210
doen, omdat de problemen waarmede de gemeenten zich bezig hebben
te houden, steeds gecompliceerder worden en het eenvoudige ad
ministratieve karakter van de te behandelen zaken meer en meer
verdwijnt, zal men een sterk doorgevoerde decentralisatie als een
bezwaar moeten voelen, Een algemeen overzicht van de meest be
langrijke correspondentie tijdens de behandeling van de zaken is door
de versnippering over de verschillende afdeelingen niet mogelijk,
evenmin als een algemeene controle op de stukken zelf. Iedere af-
deeling kan dossiers vormen, welke later samen komen op het cen-
traalarchief en eerst dan zal dikwijls blijken, dat over eenzelfde zaak,
verschillende verzamelingen van stukken zijn aangelegd.
Vanwege het zelfstandige karakter van de afdeelingen was het
in Rotterdam niet mogelijk een volledige centralisatie van het archief
beheer toe te passen. Maar ook deze eischen (belangen van een
goede archiefverzorging (centralisatie) en departementale indeeling
der afdeelingen (decentralisatie), zijn in overeenstemming gebracht
kunnen worden. De oplossing is gevonden door de archiefverzorging
semi-centraal te voeren. Hieronder moet men dan verstaan een me
thode van decentralisatie voor de verzorging der stukken in de
dynamische periode en een methode van centralisatie voor de ver
zorging der stukken in de statische periode, benevens het toezicht
op de behandeling der stukken en de dossiervorming door de registra
tuurambtenaren op de afdeelingen. Een centraal bijgehouden inventaris
van alle gevormde dossiers (reeds in de dynamische periode gevormd)
zorgt voor het organische geheel van het archief, terwijl een alge
meene instructie voor de te behandelen gang van zaken door het
centraalarchief (registratuurbureau) vastgesteld, een uniforme gang
van zaken waarborgt.
Semi-centralisatie houdt echter in, dat de regeling van de archief-
verzorging, in principe op algemeene regels moet berusten. Deze
algemeene regels zijn voor de archiefverzorging ter secretarie der
gemeente Rotterdam in de hiervolgende 7 fundamenteele punten
vastgelegd, terwijl de inacht te nemen wijze van behandeling in een
nadere instructie is uitgewerkt.
1. Voor iedere afdeeling wordt een lijst opgemaakt van te behan
delen zaken, waarvan de wijze van behandeling steeds dezelfde is
en tevoren vaststaat door algemeene of plaatselijke voorschriften, en
waarvan kan worden aangenomen, dat zij alleen door die afdeeling
worden afgehandeld.
2. Voor deze zaken wordt nagegaan, welke de meest practische
wijze van administratie der stukken isdeze methode wordt vastgelegd
3. Stukken betr. zaken, welke niet voorkomen op de lijsten, onder 1
211
bedoeld, doch wel uitsluitend door één afdeeling worden afgehandeld,
worden ingeschreven volgens de z.g. doorschrijfmethode, waarvan
één exemplaar wordt gezonden aan het registratuurbureau ten be
hoeve van de samenstelling van het centraal register ingekomen
stukken.
4. Van de stukken betr. zaken onder 1 en 3 bedoeld, wordt de
administratie gevoerd door de afdeeling met inachtneming van de
wijze van behandeling zooals die vooraf is opgesteld;
5. De stukken (zaken) onder 1 en 3 bedoeld, blijven bewaard op
de afdeeling en de dossiers worden geklassificeerd volgens het re
gistratuurplan, dat voor de ordening van het archief der gemeente
geldt
6. Ten aanzien van de administratie onder 4, zoowel als ten aan
zien van de dossiervorming en klassificatie onder 5, worden de aan
wijzingen opgevolgd, welke vanwege de centrale archiefverzorging
worden verstrekt, terwijl vanwege deze centrale archiefverzorging
op geregelde tijdstippen kennis kan worden genomen van de hier-
bedoelde werkzaamheden
7 De dossiers, behoorende tot de statische periode, worden op het
centraal archief bewaard.
Het zou te ver voeren, de instructie in haar geheel op te
nemen en ik zal mij daarom beperken, door bovenomschreven punten
enkel in 't kort toe te lichten en de indeeling der instructie te geven.
1. Alvorens een afdeeling bij het centraalarchiefbeheer in te schakelen,
wordt een lijst opgemaakt van genoemde zaken, die uitsluitend door
die afdeeling worden afgehandeld en waarvan van te voren kan
worden aangenomen, dat die zaken aan de orde zullen komen. De
zaken op de lijst vermeld worden naar de systematiek van den Code
opgesteld en voorzien van een chronologisch volgnummer, dat tevens
als correspondentienummer dienst doet. Verder mogen de afdeelingen
geen handelingen met betrekking tot de archiefadministratie verrichten
ten aanzien van stukken, behoorende tot een zaak, welke is inge
schreven op een lijst van een andere afdeeling. Aan de lijst mogen
geen zaken worden toegevoegd, dan na overleg met het centraal
archiefbeheer. Uit de praktijk blijkt, dat het aantal zaken op de lijst
vermeld, niet zoo heel groot wordt.
2. De registratie van deze stukken geschiedt op inboekbladen, z.g.
staatjes met Engelsch hoofd. De inschrijving geschiedt onder het
vaste nummer van de lijst, waaronder de zaak, waartoe het stuk be
hoort, voorkomt. Iedere zaak, behoorende tot een reeks van soort
gelijke zaken onder één zakennummer ingeschreven, ontvangt daarbij
een volgnummer. Het lijstnummer plus het volgnummer (gescheiden
