34
35
Van de leden der officiële definitie ontmoet het eerste: „het geheel", geen
bezwaar. Het is wel een essentiële eigenschap, dat dit geheel zowel „orga
nisch"1) als systematisch is samengesteld, zoals in de Handleiding later wordt
gezegd en uitgewerkt, maar het heeft geen nut deze eigenschap in de definitie
op te nemen. Het nut ener definitie ligt niet alleen in hare volstrektheid, maar
ook in hare beknoptheid. Mijn tweede stelling luidt dus, dat het wenselijk is
de definitie uit een aantal leden samen te stellen, die ieder uit een technisch
begrip bestaan, dat afzonderlijk gedefinieerd en toegelicht wordt.
Dat de bescheiden van het volgend lid der definitie der Handleiding in
geschreven, getekende en gedrukte worden onderscheiden, lijkt mij om deze
reden hier misplaatst.
Dat vervolgens van „ex officio ontvangen of opmaken" gesproken wordt,
komt mij van geen, althans van geen direct belang voor en de toepasselijk
heid ontgaat mij, omdat dit ontvangen of opmaken niet op de archivalia
slaat, maar op de bescheiden, die tot de administratie behoren en eerst
later in het archief worden opgenomen, zodat hier een verkeerd verband
gelegd is. Ook spreekt het ex-officio toch wel van zelf, omdat het uit de
begrippen bestuur en ambtenaar volgt. Handelen deze bij de opbouw hunner
administratie niet officieel, dan is dit bij uitzondering, en uitzonderingen
behoren m.i. niet in een definitie thuis.
De zinsnede „enig bestuur of een zijner ambtenaren" of althans een der
beide woorden kan niet gemist worden, omdat het onder hen is, dat de
bescheiden van het archief bestemd zijn te blijven berusten. Intussen blijft
het in het midden wie bestemt, en wordt het bestemmen onvolledig te pas
gebracht, omdat het niet alleen op het blijven, maar ook op het berusten
moet slaan.
De volgende definitie wordt dus door mij voorgesteld:
Het archief is het geheel der administratieve bescheiden, voor zover de
rechtszaken der administratie, op welke zaken de bescheiden betrekking
hebben, zijn afgedaan en de bescheiden ter uitvoering dier afdoening door
de beheerder der administratie tot handhaving van het door de afdoening
verkregen recht van het gezag zijn opgelegd.
Op alle details dezer definitie thans reeds in te gaan, heeft m.i. geen nut,
omdat sommige reeds uit de Handleiding bekend en algemeen aanvaard
zijn, en het vervolgens om beginselen gaat, waaruit ieder de consekwenties
trekken kan.
Bescheiden zijn schriftelijk uitgedrukte rechtshandelingen. Niet het uiter
lijk van het stuk, maar zijn inhoud is archivistiek belangrijk. Bescheiden is
een ruimer begrip dan acten, omdat ook informele stukken er toe behoren.
Administratie is her geheel der rechtshandelingen van de publieke gezags
drager. De bescheiden behoren tot de administratie, zijn het sekweel der
rechtsfeiten, hebben dus geen zelfstandig rechtsleven en zijn buiten de handel.
Omdat het geheel der rechtshandelingen noodwendig uit de functie der
administratie volgt, is ook het archief een geheel. Door de evolutie
van het begrip administratie is dit ook op de rechtshandelingen der privaat-
i) Organisch dient volgens de juiste opvatting van de heer Fockema Andreae
door een beter woord te worden vervangen.
rechtelijke lichamen overgegaan. Zelfs wordt het practisch op de rechts
handelingen van particulieren overgedragen, maar het begrip archief is on
verenigbaar met het geheel der stukken van een natuurlijke persoon of van
een familie, omdat het geheel der daarop betrekking hebbende handelingen
van deze in beginsel niet op de uitoefening van openbaar gezag gericht is.
Rechtshandeling is de daad, gericht op het tot stand komen van een
rechtsfeit.
Afdoen is het verrichten der laatste rechtshandeling, welke voor het tot
stand komen van het rechtsfeit noodzakelijk is. Deze afdoening kan dus
zonder medewerking der administratie tot stand komen. Zij werkt automa
tisch t.a.v. de bescheiden, die overigens, omdat zij tot de administratie be
horen, daartoe geschikt zijn.
De beheerder der administratie is degene, die de rechtshandelingen van
de publiekrechtelijke gezagsdrager op schrift brengt.
Opleggen is het lichten der afgedane bescheiden uit de administratie en
het systematisch opbergen daarvan door de beheerder. Dit opleggen geschiedt
overeenkomstig de samenstelling van het archief.
Het is mogelijk, dat de beheerder meerdere administraties bedient en
het wenselijk acht, dat de bescheiden dier administraties tesamen opgelegd
en tot één archief gecombineerd worden. Het opleggen behoort aanstonds
na de afdoening te geschieden. In de aangebrachte orde mag geen verande
ring gebracht worden.
Het doel van het archief is de handhaving der rechten van het gezag.
Het archief verliest zijne (administratieve) waarde, zodra alle rechten van
het gezag te niet gegaan zijn. Het historisch belang van een archief of van
zijn onderdelen doet aan de definitie niet af.
J. P. W. A. SMIT.
