordening, welke bestaan, grondig be
studeert. Alleen op deze wijze is voor hem bij de keuze en toepassing van
een bepaald systeem van ordening een verantwoorde beslissing mogelijk. De
beheerder van een lopend archief zal dan ook een grondige gespecialiseerde
opleiding op dit gebied niet kunnen ontberen.
2. Wanneer de archivarissen nu de archieven van de administraties der
bestuursinstellingen enz. overnemen om deze in de archiefbewaarplaatsen in
de zin der Archiefwet te beheren, ligt het voor de hand en is het volkomen
logisch, dat zij de ordening, welke door de beheerders der lopende archieven
in deze archieven is aangebracht tijdens hun dynamische periode, respecteren;
deze beheerder was immers bevoegd en competent uit te maken, welke or
dening voor zijn bepaald archief de meest geëigende was.
De taak van de archivaris is dan: de bouw en vorming van de overge
nomen archieven grondig te bestuderen; de toegepaste systemen van orde
ning grondig te leren kennen: deze ordening te handhaven en te laten zoals
zij was, eventueel te herstellen, waar zij door verwaarlozing verloren ging.
Tevens zal hij vanzelfsprekend kennelijke vergissingen en fouten in de toe
passing der gevolgde systemen van ordening corrigeren.
Wanneer in één bepaald overgenomen archief verschillende systemen van
ordening in vrij korten tijd achter elkaar zijn toegepast, meer bij wijze van
experiment dan als blijvend systeem, zal de archivaris dieper moeten in
grijpen om het archief tot een voor het onderzoek bruikbaar geheel om te
werken.
Er zijn gevallen, waarin het archief aan de archivaris wordt overgedragen
in zo verwaarloosde toestand en met zo weinig sporen van een vroegere
ordening, dat de archivaris zelf een verantwoord systeem van ordening moet
ontwerpen en toepassen: vanzelfsprekend zal hij daarbij de beginselen van
onze Handleiding toepassen en de weinige sporen van een vroegere ordening
zo veel mogelijk handhaven.
"Wanneer de archivaris handelt, zoals hiervoor gezegd is, blijft hij naar mijn
mening binnen de grenzen, welke hem door zijn bevoegdheden gesteld worden,
