138
king van een algemene losbandige index op alle archiefbestanddelen van
het Algemeen Rijksarchief voor een bepaald tijdvak (het eerst: 1795
1813). Hierin moeten dan èn de „respecten" der indices (zo nodig met
gewijzigde, genormaliseerde zaakaanduiding), èn de dossiers, èn alle
andere bestanddelen gelijkelijk onder één systeem worden gebracht:
onder een eenvoudig decimaalstelsel het geheel der Overheidsbemoeiing
omvattend, en met het duplicaat der fiches in alphabetische ordening,
speciaal teneinde al hetgeen plaatselijk (gewestelijk of gemeentelijk) be
paalbaar is langs de kortste weg te kunnen vinden.
Voor gewestelijke en gemeentelijke archieven van 1840 af zou men
nog een andere oplossing kunnen denken: samenvattende indicering nl.
(telkens voor tijdvakken van 10 jaar of langer) van de jaarlijkse, ge
drukte, Verslagen. In deze Verslagen vindt men een eerste vingerwijzing
naar al hetgeen is voorgevallen; is men aldus t.a.v. het jaar georiënteerd,
dan gaat het onderzoek der archieven gemakkelijker.
Dit worden dan dus wel geheel andere (systematische, eventueel ook
alphabetische) indices dan die welke de Handleiding in 64 op het oog
heeft en waarvoor de heer De Leur nadere regels heeft gegeven 8). De
Handleiding zal er goed aan doen ook voor zulke meer globale, meer
tot zaken betrekkelijke en niet noodzakelijkerwijs alphabetische, indices
ruimte te laten. Gaat de herziener in deze richting, dan kan hij tegelijk
overwegen of niet de duidelijke tegenzin der Handleiding tegen indices
van zaken behoort te vervallen en of niet de onderscheiding der indices
naar personen en plaatsen (en eventueel zaken) met vrucht zou kunnen
verdwijnen. De Angelsaksen, die het ver in de indicering hebben gebracht
(kent men in Engeland geen Index Society?), verwerpen dit onderscheid
met nadruk 9).
Wij komen nu op de paragrafen betreffende het conventionele gebruik
van vaktermen.
87 behandelt de index. Het volgt reeds uit het boven besprokene
dat voor de archieven der 19e eeuw (en ook reeds voor die der 1 Se 10
de term index (mede) een andere betekenis heeft dan de in de Hand
leiding bedoelde, nl. die van een repertorium waarin op trefwoorden
(respecten) de besluiten van het orgaan worden vermeld, met aanhaling
van datum en nummer van het besluit (d.w.z. van de vindplaatsen). Een
klapper (al dan niet met hoofdenlijst) dient als sleutel op deze index.
Deze klappers zijn meestal alpKabetisch, maar niet lexicografisch inge
richt; zij geven de trefwoorden, inzonderheid de plaats- en persoons
namen, naar de eerste letter of naar de eerste twee letters gerangschikt.
Nog een paar andere technische termen speciaal voor nieuwe
archieven:
Verbaal. In de eerste plaats: elk afzonderlijk besluit, elke minuut-brief
resp. elke combinatie van besluiten en brieven dezelfde zaak betreffende
139
onder één datum en nummer. In de tweede plaats, bij uitbreiding: de
serie van dergelijke minuten, de eigenlijke hoofdmassa van het archief.
Het „verbaal" is dus een lucus a non lucendo, evenmin „mondeling" als
het procesverbaal van een opsporingsambtenaar of dat van een terecht
zitting of andere ambtsverrichting.
Exhibitum, afgekort „Exh.", de aanduiding van datum en nummer
van ontvangst van het ingekomen stuk; eventueel ook het aldus geken
merkte stuk. Indien de administratie geen onderscheid maakt tussen
inkomende en uitgaande nummers wordt elk „verbaal" ook wel „exhi
bitum" genoemd.
Het zal niet overbodig zijn nog enkele „diplomatische" eigenaardig
heden van de hier onderzochte archiefsoorten te vermelden.
Parafen. Op de minuten staat veelal ergens een weinig duidelijk
paraafje, van de ontwerper of van een afdelingschef. Het eigenlijke be
sluit. van de verantwoordelijke autoriteit, wordt genomen door de aan -
tekening der voor het stuk vastgestelde behandeling op de dagagenda,
en daar dan ook duidelijk geparafeerd ofwel voluit ondertekend.
Verderop in de 19e eeuw vervalt dit gebruik der dag-agenda (als de
massa stukken te groot wordt dan dat het diensthoofd alles 's ochtends
eerst zou kunnen doorzien, maar de hoofdmassa direct naar de afdelingen
gaat). De parafen worden nu uiteraard duidelijker en er ontstaat een
kleurengamma in, te vergelijken met de kleurenhierarchie der zegels! De
rode paraaf is de eindparaaf, veelal die van den Minister. De secreta
ris-generaal parafeert groen; de afdelingschef zwart. Welke ambtenaar
nu eigenlijk de tekst heeft gesteld blijkt uit de parafen meestal niet;
wil men dit weten, het zal door schriftvergelijking moeten worden op
gemaakt. Op de grossen, de verzonden brieven, vindt men, behalve de
handtekening, alleen een of twee collatie-paraafjes van de schrijfkamer.
Nummers. Ingekomen stukken dragen het exhibitum, het ontvangst
nummer; het zegt veelal niets voor de plaats van het stuk in het archief.
Daarbij ziet men ergens (als het goed is) aanduiding van datum en
nummer van het „verbaal" waarbij het stuk is afgedaan. Op deze ver
balen, de minuten, zijn aangetekend de nummers der erbij afgedane
exhibita; het eigen nummer van het verhaal is duidelijk en groot gesteld,
of ook gestempeld. Is het archief geheel of gedeeltelijk naar dossierstelsel
geordend, dan zegt dit verbaalnummer voor de plaats van het stuk in
het archief óók niets; in zorgvuldige administraties is er dan een dossier-
aanduiding bij gesteld. Het is goed dit steeds te bedenken; de nummers
hebben herhaaldelijk de archivisten onder onjuiste suggestie gebracht.
Datums. Onderscheid tussen de dag der handeling en die der uitvaar
diging van het stuk, tussen het „actum" en het „datum", kennen ook de
moderne administraties. Het duidelijkste blijk ervan is, dat het (uitgaan
de) stuk is gedateerd op de dag der vaststelling in minute, en dat daar
onder is gestempeld: verzonden... Soms ziet men twee data door een
breukstreep gescheiden: de vroegste duidt dan het actum, de laatste
het datum aan. Maar er zijn ook administraties, en niet van de minste,
waarbij men niets van die aard opmerkt. Natuurlijk kan ook daar de
s) C. L. de Leur, Proeve van regelen voor het samenstellen van indices, Ned. Ar
chievenblad 1909/1910 blz. 45 vlg.
9) A. Esdaile, A Student's Manual of Bibliography (1931), p. 89; John W. T.
Walsh, The Indexing of Books and Periodicals (1930).
10) Th. van Riemsdijk, De Griffie van Hare Hoog Mogenden (1885), blz. 109—110.
