18
eniging; verder werden de heren J. Don en dr. W. J. van Hoboken resp. tot
bestuurslid en plaatsvervangend bestuurslid gekozen.
In de loop van het jaar zijn zeven nieuwe leden tot de Vereniging toege
treden, drie bedankten, een overleed; zij telt nu 205 leden. Als nieuwste lid is
door het bestuur toegelaten de heer A. C. Stempher (II), commies aan het
archief der gemeente Arnhem.
Tenslotte moge ik nog voor U recapituleren wat de verwachtingen en be
doelingen van het bestuur zijn voor de eerstkomende jaren.
Wij hopen en verwachten dat de nieuwe Archiefwet spoedig zal worden
aangenomen en volledig ten uitvoer zal worden gebracht; de koninklijke be
sluiten en algemene maatregelen van bestuur, welke daaruit zullen voort
vloeien, zullen wij met grote aandacht moeten bestuderen.
Nu de opleiding van de aanstaande archivisten aan de nieuwe archiefschool
geregeld is, zullen wij ook deze aandachtig moeten volgen en zo nodig de
wensen van onze Vereniging ter bevoegder plaatse kenbaar moeten maken.
Wij willen er naar streven, dat de herziening der Handleiding met kracht
wordt voortgezet en binnen redelijke tijd voltooid.
Onze aandacht moet steeds gericht blijven op de zorg voor de moderne ^de
en 20ste-eeuwse archieven, evenwel zonder dat wij daarom zouden mogen
verslappen in onze belangstelling voor de oudere archieven; wij moeten ons,
bij het groeien van het praktische nut van onze arbeid ten behoeve van de
bestuursinstellingen, geheel bewust blijven van het feit, dat wij door ons werk
het belang van de historische wetenschappen in de meest uitgebreide zin hebben
te dienen. Dit zal ook uit de handelingen van onze Vereniging moeten blijken.
Wij zullen moeten blijven streven naar een steeds nauwere samenwerking
met alle andere organisaties in ons land, welke zich, naast de onze, met de
verzorging van archieven bezig houden; een klare afbakening van elkander's
werkterrein is daartoe een eerste vereiste.
Wij hopen op deze wijze de belangen van het archiefwezen in Nederland
werkelijk te dienen en wij rekenen daarbij op de volledige belangstelling en op
de toegewijde medewerking van U allen.
VERSLAG VAN DE COMMISSIE VOOR DE MODERNE ARCHIEVEN
Zoals U bekend is, werd de Commissie voor de moderne archieven juist
een jaar geleden, op 18 september 1954, te Alkmaar door deze Algemene
Vergadering ingesteld. Zij bestaat uit mej. M. W. Jurriaanse, dr. W. J.
Formsma, mr. K. Schaap, de heer E. L. van Loo, mej. L. Ruys als secretaresse
en drs. H. Mensonides als voorzitter.
De commissie werd op 17 november van het vorig jaar door de voorzitter
der Vereniging geïnstalleerd en vergaderde sindsdien 5 maal, en wel op 8 de
cember 1954 en op 12 januari, 2 maart, 14 april en 3 augustus 1955 in het
gemeente-archief te 's-Gravenhage. Voorts had zij op 18 mei een samen-
spreking met het bestuur, terwijl op 2 en 3 juni een bezoek werd gebracht
aan het gemeente-archief van Heerlen en het archief der Staatsmijnen. Voor
de penningmeester en andere leden, die zich mogelijk ongerust maken over de
19
financiële consequenties van deze vergaderingen, zij ter geruststelling ver
meld, dat behalve voor het lid, dat tot de rijksarchiefdienst behoort, de ge
meenten, departementen en de Staatsmijnen de reis- en andere kosten hebben
willen dragen, zodat er geen al te grote aanslag op de verenigingskas is gedaan!
In de eerste vergadering werd getracht het werkterrein van de Commissie
af te bakenen, en daartoe werd een werkdefinitie aangenomen voor wat zij
onder „modern archief" meende te moeten verstaan. Deze definitie luidt:
,,als moderne archieven beschouwt de Commissie die stukken of dossiers,
welke in de administratie een definitieve signatuur hebben verkregen en terug
gaan tot het moment, waarop in de administratie het chronologisch systeem
is verlaten".
De Commissie is zich zeer wel bewust dat er op deze formulering wel
het een en ander aan te merken valt; ook. dat de grens naar het verleden
toe zeer eng getrokken is, en evenzeer grote stukken 19e-eeuws archief tot
haar studieterrein gerekend konden worden. Zij meende echter, door deze
voorlopige beperking van haar terrein, het gebied te hebben afgegrensd waar
de meeste problemen liggen, die dringend om een oplossing vragen.
Een programma van urgente te bestuderen onderwerpen werd opgemaakt.
Het probleem der opleiding werd als eerste aangemerkt, doch de commissie
meende daarin te moeten volstaan met haar zienswijze aan het bestuur der
Vereniging kenbaar te maken.
Ook werd gevraagd een prae-advies uit te brengen over de plaats van een
commissie-archief bij de overheid gedurende de dynamische periode. Van dit
prae-advies van de hand van mej. Ruys hebt U kunnen kennis nemen in het
laatste nummer van het Archievenblad.
N.a.v. een ontvangen rapport over vernietigingsproblemen bij de Engelse
overheid, heeft eveneens mej. Ruys een kort overzicht hiervan met betrekking
tot de ook voor de Nederlandse archieven van belang zijnde punten samen
gesteld, dat naar wij hopen ook binnenkort ter Uwer kennis gebracht zal
kunnen worden.
Als verder te bespreken onderwerpen werden aangemerkt:
Scheiding en samenvoeging van diensten en de consequenties daarvan voor-
het archief; veiligheid van archieven; ordenings-systemen; reprografie en
efficiency.
Reeds in deze vergadering kwam het verlangen tot uiting een duidelijk
inzicht te krijgen, welke commissies zich op hetzelfde en aanverwante ter
reinen bewegen, en zo veel mogelijk kennis te kunnen nemen van de denk
beelden, die in die andere commissies leven over de problemen van de mo
derne archieven. Naar aanleiding hiervan werd schriftelijk contact opgenomen
met het bestuur. Dit heeft eerst tot enig misverstand geleid, doch ik meen
wel te mogen zeggen, dat na de samenspreking welke de commissie met het
bestuur in mei heeft gehad, dit bevredigend is opgelost.
Op de tweede vergadering was dr. Groeneveld uitgenodigd, die daar en
kele problemen heeft willen toelichten, welke naar zijn mening door de
Commissie in de vorm van adviezen aan de Vereniging zouden dienen te
worden voorgelegd. De Commissie is van mening, dat verschillende dezer
onderwerpen hiervoor stellig in aanmerking zullen komen en dat ook over
leg hierover met de Vereniging van Bedrijfsarchivarissen stellig nuttig zal
kunnen zijn.
