100
Maar ook hier was de praktijk sterker dan de theorie. Want ondanks
het Koninklijk besluit van 4 September 1823, gingen de ambte
naren dossiers vormen van zaken, die op dergelijke wijze behandeld
werden. Doch ook een andere oorzaak leidde tot dossiervorming,
bijvoorbeeld een stuk onderging een nogal uitgebreide behandeling.
In de agenda werd van het ene stuk naar het andere verwezen,
totdat de zaak afgehandeld was, n.l. door den gouverneur of het
college van Gedeputeerde Staten een uiteindelijke beslissing genomen
was. Al deze stukken, die door de verwijzingen in de agenda, bij
elkander behoorden en in de praktijk ook bij elkander gevoegd
werden, vormden een zakendossier. Dit dossier zou dan volgens
het stelsel op de datum der uiteindelijke beslissing in het archief
opgeborgen moeten worden. Bij sommige zaken was dit praktisch
niet te doen, zodat een dergelijk dossier niet in het betreffende
verbaal opgeborgen werd, doch een afzonderlijke opberging kreeg.
Wanneer er dan nog gewezen wordt op het feit, dat dergelijke
dossiers in de afdeling bleven berusten en sommige reeds van 1815
af, dan kan men men zich wel voorstellen in welke toestand wij
bedoelen hiermede niet de materiële toestand deze dossiers zich
bevonden. Doch dank zij de agenda's en indices was de orde ge
makkelijk te herstellen. Doch niet alleen in het archief van den gouver
neur of van de Gedeputeerde Staten werd dossiervorming aangetroffen,
doch ook in de andere archieven. Men schrok terug voor een conse
quente toepassing van het indicateurstelsel. Aan vele dossiers kan
men nog bezwaarlijk de naam van dossier geven, doordat niet streng
de hand gehouden werd aan het beginsel van dossiervorming, waarover
men zich echter ook weer niet behoeft te verwonderen. Wij spreken
hier over een tijd van honderd jaar geleden. De naam „verzamel"
dossier zou ons inziens beter passen. Maar niettemin moet men
toegeven, dat, ondanks het hinken op twee gedachten, de toenmalige
ambtenaren toch een zekere stelregel gevolgd hebben in zake de
dossiervorming, deze term opgevat in andere betekenis, dan men
thans daaraan hecht Slechts voor bepaalde onderwerpen, of beter
gezegd rubrieken, komt de dossiervorming voor. Dit blijkt o.a. uit
de correspondentie betreffende de militie. Dit onderwerp behoorde
in hoofdzaak tot de competentie van den gouverneur. Al de stukken,
die hierop betrekking hebben zijn tot dossiers gevormd, ondanks
het bestaan van indicateurs en een index. Dit is niet de enige
rubriek; bijvoorbeeld ook de door Gedeputeerde Staten goedgekeurde
gemeentebegrootingen en -rekeningen zijn tot afzonderlijke series
gevormd, zaken betreffende de waterstaat, burgerlijke armbesturen
enz. En dit is zoo tot op heden blijven bestaan.
101
Bij de ordening van het archief werd de dossiervorming aan een
ernstig onderzoek onderworpen. Moest ieder stuk wederom op zijn
plaats volgens het stelsel teruggebracht worden of moest de tot
dossiers gevormde correspondentie in die toestand gelaten worden.
Ging men de dossiers uit elkander halen, dan verbrak men een
feitelijk gegroeide toestand. Men zou dan geen rekening houden met
de toen indertijd gevolgde gang van zaken.
Tegen het verbreken der dossiers bestond ook nog het volgende
bezwaar. De agendanummers, die op elkander betrekking hadden,
verwezen, zooals wij reeds zoeven gezegd hebben, ook naar elkander.
Wij besloten om de door de toenmalige administratie gevormde
dossiers intact te laten, doch de dossiers, die door ambtenaren
uit latere tijd van uit het archief gelichte stukken gevormd waren,
dus de dossiers, die niet tijdens de behandeling der zaak als zodanig
gegroeid waren, te verbreken en de stukken met bijlagen op hun
oorspronkelijke plaats in te voegen.
Dit deed zich niet alleen voor met stukken behorende tot het
archief van de Gedeputeerde Staten, maar ook met de stukken van
den gouverneur.
Dossiervorming had ook plaats bij het tot het gouverneursarchief
behoorende archief der registratie, directe belastingen, in- en uitgaande
rechten en accijnzen.
Het aantal zaken, dat tot de competentie van den gouverneur
behoorde, was uitgebreider dan thans. Bij Koninklijk besluit van
16 November 1823 kreeg deze het oppertoezicht over de directies
der registratie, directe belastingen, in- en uitgaande rechten en
accijnzen. De Directeurs dier takken van dienst behielden evenwel de
administratie en vormden met den gouverneur een raad, die gewoonlijk
een maal per week bijeenkwam. Als secretaris van de raad fungeerde
de griffier.
Eenige jaren daarna, in 1826, werd ook het bestuur van het
kadaster in verband gebracht met dat der hypotheken en verenigd
met de administratie der registratie en loterijen. De werkzaamheden
in de provincie werden opgedragen aan een inspecteur onder het
rechtstreeks toezicht van den gouverneur en de administratie onder
gebracht ter provinciale griffie.
Van al deze werkzaamheden zijn archieven gevormd, die in het
archief van den gouverneur een afzonderlijke plaats innemen met de
daarbij behorende series agenda's, indices en besluiten. Toen in 1844
deze toestand ophield en arrondissements-directiën werden ingesteld
voor de heffing van de Rijks-belastingen en de gouverneur zijn ontslag
kreeg als directeur, zijn de in de periode van 1824—1844 gevormde
