70
Archief.
legenheid tot opleiding op het gebied van archief en registratuur. Men gaat
de noodzaak van opleiding ook bij de bedrijven inzien en dat is verheugend.
In verband met een en ander ben ik van mening dat het een gelukkige om
standigheid is indien de bedrijven eigen personeel met langere ervaring in
de gelegenheid stellen een opleiding te gaan volgen.
Na deze algemene inleiding wil ik thans iets zeggen over Registratuur
en Archief bij de Staatsmijnen en de daar opgedane ervaring.
Registratuur.
Gedurende de afgelopen vijftig jaren werden bij de Staatsmijnen diverse
registratuursystemen toegepast. Met al deze systemen kan, al naar gelang
van de omstandigheden, meer of minder vlug of met meer of minder zeker
heid worden gewerkt. Voorop dient te staan dat de registratuur er is voor
de administratie, en niet de administratie voor de registratuur. Ik bedoel
hiermede dat met de behoefte van de administratie volledig rekening dient
te worden gehouden. Aangezien de praktijk leert dat deze behoefte gaat in
de richting van zaaksgewijze ordening van de stukken en ook het Archief
het meest gebaat is met deze wijze van ordening, ben ik van mening dat
een oplossing in deze richting gezocht dient te worden. Tot het vormen van
dossiers dient reeds tijdens de registratuurperiode te worden overgegaan.
Een dossier behoort te worden geopend op het moment dat men ziet, dat
een zaak zich gaat ontwikkelen. Het achteraf formeren van dossiers brengt
grote bezwaren en veel extra werk met zich mede. Naast de dossiers zal
men wellicht hier of daar behoefte hebben aan reeksen, al dan niet binnen
een (eenvoudige) code. Men dient echter voortdurend te waken tegen on
gemotiveerde uitbreiding van de code. De ondervinding leert dat de neiging
tot uitbreiden of wijzigen bijna steeds aanwezig is. Geeft men hieraan toe
dan zal de code op den duur praktisch onhanteerbaar worden. Bij het maken
van de benodigde ingangen1) zal men er rekening mee dienen te houden of
de stukken bestemd zijn om in het Archief te blijven berusten. Indien de
stukken niet lang bewaard behoeven te blijven is het gewoonlijk niet nood
zakelijk veel werk te besteden aan het maken van deze ingangen. Een agenda
behoort in ieder geval te worden bijgehouden, liefst in registervorm. Ook
kan het gewenst zijn bepaalde stukken of reeksen stukken buiten de agenda
te houden. Een en ander dient echter in een instructie te worden vastgelegd.
Tijdens een recent bezoek aan Archieven en Registraturen van diverse
bedrijven in ons land heb ik mogen vaststellen dat men voor het overgrote
deel zeer ernstig aan het werk is, dat men zonder dit als noodzaak te
stellen streeft naar centralisatie en eenheid in de registratuur, doch dit toch
ook weer niet als noodzakelijk stelt, en waarbij men er zich rekenschap van
geeft dat een groot gedeelte van de bescheiden reeds na enkele jaren ver
nietigd kan worden. Wel moet mij van het hart dat er nog veel verwarring
bestaat omtrent de begrippen Archief, Registratuur, Bibliotheek en Docu
mentatie. Men vat dit alles soms samen onder het grote woord DOCUMEN
TATIE, en verwisselt het een met het ander. Men maakt dan geen ondrscheid
meer, hetgeen op den duur tot chaos leidt.
x) Bij de moderne administratie gebruikelijke term voor indices.
71
Ook acht ik een goede samenwerking tussen Archief en Registratuur nood
zakelijk. Daar waar de mogelijkheid bestaat tot het onderling uitwisselen
van krachten bij deze beide diensten is dit wel uitermate gunstig te noemen.
Vooral is dit van belang indien archiefbestanddelen van recente datum wor
den overgedragen aan een Centraal Archief.
Mijn ervaring is verder dat de belangrijkheid en de behoefte van een af
deling, en dit laatste vooral gezien in het kader van het gehele bedrijf, mede
bepalend zijn voor de toepassing van de registratuur voor die afdeling.
Het is begrijpelijk dat in een bedrijf als de Staatsmijnen in Limburg, met
vier mijnzetels en de vijfde in voorbereiding, met enorme chemische bedrij
ven, eigen haven en spoorwegen, fabrieken, installaties, terreinen, woningen
enz., waar ruim 40.000 personen zijn tewerkgesteld, grote hoeveelheden op
gemaakte en ontvangen bescheiden aanwezig zijn. Het archief, hetwelk na
regelmatige uitdunningen nog aanwezig is, wordt geschat op 30.000 strek
kende meter, verdeeld over diverse depots. Van deze 30.000 meter is thans
ongeveer een vierde gedeelte naar het Centraal Archief overgebracht. De
oudste aanwezige bescheiden dateren van 1902. Er zijn echter ook reeds
bescheiden van 1952 in het Centraal Archief aanwezig. Het overdragen van
archieven vindt regelmatig plaats en is niet gebonden aan een bepaalde datum.
De plaatsruimte op de afdelingen en in het Centraal Archiefdepöt is hier
overwegend bepalend. Het gehele archief van de Staatsmijnen groeit per
jaar naar schatting met 1000 strekkende meter aan.
In het Centraal Archief, hetwelk sinds 1952 is gehuisvest in een eigen
gebouw, zijn momenteel in totaal 16 krachten tewerkgesteld, waarvan vier
in het bezit zijn van het diploma bedrijfsarchivist en in 1949 als eerste be-
drijfsarchivisten lid werden van de Vereniging van Archivarissen in Neder
land. Zij zijn belast met het eigenlijke inventariseringswerk, waarbij rekening
dient te worden gehouden met het feit, dat in den loop der jaren vele archie
ven werden teruggewerkt. Aan het herstellen van de oorspronkelijke orde
wordt thans de laatste hand gelegd. Verschillende inventarissen kwamen
reeds gereed, andere zijn in bewerking. Een kroniek van het bedrijf is reeds
gedeeltelijk klaar en wordt verder afgewerkt.
Per jaar richt men, vrijwel uitsluitend uit het eigen bedrijf, ongeveer 10.000
verzoeken om inlichtingen, archiefstukken of onderzoekingen tot het Cen
traal Archief. Een viertal personen heeft een dagtaak aan deze werkzaam
heden. Verder zijn enkele personen onder leiding van een archivist bezig
met het uitdunnen van enkele archieven. In deze archieven worden n.l. zeer
veel stukken aangetroffen die niet bestemd waren om in het Archief te blij
ven berusten. Dergelijke archieven worden dan ook vaak teruggebracht tot
10 a 30 van het geheel. Teneinde te komen tot vaststelling van richtlijnen
voor het uitdunnen vindt regelmatig overleg plaats met de belanghebbenden.
Na het uitdunnen blijft gewoonlijk slechts een betrekkelijk overzichtelijk
gedeelte over waarmee de archivaris wel raad weet. Dit wordt beschreven
in een inventaris die in de meeste gevallen slechts een voorlopig karakter
zal dragen. Is de inventaris klaar dan kunnen alle op de stukken gemaakte
ingangen bijna zonder uitzondering vernietigd worden. De agenda blijft
