22
23
logische kunnen zijn, waarbij ik afstand neem van de vraag of dossiervorming
in dit geval dus omdat de rubriekvorming gehandhaafd werd zo deze
praktisch mogelijk zou zijn geweest, niet meer wenselijk zou moeten worden
geacht.
Elke rubriek had dan ook een afzonderlijk inventarisnummer kunnen zijn,
dat op de gewone wijze beschreven had moeten worden.
Als volgt bijv.: Inv. nr 244. .Circulaires etc. en correspondentie algemene
directie der Genie (en particuliere commissies). Rubriek A. 1826—1848. 1 pak.
Onmiddellijk zou het de gebruiker van de inventaris daardoor duidelijk
zijn geweest waar hij de „Circulaires etc." te zoeken had en, omgekeerd,
wat onder inventarisnummer 244 gevonden kan worden.
Tevens zou dan overbodig geweest zijn de code als integraal bestanddeel
van de inventaris af te drukken en a fortiori om deze code zoals in de
Zeeuwse inventaris, volkomen overbodig, werd gedaan zeven maal af te
drukken telkens tussen twee bladzijden, waarop inventarisnummers van het
„gecodificeerde" archiefbestanddeel voorkomen.
Het zijn zeker vele bemerkingen, die ik meende te moeten maken naar aan
leiding van de Zeeuwse poging om een „gecodificeerd" archiefbestanddeel
te inventariseren. Bemerkingen talrijk en gewichtig genoeg, naar ik meen.
om de conclusie te rechtvaardigen dat het Zeeuwse experiment niet gelukt is.
Een geheel andere kwestie is overigens op welke wijze een gecodificeerd
archief dan wel geïnventariseerd behoort te worden. Het zal, ongetwijfeld
nog wel beraad vorderen om tot aanvaardbare beginselen hierover te geraken.
Als bescheiden bijdrage tot dit beraad zou ik nog enkele opmerkingen willen
maken.
Gegeven eenmaal een archiefbestanddeel waarbij in hoofdzaak d.w.z.
voor de grote meerderheid der stukken onderwerpsordening is toegepast,
zal het raadzaam zijn deze onderwerpsordening bij de definitieve inventarisatie
te handhaven. Doch dan ook voor alle stukken. Dus ook voor die welke,
om welke reden dan ook. tijdens de dynamische periode buiten de rubrieken
gehouden werden, zoals bij het archief van de Waterstaat in Zeeland het
geval was met de „stukken van zeer uiteenlopende aard" en de „stukken
van bijzondere aard" De archivaris zal dus metterdaad moeten ordenen en
daarbij consequent moeten blijven bij het eenmaal door hem aanvaarde orde-
ninqscriterium, in casu de onderwerpsordening.
De mogelijkheid kan zich hierbij voordoen, dat de archivaris niet in staat
blijkt evenmin wellicht als, tijdens de dynamische periode, de registrator
alle stukken in de rubrieken van de bestaande code onder te brengen.
Niets zal hem daarbij echter behoeven te verhinderen de bestaande code zo
danig uit te breiden, dat het hem mogelijk wordt alle stukken in rubrieken
onder te brengen. Dat het wenselijk kan zijn in dat geval de nieuw aan
de code toe te voegen rubrieken als nieuw te kenmerken door cursivering
bijv. of door de benaming tussen haakjes te plaatsen kan van belang zijn.
Evenals het nodig kan blijken de signatuur van de code aan te vullen, waarbij
dan overwogen dient te worden dat in de signatuur van de „oude", oor
spronkelijke code geen wijziging mag worden gebracht, omdat daardoor de
correlatie tussen de code en de stukken, vanwege de daarop voorkomende
indicaties, zou worden verbroken.
Indien zo wordt te werk gegaan zal het mogelijk zijn voor de archivaris
alle in het door hem te inventariseren archiefbestanddeel voorkomende stuk
ken geheel in de rubrieken op te nemen en dus een doeltreffende eenheid
in de ordening der stukken te bereiken. Opzettelijk heb ik tot hiertoe buiten
beschouwing gelaten de stukken van comptabele aard. Het behoeft geens
zins onmogelijk geacht te worden ook deze stukken naar hun onderwerp te
plaatsen, zij het dan ook, dat het begrip „onderwerp" in dat geval veel ruimer
moet worden genomen dan als regel het geval is. De ordening van comptabele
stukken heeft nu eenmaal op praktische gronden meestal plaats op basis van
de vorm der stukken, zodat dus het serieverband ontstaat. Maar gegeven een
gecodificeerd archief is het niet in te zien welke bezwaren er tegen zouden
kunnen worden ingebracht, dat in de code rubrieken voorkomen, bestemd
voor opname van comptabele stukken, wat in de praktijk hierop neer zal
k.omen, dat de rubriek gevuld wordt door een serie, d.w.z. door een reeks
stukken die op vormbasis werden geordend. Doch de vorm der stukken wordt
dan in het gegeven geval criterium voor de secundaire ordening, terwijl de
primaire ordening die is van het onderwerp der serie. Meer dan bij enig
onderdeel van een archief springt bij het onderdeel, dat de comptabele stuk
ken omvat, het organisch beginsel, dat aan de wording van het complex stuk
ken ten grondslag ligt, in het oog. En dat oorspronkelijke, organisch karakter
zou uiteraard bij onderwerpsordening vrijwel geheel teloor gaan. Doch waar
dit als een bezwaar wordt gezien, dient te worden opgemerkt, dat ditzelfde
bezwaar geldt voor het gehele archief c.q. archiefbestanddeel, dat in zijn
wording evenzeer een organisch karakter droeg, zij het dat dit organisch
karakter bij andere onderdelen dan de comptabele wellicht minder duidelijk
opvalt. Waar echter de code, dus de onderwerpsordening, is aanvaard, is
afstand van dit organisch beginsel genomen. Het is nu eenmaal niet mogelijk
twee aan elkaar strijdige beginselen tegelijkertijd en in hetzelfde geval tot
gelding te brengen.
Een geheel andere kwestie is of het de archivaris geraden kan zijn bij de
inventarisatie van oorspronkelijk in de dynamische periode gecodificeerd
archief, te overwegen of hij de onderwerpsordening te niet zal doen en een
ander ordeningscriterium zal toepassen. In dat geval zal hij de vraag hebben
te beantwoorden of hij aan de hand van wellicht aanwezige agenda s of
andere hulpmiddelen der registratuur, waarin alle ingekomen, opgemaakte en
uitgaande stukken zijn vermeld, zoals die voor het gecodificeerde deel van
het Zeeuwse Waterstaatsarchief voorkomen in het „repertoire (inv. nrs
398—421), een nieuwe orde zal aanbrengen, een orde die dan waarschijnlijk,
als de minst subjectieve, de chronologische dan wel de nummerieke zal zijn,
of wel een dossierordening. Deze laatste vorm zou echter een dusdanige be
werking van het te herordenen archiefbestanddeel eisen, dat waarschijnlijk
de er aan te besteden energie en tijd niet meer evenredig is aan het te ver
werven effect.
Het is trouwens in het algemeen wel aan te nemen, dat een ingrijpende,
wellicht totale herordening van archiefbestanddelen in de praktijk wel nooit
verantwoord zal zijn te achten. Tenzij het een weinig omvangrijk en makkelijk
te overzien archiefgedeelte betreft. In elk ander geval is het stellig beter de
oorspronkelijke, „gecodificeerde" orde te handhaven onder beding intussen,
