62
Het accent daarop komt te liggen bij de behandeling van een nu volgend,
voor de student iets ingewikkelder probleem: de beschrijving van de beperkte
verzameling stukken, meestal als ordebepalend motief beheerst door een van
de vier hierboven als voor de moderne beschrijving verplicht gestelde onder
delen:
1. stukken van dezelfde vorm (bv. resolutie- en notulenboek, de lias van
brieven of acten);
2. stukken van dezelfde inhoud (bv. in dit verband de verhouding tussen
dossier en bundel):
3. stukken alleen verbonden door hun datering (bv. de typische jaarlijkse
bundels in 19e eeuwse waterschaps-archieven, de K.B.'s in de Staats-
secretarie)
4. stukken in hetzelfde ontwikkelings-stadium (en ook vaak in dezelfde
vorm, protocol en register).
Ook aan de andere elementen van de analyse dient hier aandacht geschon
ken: persoon van afkomst of bestemming en plaats van afkomst of bestemming
hebben bij het ordenen van zakenarchieven altijd een grote rol gespeeld. Het
effect van dit motief was in oude archieven niet geheel afwezig, maar wint
in moderne archieven aan kracht (ik denk ook aan zgn. personele dossiers).
Ook het begrip omvang, dat bij de behandeling van het enkelvoudige stuk
alleen betrokken kon worden op het aangeven van maten van kaarten bij
voorbeeld en een korte bespreking van de normalisatie, vraagt hier opnieuw
aandacht, al was het alleen maar op grond van de behoefte aan een uniforme
terminologie.
De volgende stap in onze methodiek is de behandeling van het gehele archiet.
de elementen van onze analyse zijn allen met zeer verschillende kracht op
getreden als beheersende motieven in bepaalde ordeningsstelsels. Om ons
maar weer te bepalen tot de vier hierboven als voor elke goede beschrijving
van een stuk noodzakelijk geachte vier onderdelen:
1. de vorm der stukken is een belangrijke ordenings-factor geweest
in onze oude archieven, vooral in de rechterlijke: requesten, adviezen,
vonnissen komen elk in hun eigen serie of rubriek, die dan inwendig weer
onder de heerschappij van de datum als tweede motief staat. Hier ligt
tegelijkertijd de verklaring van de voor oude archieven zoveel toegepaste
mogelijkheid van in chronologische orde overschrijven van losse stukken
in tevoren meestal naar de vorm, soms ook naar het onderwerp of plaats
van bestemming en herkomst opgezette series registers (Archief Staten-
Generaal en Staten van Holland, om maar een paar sterk sprekende voor
beelden te noemen). Er dient op gewezen, dat in moderne financiële ar
chieven de vorm van de stukken nog sterk ordebepalend werkt.
2. het onderwerp der stukken heeft het aanzien gegeven aan rubrieken in
oorspronkelijk geheel naar vorm of datum opgezette series en aan loket-
kassen, met alreeds een zeer beperkte toepassing van het dossierstelsel
de onderwerpsgewijze ordening van het inwendige chronologisch geor
dende dossier als administratieve eenheid is weer de grondslag van alle
moderne stelsels.
63
3. de chronologie is als primair beheersend motief van ordening vooral tot
haar recht gekomen in de 19e eeuwse serie-stelsels, waarnaast het on
derwerp en de vorm als secundair motief optreden in de toegang: de index.
4. het ontwikkelingsstadium, waarin de stukken verkeren, heeft zelden als
primair motief gewerkt, maar zeer vaak als secundair: binnen rubrieken
vindt de onderscheiding in groepen: concepten, minuten, net-exemplaar,
afschriften, niet zelden toepassing.
Voor een poging om het bovengestelde in een schema uit te werken: zie
bijlage I.
Wij komen thans tot het beschouwen van het te reconstrueren archief
gebouw, in verband met de levende werkelijkheid, waarvan het een product is.
Het zal hier nodig zijn de drie categorieën, vormend de materialen, van
elk archief nader te bezien:
1. de memoranda van eigen handelingen (zoals resolutiën, notulen, jour
nalen e.d.);
2. de originelen van de ingekomen stukken!
3. de minuten (of copieën) van de uitgaande stukken.
In dit verband dient aandacht te worden besteed aan het feit, dat in ar
chieven, waarin de eigen memoranda (in orde sterk beheerst door chronologie)
het zwaarste accent hebben, zoals in de administraties van onze oude verga
deringen- en collegebesturen, de tendenz bestaat de ingekomen en uitgaande
stukken gelijkvormig aan die memoranda in groot serie-verband te ordenen.
Verder, dat in archieven, waarin de ingekomen en uitgaande stukken het
zwaartepunt vormen en waarin rubrieken gevormd zijn, die rubriekindeling
aibitrair kan zijn (denk aan een charter-verzameling)doch meestal functioneel
is (bij een brievenarchiefnaar de indeling van het bureau (specialisatie der
ambtenaren) of wat meestal hetzelfde is naar het onderwerp c.q. wijze
van behandeling der stukken. In ditzelfde soort archieven bestaat een sterke
neiging tot dossiervorming, wat weer aanleiding geeft tot een nog verdere
veronachtzaming van het memorandum-element. Wij stoten hier op de ty
pische karaktertrek van het moderne archief: het heeft geen geraamte, waar
door het gesteund wordt en dat tegelijkertijd de hoofdlijnen aangeeft.
Daarbij geven de schrijfmachine en het formulier de bureaucratie (als ef
fect van de vergaande delegatie van bevoegdheid noodzakelijk door de om
vang van het werkterrein van modern bestuur, beheer en administratie) alle
gelegenheid om het archief omvangrijk te maken met veel onbelangrijks, ter
wijl het ontbreken van de „memoranda", het gebruik van de telefoon en de
ruimere reisgelegenheid voor de leiding allerlei mogelijkheden geven om juist
het belangrijke geen neerslag in het archief te doen vinden. Dit alles te zamen
geeft de typische eigen moeilijkheden van de archivist tegenover het moderne
archief: afwezigheid van geraamte (het registratuurplan is slechts een huls,
waarvan allerlei hokken ongevuld kunnen blijven of zelfs verkeerd gevuld
kunnen worden) en de grote omvang van de vaak onnutte en vergankelijke
ballast.
In dit verband zullen wij de barrière van het vernietigingsvraagstuk moeten
passeren; indien men het afscheiden van wat onbelangrijk is ook mag zien
