212
door een verdeelstreep) vormen gezamenlijk het correspondentie
nummer van het stuk. Voor enkele bijzondere zaken als b.v. Hinder
wet, worden inboekkaarten gebruikt, en voor b.v. verhuizingen, spe
ciaal ingedeelde inboekbladen.
3. Dit zijn de stukken, waarvan de duur en de wijze van behande
ling niet van te voren vaststaan. Indien gebleken is, dat deze zaken ook
uitsluitend door één bepaalde afdeeling worden afgehandeld, kan de
administratie der stukken eveneens door den ambtenaar op de af
deeling geschieden. Moet de behandeling van één zaak toch over
meer dan één afdeeling loopen, dan wordt in de praktijk de scheiding
der zaken in de onderdeden wel zoo scherp getrokken, dat een
tijdelijke splitsing van het dossier, tijdens de dynamische periode
geen bezwaar oplevert.
De centrale inventaris legt toch het onderling verband der zaak
vast. De inschrijving geschiedt onder het volgnummer van het chro
nologisch register, dat per afdeeling wordt bijgehouden. Het volg
nummer is een vervolg op de nummers, bedoeld onder 2, met ver
melding van de afdeeling. Door inzending van 1 exemplaar van de
doorschrijfmethode aan het centraalarchiefbeheer wordt de centrale
controle over de verschillende afdeelingen gewaarborgd. Een alge
meen overzicht van de belangrijke correspondentie wordt zoodoende
verkregen. 75% der stukken komen voor deze wijze van inschrijving
in aanmerking.
4. Hier is in het principe van decentralisatie tegemoet gekomen.
Iedere afdeeling behoudt haar registratuurambtenaar of vanuit het
centraalarchiefoogpunt liever gezegdeen ambtenaar is op de afdee
ling gedetacheerd om de zaken van die afdeeling te behandelen en
de daarvan te vormen dossiers te verzorgen. De werkzaamheden
voor de archiefverzorging op de afdeeling moeten dus bezien worden
als zijnde een deel van het centraalarchief.
5. Dit is een aansluiting op punt 4 en is ingevoegd om de afdee
lingen niet te spoedig van hun dossiers te berooven.
6. Hier is het principe van centralisatie neergelegd. Vanuit één
centraal punt wordt het toezicht op de archiefverzorging gehouden,
het contact tusschen de ambtenaren, die de archiefadministratie
en -ordening op en voor de afdeelingen behandelen, gelegd. Een
centraal zaaksgewijs geordend register van alle ingekomen stukken
wordt hier gevormd, zoodat direct te zien is, op welke afdeeling
een stuk zich bevindt en waar de zaak wordt behandeld.
De centrale inventaris van het archief in haar geheel wordt hier
bijgehouden. Een afschrift van den inventaris, voorwat betreft de ge-
213
vormde dossiers van alle op één afdeeling behandelde zaken, wordt
aan die afdeeling verstrekt.
Hier bevindt zich thans de hierboven genoemde overkoepeling,
het algeheel beheer en 't algemeen toezicht. De dossiers uit de kasten
op de afdeelingen worden naar het centraal archief afgevoerd, waar
dan de vernietiging van stukken en dossiers wordt behandeld.
Ook de vaststelling van modellen en aanschaffing van materiaal
geschiedt door middel van het centraal archiefbeheer (registratuur-
bureau).
Punt 7 spreekt wel voor zichzelf. Een bepaalde tijd voor inzen
ding der dossiers is echter niet genoemd, daar deze afhankelijk is
van het al of niet veelvuldig gebruik van een dossier op de afdeeling-
Tot slot volgt hier de indeeling van de instructie.
ALGEMEEN.
De post wordt op het registratuurbureau geopend, gesorteerd,
gestempeld en gesplitst in
a. stukken, die zonder meer naar de afdeelingen gaan bijv. (verhuis
kaarten).
b. stukken, die op de afdeelingen worden ingeschreven en geborgen.
c. stukken, die op het registratuurbureau voorloopig worden aan-
geteekend en ter inzage worden gezonden aan den Burgemees
ter, Secretaris, enz.
I. SAMENSTELLING VAN LIJSTEN VOOR DE AFDEELINGEN.
II. WIJZE VAN ADMINISTRATIE, ZOOALS DEZE OP DE AF
DEELINGEN WORDT GEVOERD.
1Behandeling van de ingekomen stukken.
2. Inschrijving der stukken.
3. Controle op de stukken en op hunne afdoening.
III. CENTRALE RICHTLIJNEN VOOR DE TE VOEREN ADMINI
STRATIE VOLGENS DE DOORSCHRIJFMETHODE.
A Ingekomen stukken.
1. De behandeling.
2. De inschrijving.
3. Controle op de stukken en op hunne afdoening.
4. Verdere administratie betr. de circulatie der stukken.
