46
47
worden verdeeld in onderafdelingen, rechtstreeks en uitsluitend gesteld ondei
het hoofd van die centrale afdeling.
Art. 8. Van de centrale behandeling kan het hoofd van een departement
de post- en archiefzaken van een of meer onderdelen van zijn ministerie uit
zonderen indien dat een zelfstandige, afgeronde functie vervult of het belast
is met een interdepartementale taak.
Art. 9. Regeling positie hoofd der centrale afdeling.
Art. 10. De hoofden van de bijzondere onderdelen, de instellingen, diensten
en bedrijven regelen de behandeling van post- en archiefzaken met overeen
komstige toepassing van de voorschriften, in dit besluit gegeven voor de mini
steries. De secretaris-generaal geeft hun daaromtrent nadere aanwijzingen,
waiarbij hij zorg draagt dat decentralisatie geen afbreuk doet aan de eenheid
van opzet in de behandeling van de post- en archiefzaken bij het departement.
Art. 11 13 regelen het archief stelsel.
(11). Het archief moet zodanig zijn gerangschikt, dat alle stukken1), welke
op een zaak betrekking hebben, zowel gedurende als nai afloop van de be
handeling dier zaak verenigd blijven in een dossier.
12). Opberging in de archieven en inschrijving der stukken moeten zodanig
geschieden, dat op eenvoudige wijze ieder archiefstuk kan worden gevonden,
waarvan slechts bekend is óf enig onderwerp, dat in het stuk is behandeld,
óf wie de afzender is, zomede de datum en het nummer, door hem aan het
stuk gegeven, of het nummer waaronder het stuk is ingeschreven.
13). De onderwerpen, in de stukken behandeld, worden stelselmatig inge
deeld.
Die indeling wordt voor elk archief vastgelegd in een decimaal ingericht
registratuurplan, opgesteld hetzij volgens de systematiek der universele deci
male classificatie, dan wel in gevallen, waarin die systematiek minder bruik
baar is, volgens een andere systematiek.
Voorbereiding en vaststelling van de registratuurplannen geschieden, zowel
voor het ministerie als voor de bijzondere onderdelen, de instellingen, de
diensten en de bedrijven, door het hoofd van het betrokken departement, de
commissie gehoord.
Blijvende wijzigingen en aanvullingen van die registratuurplannen worden
op dezelfde wijze vastgesteld.
Art. 1420 behandelen de administratie der post- en archiefzaken.
(Opmerking verdient art. 19 al. 2: Van de dossiers wordt een inventaris
aangelegd en bijgehouden).
Art. 21. (1) Het hoofd van elk departement draagt zorg, dat voor ieder
tot zijn departement behorend archief wordt vastgesteld een lijst van voor
vernietiging in aanmerking komende stukken, overeenkomstig het 2e lid van
art. 1 van het K.B. van 7 Oct. 1919, S. no. 596, zoals dit later is gewijzigd.
(2) De hoofden der afdelingen post- en archiefzaken dragen zorg, ieder
voor zover de onder hem ressorterende archieven betreft, dat regelmatig ver-
Onder „stukken" worden in dit besluit mede begrepen telegrammen, zomede
notulen van vergaderingen en alle andere voor latere raadpleging van belang
zijnde bescheiden.
nietiging plaats vindt van de daarvoor in aanmerking komende stukken.
(3) Voorts dragen zij, in overleg met de beheerders der rijksarchiefbewaar
plaatsen, zorg dat de dossiers van blijvende waarde, welke door de admini
stratie niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, periodiek wor
den overgebracht naar die bewaarplaatsen.
(4) Deze overbrenging zal in de regel moeten geschieden wanneer zodanige
dossiers ouder zijn dan 40 jaar.
Art. 22. Het hoofd van elk departement zorgt, dat van die bestanddelen
der onder zijn departement ressorterende archieven, welker tijdelijk of blijvend
behoud in het openbaar belang onontbeerlijk is, dubbelen of copieën worden
vervaardigd en dat op veilige plaatsen verzamelingen van deze dubbelen en
copieën worden aangelegd en bijgehouden.
Art. 23. Onze minister, de commissie gehoord, geeft voorschriften omtrent
de papiersoorten en modellen, te gebruiken bij de behandeling van post- en
archiefzaken.
Art. 24. Van de bovengenoemde bepalingen kan worden afgeweken met
betrekking tot stukken, welke een standaairdbehandeling ondergaan, van be
staande organisaties van tijdelijke aard, of van op zich zelf staande onder
delen, welker administratie van zeer geringe omvang is.
Art. 25. De registratuurplannen, bedoeld in art. 13, moeten zijn vastgesteld
uiterlijk op 1 Jan. 1955. De lijsten van voor vernietiging in aanmerking ko
mende stukken, bedoeld in art. 21, moeten zijn vastgesteld binnen 3 jaren na
de vaststelling van de registratuurplannen, waarop zij betrekking hebben.
Art. 26. Onder de nodige waarborgen voor de beveiliging van geheimen
zullen de hoofden der departementen aan de algemene rijksarchivaris, zomede
aan de rijksarchivarissen in de provinciën op hun verzoek gelegenheid doen
geven zich op de hoogte te stellen van de uiterlijke staat der archiefstukken
bij hun ministeries en de daaronder ressorterende instellingen, diensten en be
drijven en van de wijze, waarop tegen beschadiging en verlies van die stukken
wordt gewaakt.
Art. 28. Het besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum
van uitgifte van het Staatsblad, waarin het was geplaatst, (dat was 13 Oct
1950), met dien verstande dat het t.a.v. de Raad van State, de Algemene Re
kenkamer en het Kabinet der Koningin eerst in werking treedt op nader te
bepalen tijdstip.
Indien de omstandigheden daartoe nopen kan het hoofd van een depar
tement, bovengenoemde commissie gehoord, voor zijn departement de toepas
sing geheel of gedeeltelijk opschorten gedurende ten hoogste vijf jaar na dato
dezes.
Voorzien van een toelichting, is dit Besluit bij de Staatsdrukkerij verkrijg
baar voor f 0.60.
Rijksbegroting voor 1951. Voor de afd. Archiefwezen is uitgetrokken
f 784268 (v. j. f 845669), waarvan f 69805 (v. j. f 63794) voor de Rijks
commissie voor Vaderlandse Geschiedenis.
De Memorie van Toelichting brengt de volgende bijzonderheden:
