94
belangstelling zullen krijgen voor de verzorging hunner archieven. Daarna
schorst hij voor enkele ogenblikken de vergadering.
Na de heropening wenst de voorzitter de rijksarchivaris in Gelderland,
mr A. P. van Schilfgaarde, geluk met zijn benoeming tot officier in de Orde
van Oranje-Nassau. Daarna deelt hij mede dat bericht van verhindering is inge
komen van de heren Ter Kuile, Linssen, Loeff, Naudin ten Cate, Prinsen
Geerligs, Puland en Wortel.
Op het verzoek van de heer L. J. Nordt, in het bezit van het diploma van
bedrijfsarchivist, als lid te worden toegelaten wordt m.a.s. gunstig beschikt.
De voorzitter stelt dan aan de orde het prae-advies van het bestuur inzake
het instellen van een commissie voor moderne archieven en zet uiteen, dat
het bestuur zich in dezen stelt achter de meerderheid van de commissie-
Formsma.
De heer Brouwer informeert naar de samenstelling van de te vormen
commissie. De voorzitter antwoordt, dat deze benoemd zal worden door de
algemene vergadering; het bestuur is nog niet in staat een voordracht op te
maken, maar de leden kunnen wensen naar voren brengen. De heer Don
vraagt, of de instelling van een commissie kan leiden tot vorming van een
sectie. De voorzitter antwoordt, dat dit in strijd is met de bedoeling van het
voorstel. Mr Van t Hoff beveelt een zo groot mogelijke zelfstandigheid van
de commissie aan. De voorzitter is het hiermede eens; hij verwijst voor een
analoge vorm van werkzaamheid naar de commissie tot herziening van de
Archiefwet. Bij de installatie der commissie kan haar taak omschreven worden.
Op verzoek van de heer Ortmans leest de secretaris uit het rapport van de
commissie-Formsma de alinea's voor, waarin het standpunt van de minderheid
dezer commissie, bestaande uit de heer Groeneveld, is vervat. De voorzitter
zegt, dat de grote opkomst op deze vergadering bewijst, dat de belangstelling
der leden voor de moderne archieven groeiende is en dat op die grond het
vormen van een sectie, die zich los van het geheel met dit vraagstuk zal bezig
houden, dient te worden afgekeurd.
De heer Van Giessel vraagt, of de commissie zich zal verdiepen in registra
tuurproblemen. De voorzitter antwoordt, dat dit slechts één kant van de zaak
is; de commissie zal zich evenzeer bezig moeten houden bv, met het vernieti
gingsprobleem en met buitenlandse archieven. Dr Formsma meent, dat de
commissie zich moet onthouden van zaken, die uitsluitend de registratuur be
treffen, zoals de indeling in dossiers en de wijze van nummering. Men moet
het vraagstuk in een algemene vorm zien: wat is de verhouding tussen archi
varissen en registratoren in de toepassing van de beginselen van archivistiek
en administratie; verstaat men eikaars taal wel voldoende; wat zijn de wensen
van de administratie met betrekking tot de oude archieven en hoe staat men
tegenover het omwerken van een gevormd archief volgens een nieuwer systeem:
wat zijn de consequenties van het aanvullen van archieven met allerlei documen
tatiemateriaal; wat voor gevolgen brengt splitsing van departementen voor
de archieven mede? Het is gewenst dat de commissie, zo nodig, advies vraagt
aan personen, die buiten het archiefwezen staan, en dat er archivarissen van
de oude stempel in zitting hebben, die ook ervaring hebben met moderne
archieven. Vorming van een afzonderlijke sectie zou tot gevolg hebben, dat
al deze vraagstukken, waar ook de herziening van de Handleiding mee samen
hangt, aan de andere leden der Vereniging ontgaan. De voorzitter dankt
95
dr Formsma voor deze uitvoerige toelichting en de door hem geleide commissie
voor het belangrijke werk, door haar verricht.
Op verzoek van de heer Ortmans zegt de voorzitter toe zich te zullen
beraden op publicatie van het volledige rapport van de commissie-Formsma.
Dr Groeneveld verdedigt het door hem in die commissie ingenomen stand
punt. Hij wijst op de grote achterstand, die in de bestudering van dit probleem
bestaat: wil men deze op soepele wijze wegwerken, dan kan dat het beste
geschieden in een sectie, die meer energie kan opbrengen en vrijer in haar
beweging is dan een commissie. Hij acht dit belangrijker dan de formele be
zwaren, die tegen het vormen van een sectie zijn naar voren gebracht. De
voorzitter meent, dat een studiecommissie sneller tot resultaten kan komen en
zegt dat men de belangstelling niet tot een kleine kring moet beperken.
Mr Obreen zegt, dat de algemene zaken het best op een ledenvergadering
besproken kunnen worden, maar acht het niet uitgesloten, dat er bijzonder
heden zijn, waarvoor een kring van direct belanghebbenden meer in aanmerking
komt. Hij stelt voor, dat men, nadat de commissie een jaar gewerkt heèft, nog
eens op de mogelijkheid van sectievorming terug zal komen. De voorzitter
antwoordt, dat men de zaak altijd nog eens kan bezien; ook de studiecommissie
kan tot de conclusie komen, dat tot vorming van een sectie moet worden
overgegaan.
De heer Ten Cate zou het een bezwaar vinden, wanneer de sectie op
dezelfde tijd vergaderde als de afdeling Rijksarchiefambtenaren: hij heeft voor
beide belangstelling. Dr Formsma zegt, dat ieder lid zijn moeilijkheden ter
kennis van de commissie kan brengen, zodat de commissie die kan bestuderen.
De heer Van Loo verklaart zich voorstander van een commissie, omdat een
sectie zou uitgroeien tot een tweede vereniging.
Het bestuursvoorstel wordt daarop met 47 tegen 10 stemmen aangenomen.
De heer Brouwer is van oordeel, dat het element der nieuwe archieven
in de commissie sterk vertegenwoordigd moet zijn en noemt in dat verband
enige namen. De voorzitter zegt, dat ook oudere leden met ervaring zitting
dienen te nemen. Mr van Schilfgaarde wil de benoeming aan het bestuur
overlaten, maar de voorzitter wijst dit af. Op de vraag van mr Van 't Hoff
of het dan niet aanbeveling verdient de commissie-Formsma tot de volgende
ledenvergadering te continueren, antwoordt de voorzitter, dat deze reeds over
vier maanden gehouden zal worden.
Bij de rondvraag informeert mej. Kurtz naar ervaringen, opgedaan bij de
toepassing van T.L.-buizen in archiefdepöts. De heer Van Loo antwoordt, dat
deze bij de Staatsmijnen worden gebruikt en dat er tot nu toe van een schade
lijke inwerking niet gebleken is; de toekomst moet evenwel zekerheid geven.
De heer Ten Cate vraagt naar de werkzaamheid van de commissie voor de
Handleiding. De voorzitter antwoordt, dat dit punt de aandacht van het bestuur
heeft; het zal trachten op korte termijn de commissie te reactiveren, daar
langer uitstel van de herziening hoogst ongewenst is.
De heer Van Loo vraagt om inlichtingen over de Vereniging van Bedrijfs-
archivarissen; hij krijgt de indruk dat twee verenigingen zich op hetzelfde
terrein bewegen, ook wat de opleiding betreft, zodat een bedrijfsarchivaris
voor een moeilijke keuze staat. De voorzitter antwoordt, dat opleiding en
organisatie twee verschillende dingen zijn; voor beide is het gewenst, dat men
over en weer tot samenwerking en afbakening van het eigen terrein komt.
