NAAR EEN NIEUWE HANDLEIDING.
24
I.
DE DEFINITIE, HET BEGINSEL EN DE HERGROEPERING DER STOF*).
Wanneer U van mij onthullingen verwacht over een spoedige verschij
ning van een derde druk van de Handleiding, dan moet ik U al dadelijk
teleurstellen, want zo ver is het nog niet. Ook zal ik hier geen overzicht
geven van de stand der werkzaamheden van de herzieningscommissie. Mijn
bedoeling is alleen en tevens die van het bestuur de herziening van
de Handleiding eens ter sprake te brengen op een vergadering van onze
Vereniging in de hoop, dat dit een vruchtbare discussie ten gevolge mag
hebben. Ook wil ik even naar voren brengen, dat ik hier spreek voor mij
zelf, niet namens de herzieningscornmissie.
Het is merkwaardig, dat deze herziening op onze vergaderingen van de
laatste jaren niet behandeld is. Wachten soms de leden in goed vertrouwen
af wat de commissie ter tafel zal brengen, of zijn wij het allen zo met
elkaar eens, dat er over de Handleiding niets meer te discussiëren valt? Het
laatste geloof ik niet, al zouden wij dit af kunnen leiden uit het feit, dat er
over een drietal artikelen in het Archievenblad in het geheel geen debat in
onze kring gevolgd is, zoals ongetwijfeld de redacteur gehoopt had.
De allernieuwste leden zullen misschien nauwelijks weten, dat ik de bij
dragen tot een nieuwe Handleiding bedoel, welke in de jaargangen 1947/8
en 1948/9 zijn verschenen van de hand van de heren Fockema Andreae,
Smit en Van der Gouw1). Deze drie artikelen staan los van elkaar en heb
ben merkwaardigerwijs geen wederwoord uitgelokt. Toch zijn zij daarvoor
belangrijk genoeg. Mr Smit komt zelfs met een nieuwe omschrijving van
het begrip archief. Hij stelt n.l. de volgende definitie voor: „Het archief
is het geheel der administratieve bescheiden, voor zoover de rechtszaken
der administratie, op welke zaken de bescheiden betrekking hebben, zijn
afgedaan en de bescheiden ter uitvoering dier afdoening door den beheerder
der administratie tot handhaving van het door de afdoening verkregen recht
van het gezag zijn opgelegd."
Het is niet mijn bedoeling hier deze definitie te bespreken, noch de beide
andere artikelen in hun geheel onder de loupe te nemen; ik wil ze slechts
als uitgangspunt nemen voor mijn betoog
Een van de opvallendste kanten dan van deze definitie is, dat zij het
begrip „archief beperkt tot de afgedane zaken. Het „lopende archief" of,
als men wil, het „dynamische" gedeelte van het archief valt er buiten.
Enige steun vindt deze beperking in onze oude definitie, waar deze spreekt
van bescheiden die bestemd waren om onder dat bestuur of die ambtenaar
te blijven berusten, maar uit de toelichting van 1 blijkt, dat met deze
verleden tijd iets anders bedoeld is: men wilde aangeven, dat verplaatsingen
Voordracht, gehouden voor de Algemene vergadering der Vereniging van
Archivarissen op 20 September 1952.
D Zie Ned. Archievenblad 1947/48, blz. 133 vlg„ 1948/49, blz. 33 vlg., blz. 58 vlg.
25
van het stuk door latere archiefbeheerders daaraan het karakter van archief
stuk niet kunnen ontnemen.
In elk geval heeft de definitie va.n het begrip archief in het door onze
Vereniging vastgestelde ontwerp van een nieuwe archiefwet2) aan deze
eventuele twijfel een einde gemaakt door te spreken van „bestemd waren
of zijn".
Men zou het hierbij kunnen laten en kunnen constateren, dat onze Ver
eniging door de vaststelling van het begrip archief in dit ontwerp indirect
de zienswijze van mr Smit verworpen heeft om een scheiding te maken tus
sen administratie en archief. Maar er is toch een aspect aan deze zaak, dat
ik iets nader zou willen belichten. De beperking van het begrip archief tot
de bescheiden dier afgedane zaken, zoals mr Smit voorstelde, zou n.l. ook
de taak van de archivaris bepalen, n.l. beperken tot het z.g. statische ge
deelte van het archief. Tot voor kort dacht ik, dat dit eigenlijk onze com
munis opinio was. Immers eens is door onze Vereniging een registratuur
commissie ingesteld geweest, welke als eerste punt van haar rapport, te
vinden in het N.A.B. 1919/20 bl 50 vlg., bracht: „De commissie is van oordeel,
dat het niet op den weg der vereeniging ligt, zich uit te spreken over de
wenschelijkheid van invoering van een bepaald stelsel van ordening van het
administratief archief". Dit rapport is door onze Vereniging goedgekeurd.
Ik zei zoeven, dat ik tot voor kort dacht dat dit oordeel nog gold, maar
ik ben onlangs gaan twijfelen. Ik weet n.l. niet precies waar de weg heen
leidt, welke Hercules op de tweesprong koos. Jhr Graswinckel zegt n.l.3)
dat het wenselijk zou zijn, dat hij (de archivaris) ook ten opzichte van de
ordening der stukken in de registratuur een stem in het kapittel had. Nu
sprak het bovengenoemde rapport van de registratuur-commissie ook al
de wenselijkheid uit, dat bij overweging van de invoering van enig stelsel
in overleg met de betrokken archivaris worde gehandeld. Maar, voegt de
commissie er aan toe: „het zal toch in de praktijk der administratie moeten
blijken, welk stelsel van ordening van het administratief archief de voor
keur verdient; de administratie za! in deze zaak de leiding moeten behouden
Ik meen, dat dit ook nu nog het geval moet zijn. Onderling overleg is
gewenst, maar in de dynamische periode is de registrator primair, niet de
archivaris. Ook al om practische redenen is dit noodzakelijk, immers bijna
niemand van ons heeft in de administratie gewerkt en is dus competent ten
dezen. Men zou ook kunnen zeggen: deze wens tot medezeggenschap is dan
ook slechts een vrome wens, want in de rijksadministratie zijn thans bepaalde
regels van ordening voorgeschreven bij het Besluit Post- en archiefzaken
Rijksadministratie 1950. Weliswaar moeten er nog registratuurplannen worden
ontworpen, maar het hoofdprincipe is toch al vastgesteld. Ook de Vereniging
van Nederlandse Gemeenten met haar code werkt volgens vaste regels,
waarop wij al heel weinig invloed kunnen uitoefenen.
Maar toch ligt er misschien nog een terrein braak, dat wij zouden kun
nen ontginnen. Ik bedoel het terrein der bedrijfsarchieven, waar wij echter
ambtshalve niets mee te maken hebben. Of inderdaad dit terrein nog braak
2) Zie Ned. Archievenblad 1950/1, bl. 57.
3) Ned. Archievenblad 1950/1, bl. 111.
