208
van het secretarie-archief te centraliseeren, daar alleen vanuit een
centraal punt, het juiste contact kan worden gelegd en een uniform
toezicht kan worden uitgeoefend op de archiefadministratie en archief
ordening, opdat deze bij een gedecentraliseerde secretarie voor een
groot gedeelte op de afdeeling kunnen blijven behandeld. Het prin
cipe van een organisch geheel van het archief kan dan worden
verwezenlijkt, doordat één centrale zorg het geheel van de archief-
verzorging gaat overkoepelen, terwijl een centraal bijgehouden
inventaris de kern van het archief als organisch geheel kan gaan
vormen.
Vanwege de departementale indeeling der secretarie, is de se
cretarie-administratie te Rotterdam niet te vergelijken met die van
een eenvoudiger gemeente, waarvoor centralisatie in de behandeling
van zaken kan worden voorgeschreven en bereikt.
Hoewel het registratuurstelsel der Vereeniging van Nederlandsche
Gemeenten o.m. beoogt het verkrijgen van een uniform stelsel van
ordening voor de archieven der gemeenten, houdt dit evenwel niet
in, dat de wijze van administratieve behandeling van de stukken in
verband met hunne uiteindelijke ordening in alle gemeenten dezelfde
zal moeten zijn. Deze moet zich aansluiten bij de behoeften en de
werkmethoden, welke in een bepaalde gemeente gelden.
Dit is absoluut noodig, maar dit mag niet uitsluiten, dat ook
met de belangen van het archief rekening moet worden gehouden;
zulks in het belang van de administratie zelf. De administratie stelt
haar eischen en de archiefverzorging heeft haar eischen en deze
moeten met elkander in overeenstemming worden gebracht. Wanneer
deze overeenstemming is bereikt, dan is de practische toepassing
van het stelsel der Vereeniging gewaarborgd.
Een ander principiëel punt met betrekking tot de archiefver
zorging, welke voortvloeit uit het registratuurstelsel der Vereeniging
van Ned. Gemeenten is de toepassing van het dossierstelsel, met
de juiste definitie, dat een dossier is: een verzameling van stukken
op één bepaalde zaak (op een bepaald geval) betrekking hebbende,
waarbij het al of niet bewaren in een map of dossieromslag van
geenerlei beteekenis is. De stukken van iedere zaak (het kunnen er
vele zijn en weinig) worden bijeengehouden en voor dit bijeenhouden
worden vrij algemeen gebruikt dossieromslagen, waarin de stukken
door middel van perforatie worden gehecht. Eén zaak kan zoo'n
uitgebreide correspondentie bevatten, dat voor het bijeenhouden der
stukken meerdere mappen worden gebruikt, het kan ook zijn, dat
zaken een zoo geringen omvang hebben, dat meerdere (soortgelijke)
209
zaken in één map kunnen worden samengevatdit alles doet aan
het dossierstelsel niets af. Dit dossierstelsel heeft echter wel zeer
principiëele gevolgen ten aanzien van de vraag centralisatie of de
centralisatie in de archiefverzorging.
Het archief eener gemeente is een organisch geheel en de dos
siers welke van de archiefstukken worden gevormd, moeten dan ook
een weerspiegeling geven van dat organisch geheel.
Op een groote secretarie worden de werkzaamheden voor de
behandeling van de zaken door het gemeentebestuur verdeeld over
een aantal afdeelingen. Enkele van deze afdeelingen zullen een vrij
afgeronde tjaak hebben, doch er zullen ook enkele zijn, die wat
betreft de behandeling van zaken inelkaar grijpen.
Het dossierstelsel eischt, dat alle stukken van één bepaalde zaak
bijeen worden gehouden en de methode van ordening, waarbij iedere
afdeeling, de stukken, welke zij heeft behandeld, ook onder zich
houdt, komt daarmede in strijd. Derhalve zal in het algemeen bij de
toepassing van het dossierstelsel de gedachte aan centralisatie sterk
zijn. Dit is dus logisch en ik zou haast zeggen uit een oogpunt van
archiefverzorging zoowel in dynamische als in de statische periode
noodzakelijk. Maar centralisatie wordt niet steeds als „practisch"
geaccepteerd. Het is verklaarbaar, dat iedere afdeeling „haar eigen
archief" wenscht te bewaren, opdat zij het gemakkelijk kan raad
plegen. Dit is ook geen bezwaar, want of bij wijze van spreken het
archief bestaat uit 10 kasten op één afdeeling of uit 5 maal 2 kasten
op verschillende afdeelingen, dit kan vanuit het oogpunt van archief
verzorging hetzelfde zijn. Maar minder verklaarbaar is, dat elke af
deeling haar archief zelf wenscht te behandelen en dit is ook het
meest in strijd met het beginsel wat ten grondslag ligt aan het dos
sierstelsel n.l. dat alle stukken van een bepaalde zaak, onverschillig,
welke afdeeling deze heeft behandeld, in het archief bijeen gebracht
moeten worden. Dit bijeenbrengen is vrijwel onmogelijk, wanneer
iedere afdeeling, de stukken, welke zij heeft behandeld, ook zou
wenschen te behouden.
Bovenstaande overwegingen hebben er, bij de invoering van het stelsel
der Vereeniging te Rotterdam toe geleid om in de eerste plaats aan
dacht te schenken aan de belangen van een goede archiefverzorging
en daarna zooveel mogelijk aan te sluiten aan den bestaanden toe
stand in de gemeente.
Een volledig doorgevoerde decentralisatie in het archiefbeheer
is een te gewrongen methode, vooral voor de behandeling van
die zaken, welke over meer dan één afdeeling loopen en een meer
algemeen aspect hebben. Daar deze zaken zich steeds meer voor-
