98
99
3. het archief van de Provinciale Raad; van 13 Juli 1831 tot
30 September 1841.
c. het archief van 1841 tot 1861.
dit te splitsen in
1. het archief van den gouverneur (na 1850, Commissaris des
Konings); van 12 Januari 1841 tot 1861.
2. het archief van de Provinciale Staten; van 30 September
1841 tot 1861.
3. het archief van de Gedeputeerde Staten; van 30 September
1841 tot 1861.
Vervolgens de bij het gewestelijk bestuur gedeponeerde archieven.
1. Stukken uit het archief van het Bestuur der Belgische pro
vincie Limburg, betreffende de gemeenten, welke op het gebied der
tegenwoordige Nederlandse provincie Limburg gelegen zijn; van
11 November 1830 tot 22 Juni 1839.
Deze stukken zijn in het jaar 1845 door het Bestuur der Belgische
provincie Limburg te Hasselt overgedragen aan het Bestuur der Neder
landse provincie Limburg te Maastricht krachtens de tussen beide
landen gesloten overeenkomst van 24 Juni 1845.
2. het archief van de buitengewone Commissarissen des Konings
belast met het voorlopig bestuur der weder in het bezit genomen land
streken in de provincie Limburg; van 19 Juni 1839 tot 12 Januari 1841.
3. het archief van den „Directeur du Cercle" te Maastricht; 1814.
4. het archief van het commissariaat van het District Maastricht;
van 1818 tot 1851.
5. het archief van het commissariaat van het District Maastricht,
gevestigd te Valkenburg; van 1831 tot 1839.
6. het archief van den „Directeur du Cercle" te Roermond1814.
7. het archief van den „sous-intendant provisoire" te Roermond
van 1815 tot 1818.
8. het archief van den districtscommissaris te Roermond
van 1818 tot 1851
De archieven, vermeld onder de nummers 6, 7 en 8, zijn bij
een latere verandering in de administratie door elkander gemengd.
Hetgeen in het provinciaal archief de aandacht trekt, is de
streng doorgevoerde scheiding rangschikking naar de organen,
n.l. de splitsing in het archief van den gouverneur, van de Gedepu
teerde Staten en van de Provinciale Staten.
Dit vindt zijn oorzaak in de bepalingen, voorkomende in de
instructies van den gouverneur van 1814 en 1820 en in de thans
nog geldende van den Commissaris der Koningin van 1850. Aan deze
bepaling wordt ook thans nog de hand gehouden, zodat er een
agenda is voor de stukken behorende tot de competentie van den
Commissaris der Koningin en een voor de stukken, die bij het College
van Gedeputeerde Staten inkomen en onder hun competentie vallen.
Bij de ordening van dit archief, waarvan het schema een beknopt
resultaat is, werd van de gedachte uitgegaan, dat zoveel mogelijk
de oorspronkelijke orde diende hersteld te worden. Dank zij de vol
ledige series agenda's, indicateurs en indices met daarbij behorende
klappers op persoonsnaam en onderwerpen kon men spoedig een
inzicht krijgen in de wijze van administratie en registratuur. En ook
bij dit archief deed het zich telkens terugkerend verschijnsel voor,
van hetgeen wij zouden willen noemen onbewuste dossiervorming.
Het systeem van registratuur berust in hoofdzaak op het indi-
cateur stelsel, een franse vinding, welke door Napoleon in 1811 is
ingevoerd. De stukken worden geagendeerd en daarna aan de be
treffende afdeling bezorgd. Hier wordt de concept-beslissing ont
worpen. Na accoordbevinding wordt deze geparafeerd eerst door
den chef der afdeling en vervolgens. Voor de stukken van het
college van Gedeputeerde Staten, geldt dezelfde gang van zaken;
alleen moeten zij eerst nog in de vergadering van het college komen,
voordat zij door den Gouverneur en den griffier geparafeerd worden
door den gouverneur waarna de stukken voor de verzending worden
klaar gemaakt.
Het is de grondslag van het stelsel, dat iedere ingekomen brief,
die als bijlage bij de beslissing ter provinciale griffie minuut
genoemd opgeborgen wordt, niet volgens het agendanummer van
de ingekomen brief, dus chronologisch of op andere wijze, doch
volgens de datum der beslissing (de minuut of het antwoord op het
ingekomen stuk). Van de stukken, behandeld door het College van
Gedeputeerde Staten wordt een proces-verbaal opgemaakt; door
den Gouverneur voor de door hem genomen beslissingen eveneens
een verbaal. De beslissingen met de bijlagen vormen dan op hun
beurt de bijlagen bij het verbaal. Het is begrijpelijk, dat dit geen
bezwaar oplevert voor één antwoord op één ingekomen stuk. Beiden
worden opgeborgen op de datum der minuut, terwijl in de agenda
achter het agendanummer van het ingekomen stuk - de uitgaande
beslissing krijgt hetzelfde agendanummer als het ingekomen stuk
vermeld wordt de datum der minuut, met andere woorden de plaats
van het stuk in het archief. Doch wat moet er geschieden, wanneer
de behandeling van een stuk nogal uitgebreid is? Pastte men het
stelsel consequent toe, dan trof men over een zaak misschien op
tien plaatsen in het archief stukken aan, die telkens na gebruik
weer op hun respectievelijke plaatsen opgeborgen dienden te worden.
