48
in plaats van vereenzelvigen, Het is natuurlijk mogelijk, dat de organisatie
van het archief volkomen in overeenstemming is met de organisatie van het
bestuur. In dit geval is klaarblijkelijk de organisatie van het bestuur het ge
geven geweest, waarnaar het archief werd georganiseerd. Het is echter ook
mogelijk, dat de organisatie van het archief niet in overeenstemming is met
de organisatie van het bestuur; toch is in dit geval het archief een organisch
geheel, zij het, dat dit geheel volgens een vreemd (d.w.z. niet aan de organi
satie van het bestuur ontleend) ordeningsgegeven werd georganiseerd.
Stellen wij de zaak zo, dan is het duidelijk waar het verschil in opvatting
ligt tussen Brenneke en de Handleiding. Brenneke stelt de organisatie van
het bestuur als ordeningsgegeven, de Handleiding daarentegen de (oorspron
kelijke) organisatie van het archief, zonder verwaarlozing overigens van de
organisatie van het bestuur, die zij op de tweede plaats in aanmerking neemt.
Brenneke is blijkbaar van mening, dat volgens de Handleiding de archi
varis na de restauratie van de oorspronkelijke orde zijn werkzaamheden t.a.v.
het archief in kwestie als geëindigd kan beschouwen.') Dit toch is niet waar.
Op de eerste plaats is er 17, die de archivaris de verplichting oplegt na
te gaan of en in hoeverre het wenselijk is, van de oorspronkelijke orde af te
wijken. De volgende paragraaf zegt, wanneer dit het geval is. Deze noemt
naast te verbeteren afwijkingen van de algemene bouw van het archief, die
zijn voortgevloeid uit een wijziging van voorbijgaande aard in het systeem
van bewaring der archiefstukken, afwijkingen die het gevolg zijn van ver
gissingen van beheerders. Enkele vergissingen, resp. fouten, worden aange
geven. Een in de laatste decennia steeds veelvuldiger voorkomende fout,
die een bijna catastrofale omvang dreigt aan te nemen, is die van het volgens
een onderwerpsclassificatie geordend archief.2) Deze fout wordt in de Hand
leiding slechts even aangeroerd, waarschijnlijk omdat ten tijde van de op
stelling daarvan de onderwerpsclassificatie nog tot de uitzonderingen be
hoorde. Par. 21 zegt, dat niet het onderwerp van een, stuk, doch zijn be
stemming beslissend moet zijn voor de plaats, die het stuk in het archief
moet innemen; bij toepassing van een onderwerpsclassificatie is het onder
werp van het stuk beslissend voor de plaats, die het in het archief zal innemen.
Het valt buiten het bestek van dit artikel bovengenoemde fout nader als
zodanig aan te tonen. Voor het herstel ervan kunnen aan 18 geen motieven
ontleend worden, wanneer de ordening volgens een onderwerpsclassificatie
van het begin van de archiefvorming, dus vanaf het inwerkingtreden van het
bestuur, is toegepast. Is daarentgeen sedert het begin der archiefvorming een
archivistisch verantwoorde, op de organisatie van het bestuur gebaseerde
archiefordening toegepast, vervolgens een ordening volgens een onderwerps
classificatie en tenslotte wederom een op de organisatie gebaseerde ordening,
dan is er sprake van een wijziging van voorbijgaande aard, die op grond
U Het komt schrijver dezes voor, dat Brenneke nagelaten heeft, terdege ken
nis te nemen van de Handleiding in haar geheel, in het bijzonder van de commen
taren bij de paragrafen; van alles wat in het voorgaande en het volgende wordt
gezegd, is immers de bevestiging in de Handleiding te vinden.
2) De twee onderwerpsclassificaties, die in Nederland het meest toepassing
vinden, zijn de Universele Decimale Classificatie, meestal aangeduid als U.D.C.
(bij bedrijfsarchieven), en de Code Archiefordening en Documentatie voor de
Overheidsadministraties (bij overheidsarchieven).
49
van 18 veranderd mag worden. Doet zich het geval voor, dat het bestuur
heeft opgehouden te functionneren in de tijd, dat nog de onderwerpsclassi
ficatie werd toegepast, zodat wel sprake is van een wijziging, doch niet
van voorbijgaande aard, dan kan slechts met een beroep op aantoonbare on
juistheid van deze ordening en met verwijzing naar 21 tot wijziging worden
overgegaan.
Wanneer de archivaris zich enige afwijking van de oorspronkelijke orde
veroorlooft, om welke reden dan ook. dan moet hij in de inleiding op de
archiefinventaris hiervan aantekening houden en rekenschap geven.") Hier
door wordt de oorspronkelijke orde in ieder geval bewaard.
Naast vermelding van de afwijking in de inleiding is er nog de mogelijk
heid van een concordantie tussen een oorspronkelijke en een nieuwe orde.
Is de oorspronkelijke orde in grote omvang zo per se fout, dat de archivaris
haar moet wijzigen, waarbij hij dus rekening te houden heeft met de ver
plichting, haar tenminste op papier te bewaren, dan zal hij dit middel te
baat nemen. Op dezelfde wijze kan hij de oorspronkelijke orde materieel
laten bestaan en de nieuwe orde alleen op papier aanbrengen; in dit geval
draagt de concordantie echter meer het karakter van systematische index.
Een wijziging van grote omvang van een oorspronkelijke orde zal wenselijk
zijn, wanneer een onderwerpsclassificatie is toegepast, doch ook wanneer de
oorspronkelijke orde gebaseerd is op een weliswaar verantwoord, doch voor
de praktijk van het onderzoek zeer moeilijk te hanteren ordeningsgegeven.
Dit kan b.v. zijn een ordening naar de vorm der stukken zonder direct ver
band met de organisatie van het bestuur. In beide gevallen zou het aanbren
gen van een nieuwe orde, gebaseerd op de organisatie van het bestuur, in
aanmerking komen.
Heeft de archivaris een verantwoorde orde met al wat daartoe behoort
aangebracht, dan pas komt de onderzoeker aan het woord, m.a.w. moet het
geordende archief voor het onderzoek toegankelijk gemaakt worden. Hiertoe
dienen inleiding, noten bij de titels der hoofdstukken van de inventaris, in
dices, eventueel regestenlijst, ontwikkelingsbeeld, etc.'1).
De inleiding op de archiefinventaris en de noten bij de titels der hoofd
stukken zullen alle gegevens moeten bevatten, die kunnen inlichten omtrent
de functies en werkwijzen van het bestuur en omtrent de inrichting van het
archief. Geen enkele inlichting, die voor het gebruik van het archief van
nut is, mag achterwege blijven.
Brenneke en de Handleiding werken in dezelfde richting. Brenneke wil
met de stukken gaan ordenen en verwaarloost daarbij de oorspronkelijke
orde, voorzover die afwijkt van de door hem gewilde orde, de Handleiding
daarentegen wil de stukken eerst in de oorspronkelijke orde brengen en laat
daarna de archivaris min of meer vrij om deze orde te wijzigen, echter onder
de verplichting, haar op zijn minst op papier te bewaren.
Het enige motief, dat Brenneke aanvoert voor het standpunt, dat een ar
chief geordend moet zijn volgens de organisatie van het bestuur, dat dit
archief vormde, is het belang van deze orde voor het historisch onderzoek.
3) Handleiding, commentaar op 18.
4) Zie in dit verband: Th. J. Verharen. Archivogram of archivografie? Mede
delingen van en voor Oud-leerlingen en Leerlingen van de Archiefschool te
's-Gravenhage, April 1953 nr. 6 p. 16.
