74
75
archieven, waar ook aanwezig, zelfs in ambassades en legaties buitenlands
te inspecteren en alle archieven van de Staat te vorderen, die de archiefraad
daartoe aanwijst. Bovendien is hij ambtshalve voorzitter van de Commissie
voor Nationale Geschiedkundige Publicaties en tevens beheert hij het dage
lijks verschijnende Federal Register. Dit laatste is een merkwaardige en wel
zeer officiële functie, want besluiten e.d. treden eerst in werking als hij deze
in het Register heeft gepubliceerd. Sinds 1938 beheert de archivaris eveneens
de door President Roosevelt in Hyde Park gestichte Roosevelt Library.
De wet bevatte ook vernietigingsbepalingen. De archivaris kan lijsten
maken van stukken, die naar zijn oordeel vernietigd kunnen worden en deze
behoeven de goedkeuring van het Congres. Daar dit bij zijn drukke bezig
heden dikwijls niet aan die goedkeuring toekwam, is later bepaald, dat
indien zij niet in dezelfde zitting waarin zij gevraagd werd, was verleend de
archivaris, zonder haar zijn gang kon gaan.
Nog in 1934 werd Prof. Connor tot archivaris benoemd en op 8 November
1935 werd het nieuwe gebouw in gebruik genomen. Prof. Connor organiseerde
verschillende afdelingen, stelde personeel aan en begon met het ontwerpen
van een systeem van ordening, dat naar zijn mening op de organisatie der
administraties, dus op het herkomstbeginsel zou moeten worden gebaseerd.
Het is niet te loochenen, dat dit alles aanvankelijk een wat onbeholpen
indruk maakt, niet in overeenstemming met de pracht en volmaaktheid der
omgeving en met de staat van volgroeidheid, die in Europa en speciaal hier
te lande reeds decennia eerder was bereikt. Men kampt blijkbaar nog met de
kinderziekten; volgens de verslagen vinden elk jaar ingrijpende interne reor
ganisaties plaats en ook de archiefwet moet telkens gewijzigd worden. Overi
gens gewagen de verslagen de eerste jaren voornamelijk van materiële zaken,
de technische outillage wordt voortdurend geperfectioneerd. Zo wordt baan
brekend werk gedaan op het gebied van het herstellen en houdbaar maken
van films. In 1938 werd een Society of American Archivists opgericht, die
een tijdschrift begon uit te geven, vergelijkbaar met het onze.
Met inspectie werd ook begonnen, maar deze kwam tot nu toe nog niet
verder dan tot de in de staat Columbia bewaarde archieven. En dit waren
er heel wat; in 1940 waren in Washington alleen reeds 6500 archiefbewaar
plaatsen met 1.500.000 meter stukken en met meer dan 50 systemen van
ordening. Men heeft daar dus wel met heel andere" hoeveelheden te rekenen
dan wij en dit stelt ook andere eisen aan de bewerking. Al spoedig ziet de
archivaris in, dat alleen beschrijving in grote series mogelijk is en van stuks
gewijze inventarisatie geen sprake zal zijn, indien men ooit gereed wil komen.
Maar wat het systeem betreft is men nog steeds in het tijdperk van „experi
mentation", zelfs nog in 1939 vlak voor het uitbreken van de oorlog. De
toestand was toen de volgende.
Het depot was nog niet voor de helft bezet. Het personeel was tot een
totaal van bijna 500 gestegen, terwijl dat jaar nog 390 tijdelijke krachten
zijn bezig geweest met het materieel verzorgen van een groot binnengekomen
archief. De studiezalen waren van 9 tot 19 uur onafgebroken geopend, alleen
Zaterdags tot 17 uur. Ze werden in 1938/39 bezocht door 671 bezoekers,
die 4200 bezoeken brachten, wat niet zo heel veel lijkt. Maar er werden
4000 brieven om inlichtingen ontvangen. De helft der vragen betreffen
genealogie, de andere behandelen vooral de buitenlandse betrekkingen. Ei
werden niet minder dan 22.672 bladzijden fotocopieën afgegeven. De biblio
theek was tot 40.000 delen aangegroeid en men had 36.000 kaarten, meer dan
1.500.000 voeten film, 87.000 foto's en 331 gramofoonplaten verzameld. Alles
wat van historische waarde wordt geacht wordt bewaard, zo b.v. de eerste
films met close-ups.
Na 1940 treden grote veranderingen in. Ten eerste was Prof. Connor ver
vangen door Solon J. Buck, die nu nog steeds archivaris is. Hij slaat een
frisse toon aan. De ordening begint meer op de voorgrond te komen en het
herkomstbeginsel wordt duidelijker als basis aangenomen. Hetzelfde jaar
wordt een commissie voor de ordening ingesteld en in 1941 komen voor het
eerst regels voor het ordenen en beschrijven tot stand. IVÏen maakte een lijst
van 215, later tot 250 uitgebreide z.g.n. recordgroups, corresponderend met
de regering-bureaux, waarvan men de archieven had overgenomen of zou
overnemen. Deze worden verdeeld in subgroups en daarvan worden voorlopige
inventarissen opgesteld volgens beschrijving in series. De definitieve, meer
nauwkeurige inventarisatie werd tot later uitgesteld. Zodoende meende Buck
dat in 1949 de inventarisatie gereed zou kunnen zijn, maar ook dit zou anders
uitkomen.
In nauw verband met de Universiteit te Washington werd een opleiding
voor archiefambtenaren ter hand genomen, echter meer oriënterend en niet
door een examen bekroond.
Zo was in 1941, toen Amerika in oorlog kwam. ook daar na 7 jaren de
archieforganisatie vrijwel compleet. Alleen aan inspectie werd nog steeds
weinig gedaan. Zodra in Europa de oorlog was uitgebroken namen op de
National Archives de onderzoekingen toe voornamelijk in verband met repa
triëring van Amerikaanse burgers of wie voorgaven dit te zijn, met de scheep
vaart in de oorlogszones, met talrijke aanvragen om bewijzen van Ameri
kaans burgerschap. Ook begonnen de archieven in verhoogde mate toe te
stromen, want het bleek dat 20 tot 30 van alle ruimte van de regerings-
bureaux met archieven gevuld was en deze ruimte had men nu voor regerings
ambtenaren nodig, wier aantal in Washington alleen tussen 1934 en 1941 van
90.000 tot 180.000 was gestegen. De archivaris berekende, dat buiten Colum
bia zeker nog evenveel archivalia van de regering berustten dan daarbinnen
en reeds in 1941 begon hij te vrezen, dat de 62 van de archiefruimte,
waarover hij toen nog beschikte, binnenkort wel eens onvoldoende zou kunnen
zijn. Daarom werden de vernietigingsbepalingen met verdubbelde ijver ge
hanteerd en in het verslagjaar 1940/41 werd inderdaad meer vernietigd dan
binnen kwam, zodat men kon hopen op deze wijze de zaak nog meester te
blijven.
Toen Amerika echter op het einde van 1941 zelf in de oorlog kwam
kreeg alles een geheel ander aanzien en werden ook voor de archiefdienst
de moeilijkheden acuut.
Reeds in 1941 werd het vraagstuk van de beveiliging der archieven in studie
genomen. Er verscheen over dit onderwerp een belangrijk rapport, dat over
het algemeen juist die maatregelen aanbeveelt, welke ook hier te lande zijn
getroffen. Alleen werden in Amerika zeer veel microfoto's van belangrijke
stukken gemaakt om als schaduwarchief te dienen.
