NAAR EEN NIEUWE HANDLEIDING
„OVER HET CONVENTIONEEL GEBRUIK VAN EENIGE
TERMEN EN TEEKENS"
54
aantekeningen bevat die historische waarde kunnen hebben) is het steeds mo
gelijk de minuut wel in het dossier op te leggen, waarin dan echter ook een
doorslag van de verzonden brief (c.q. het lintexemplaar zelf, indien men de
eerste doorslag als origineel pleegt te verzenden) worde geborgen, in welk
geval het archief echter wordt „bezwaard" met dubbele exemplaren.
Wenst men, niettemin gedurende korte tijd, b.v. enkele jaren, in staat te
zijn na te gaan, hoe een brief is tot stand gekomen, dan kunnen de minuten,
buiten de dossiers, b.v. chronologisch gebundeld, gedurende die tijd worden
bewaard, om daarna te worden vernietigd.
Ad 3. Het speciaal ingevoerde conceptenformulier kan in deze gedachten-
gang zeer goed worden gebruikt; de minuut wordt echter na het verzenden
van de betreffende brief o.i. in ieder geval met betrekking tot de aan
tekeningen van administratieve aard van zeer ondergeschikt belang, zoals
reeds onder punt 2 is vermeld.
Ad 4. De minuut moge immer een juiste weergave van de genomen be
slissing bevatten, het is zonder het bewaren van een doorslag (c.q. lint
exemplaar) van de getypte brief nimmer zeker, dat die beslissing ook
letterlijk juist aan de belanghebbende is medegedeeld; daar komt het toch
in de eerste plaats op aan. Dit is wel het geval wanneer een doorslag (c.q.
lintexemplaar) wordt bewaard, waarvan de authenticiteit blijkt uit de daar
op gestelde paraaf van degeen, die het verzonden stuk heeft ondertekend.
Voorts betwijfelen wij of het na enkele jaren in het algemeen wel van belang
is, dat „men uit de minuut direct kan. opmaken of het ontwerp van een be
paalde afdeling al dan niet ongewijzigd is overgenomen".
Op grond van en en ander zijn wij van oordeel, dat het door de heer
Linssen naar voren gebrachte minuten-systeem, voor zover dit betekent, dat
de geschreven minuten in de dossiers worden bewaard, in het algemeen
geen aanbeveling verdient".
Naar het het Bestuur voorkomt, kan deze zaak hiermede als afgedaan
worden beschouwd.
Het Bestuur ontving van de voorzitter der sectie archieven van de Belgi
sche Ver. van Archivarissen enz. het volgende schrijven d.d. 6 Febr. 1953:
„Waarde Heer Voorzitter en Geachte Collega's.
Het is met ware ontroering dat de Belgische archivarissen de ramp, die
over Nederland gekomen is, vernomen hebben. En het is dan ook met de
meest oprechte gevoelens dat ze U allen de verzekering aanbieden van hun
deelneming in de rouw die Uw geliefde Vaderland treft. Ze zijn ervan over
tuigd dat het moedige en volhardende Nederlandse volk ook dit maal de
zware beproeving zal te boven komen.
Graag zouden ze vernemen hoe het met de collega's uit de geteisterde ge
bieden gesteld is."
Met zijn welgemeende dank heeft het Bestuur aan onze Belgische collegae
bericht van de goede welstand der Nederlandse archivisten in de noodge-
bieden gezonden
55
i
Hoe men ook over onze dierbare Handleiding moge denken de waar
dering ervan is om diverse redenen en uit diverse gezichtspunten thans on
getwijfeld lager dan een generatie geleden het laatste hoofdstuk heeft
zich toch stellig het best gehandhaafd. Hetgeen hierin voorkomt over defi
niëring van bepaalde termen is niet alleen een bestrijding geweest, ook hier
bij, van onjuiste begrippen van vorige geslachten, maar ook een blijvend
bruikbare verduidelijking en formulering van technische grondbegrippen. Toch
geven ook zij tot nadere beschouwing enige aanleiding.
Delen en banden.
Hierbij gaat het misschien meer om de toepassing dan om het voorschrift.
Handleiding 85 lijkt duidelijk: banden zijn ontstaan door het samenbinden
van losse stukken, terwijl in protocollen en registers de inhoud eerst is inge
schreven nadat het deel reeds was gebonden.1) Niettemin viel het mij bij de
voortzetting van de inventarisatie van de archieven der provinciale besturen
van Zeeland op dat dr Heeringa bij zijn beschrijving van het archief der
Staten van Zeeland en hun Gecommitteerde Raden diverse reeksen, met
name der resolutiën, als deel had aangeduid, die onmiskenbaar als band
moeten worden gequalificeerd. Met name t.a.v. de besluiten der elkaar tussen
1795 en 1799 opvolgende colleges deed zich dit voor. Inv. nr. 56, bestaande
uit een aantal afzonderlijk genummerde katerns, werd door H. zonder blikken
of blozen als deel gequalificeerd. Een verklaring kan ik hiervoor niet geven;
aanvankelijk was ook ik het uiterlijk der betrokken „delen", vrijwel uni
form t.a.v. beide soorten, is vóór en na 1799 wel zeer misleidend -deze
dwaalweg opgegaan. Van de besluiten van het Departementaal Bestuur van
Schelde en Maas, 1799-1802, stond het bandkarakter voor mij al dadelijk
zonder twijfel vast: bijlagen -van divers formaat bovendien waren mee
gebonden. De vier „delen" besluiten der Commissie voor de Financiën van
dit Bestuur, even verradelijk van uitzicht, waren aanvankelijk niet zonder mis
leiding. Immers, zij bevatten geen bijlagen -een hier en daar ingeplakte
toevoeging bewees niets maar een ingenaaide tussenvoeging 10 Oct.
1801) sprak opeens boekdelen! Duidelijker nog werd de situatie in het laat
ste „deel zijn omvang is inderdaad kleiner dan die van de drie andere,
nl. tweederde, maar het houdt precies op met de dag, waarop de Com
missie haar leven eindigde, terwijl men, indien een vooruit klaargemaakt
deel was beschreven, een derde gedeelte blanco zou mogen verwachten.
Ook het laatste der vier nummers met minuten van verzonden brieven le
verde, ongezocht, het bewijs van de aannemelijkheid dezer veronderstelling:
alleen de losse katerns hiervan zijn aanwezig. Anders dan t.a.v. de besluiten
x) Opgemerkt worde dat het vaktechnisch begrip van de binders dit archief-
technisch begrip niet geheel dekt.
