AANTEKENING OVER DE PLAATS EN DE
ADMINISTRATIE VAN COMMISSIE-ARCHIE VEN
BIJ DE RIJKSOVERHEID
108
diplomaticus, daarvoor zijn ze te sterk verkleind. Toch mist men nog een
foto: die van de schrijver zelf. Waar zelfs vluchtige vermeldingen in de tekst
gedocumenteerd zijn met een afbeelding, had het portret van de hoofdfiguur
van het verhaal niet mogen ontbreken. Het zou tevens een uitstekend pendant
zijn geweest voor dat van kroonprins Rupprecht tegenover pag. 72. Zoals te
verwachten, heeft de illustratie in hoofdzaak betrekking op de vele en lange
tochten, die de charters gemaakt hebben. Maar het was blijkbaar moeilijk ge
schikt materiaal te vinden voor deze historische beeldengalerij. Voor wat aan
de terugvoering voorafging vindt men slechts wat prenten en foto's van plaat
sen, waar de charters hebben of kunnen hebben berust, voordat zij terecht
kwamen in het slot Hohenschwangau. De terugvoering zelf wordt met twee
afbeeldingen meer aangeduid dan uitgebeeld. De ene, met het onderschrift:
„Inladen na een onderbreking", waarop een militair en een jongedame de kist
met de kostbare charters ieder aan een handvat vasthouden, kan de zorg
voor de archieven symboliseren, die tegelijk krachtdadig en teder moet zijn.
Een ander aspect toont de volgende afbeelding, „Rustpauze op de Schwabische
Alp", waar de abstracte bezigheid rust meesterlijk wordt gesuggereerd door
een lege wagen, geparkeerd langs de weg in een bosrijke omgeving.
Uit het rijke materiaal van de tekst valt het moeilijk een keus te doen. De
heer Graswinckel laat ons kennis maken met tal van personen, waarvan we
anders waarschijnlijk nooit gehoord zouden hebben, en met instellingen, die
gewoonlijk wat buiten de gezichtskring van ons archivarissen liggen, zoals de
Eucom (Headquarters European Command), het Wittelsbacher Ausgleichfonds
en het bestaan van liaison officers. Tal van bijzonderheden, die een ander-
wellicht als irrelevant terzijde geschoven zou hebben, staan'hier zorgvuldig
opgetekend. Zo onthoudt hij ons niet de mededeling, dat aan de onderhande
lingen werd deelgenomen door een zekere Mr. Clem en dat hij dat deed
namens een zekere Mr. Rae, hoofd van de Sectie Monuments, Fine Arts
Archives bij het Military Government in Bavaria, als observer. Wat voor
latere historicici ook wel van belang kan zijn, want indien er eens twijfel
o onzekerheid mocht ontstaan over het een of ander, kunnen we het Mr.
Clem nog altijd vragen, als de man tenminste goed geobserveerd heeft. We
horen, dat op 22 Maart 1949 schrijver van de Nederlandse consul te Stutt
gart bericht ontving, dat de autobahn Stuttgart-München onberijdbaar was.
maar dat hij een week later (toen hij toch op last van de minister te Wies-
baden een museummedaille moest uitreiken) zijn poging om tot München door-
te dringen, herhaalde en ditmaal met succes; dat minister Rutten de welwillend
heid had een deel van de oorkonden in ogenschouw te nemen, etc. etc. Het
valt niet te ontkennen, dat het verhaal uitmunt door volledigheid en precisie.
Maar het komt mij voor, dat het door de vrijwillige beperking tot de feitelijk
heden en de daarmede verband houdende kroniekachtige nuchterheid ietwat
is gaan lijden onder een gebrek aan belangwekkendheid.
Een globaal oordeel is over dit boekje niet te vellen, gezien de heterogeneï-
teit van zijn bestanddelen, die dan ook afzonderlijk dienen te worden gewaar
deerd. Het zijn: een honderdtal regesten, die als voorwerk van waarde zullen
zijn; een inleiding, die niet bewijst wat zij (misschien) bewijzen wil, doch op
zichzelf belangrijke gegevens bevat; en een voorwoord, dat tot de waarde
van het geheel weinig bijdraagt.
H. P. H„ CAMPS
109
Bij de Rijksoverheid worden drie typen commissies aangetroffen:
Ten eerste: commissies die zijn ingesteld door het eigen ministerie en alleen
uit ambtenaren van dit ministerie bestaan.
Ten tweede: commissies die zijn ingesteld door het eigen ministerie waarin
ook vertegenwoordigers van andere ministeries of particulieren zitting hebben.
Ten derde: interdepartementale commissies die niet door het eigen ministe
rie zijn ingesteld, maar waarin ambtenaren van het eigen ministerie zitting
hebben.
Wat doet men met de stukken door deze commissies gevormd?
Volgens rondschrijven van de Minister van Binnenlandse Zaken en Land
bouw van 21 October 1925 aan Gedeputeerde Staten der onderscheidene
provinciën betreffende de archieven van overheids-colleges werd door de
Algemene Rijksarchivaris aangedrongen dat bij het instellen van een com
missie „de plaats wordt aangewezen, waarheen de bescheiden betreffende
de werkzaamheden dier commissie bij hare opheffing zullen worden over
gebracht Bij deze aanbeveling stond de angst op de voorgrond dat een
commissie-archief na opheffing der commissie zou verloren geraken. Geen
rekening werd gehouden met de berging en de administratie tijdens de dyna
mische periode. En juist gedurende deze periode rijzen de moeilijkheden.
In het algemeen kan men zeggen dat de stukken, die worden gevormd
door de drie bovenvermelde typen commissies, in theorie moeten worden
opgeborgen afgezonderd van het ministeriële dossier dat over dit zelfde
onderwerp gaat (aangenomen dat het onderwerp ten departemente is be
handeld) en dat ze moeten worden geadministreerd door de secretaris der
commissie of door een ambtenaar-(commissielid).
De praktijk wijst echter uit, dat hieraan moeilijk de hand is te houden
omdat de ambtenaren niet meewerken. Men is er immers zo op gesteld de
stukken over één onderwerp bij elkaar te houden en deze te doen admini
streren door het archiefpersoneel van het ministerie met gebruikmaking van
agenda-nummers van de ministeriële administratie, dat het niet doenlijk is de
scheiding door te voeren. Vooral bij de onder ten eerste genoemde commis
sies is dit het geval.
Bij de onder- ten tweede genoemde commissies is een splitsing, wanneer
er notulen zijn bijgehouden, iets eenvoudiger, maar ook hier leert de praktijk,
dat de ambtenaren bij gebrek aan een eigen secretaresse en administratieve
hulpmiddelen, reeds van het ministeriële apparaat hebben gebruik gemaakt
voordat het archiefpersoneel dit heeft bemerkt. Ook hier dus worden meestal
de stukken, door de commissie gevormd, bij de stukken van het ministerie
gevoegd, die over hetzelfde onderwerp handelen;.
Daar waar een commissie-lid meer begrip heeft voor administratieve aan
gelegenheden houdt hij de stukken onder eigen beheer tijdens' de duur der-
commissie. Zodra deze afloopt draagt hij de dossiers over aan de archivaris
van het ministerie, die ze plaatst achter de groep dossiers van het ministerie
over hetzelfde onderwerp. Ze worden niet met de ministeriële dossiers ver-
