136
Correspondentie ontstaan; de map betreffende deze verordening zal
soms jaren gebruikt kunnen worden; daarin wordt dan ook alleen
opgenomen de correspondentie betreffende de verordening en de
wijzigingen daarvan. De map, welke de bezwaarschriften inhoudt, zal
b.v. spoedig gevuld zijn. Zoodra dit het geval is, wordt deze map
afgesloten en een vervolgmap aangelegd.
Nadat het archief geruimen tijd in zijn geheel volgens deze methode
geordend is, zal de tijd komen, dat vernietiging van archiefstukken
noodig wordt met het oog op de plaatsruimte in de archiefbewaar
plaats of met het oog op de omstandigheid, dat het aantal dossiers
zoo geweldig groot wordt, dat deze een belemmering vormen voor
een goed overzicht van datgene, wat voor de administratie en voor
de historie van belang moet worden geacht. Er wordt overgegaan
tot vernietiging. Wat gebeurt nu? De stukken, die van weinig belang
zijn (in het door mij genoemde geval, b.v. de bezwaarschriften, de
kwijtscheldingen, de verminderingen, enz.) komen voor vernietiging
in aanmerking. De betrekkelijke dossiers worden uit de verzameling
genomen en vernietigd. Geen uitzoeken van stukken is noodig. De
selectie van de stukken heeft reeds plaats gehad bij de dossier
vorming. Alleen wanneer de vernietiging van stukken geen meerder
werk vraagt dan hier is aangegeven, zal regelmatige zuivering van
de archieven tot de mogelijkheden behooren. Welke regeling men
ook treft bij chronologische ordening van de stukken of bij indeeling
van de stukken naar rubrieken of onderwerpen, de vernietiging zal
in den regel achterwege blijven tengevolge van de omstandigheid,
dat het veel te veel werk vraagt om in deze methoden eene selectie
van stukken naar hunne vernietigbaarheid toe te passen.
Ten slotte nog een enkele opmerking. Het wil mij n.l. voorkomen,
dat er ook ten aanzien van een ander punt in de nieuwere methoden
van afchiefordening nog een misverstand kan bestaan. Enkele uitdruk
kingen van den heer Muller wijzen in de richting, dat hij de opvatting
heeft, dat ieder dossier evenals ieder stuk in de chronologische
ordening en in het rubriekenstelsel een eigen nummer moet dragen
en dat deze vaste nummering dan een bezwaar kan zijn voor den
systematischen uitbouw van het archief en bij de vernietiging van
archiefstukken, omdat er dan hiaten ontstaan. Dit is een geheel ver
keerde opvatting. Voor de ordening van archieven op den grondslag
van het dossierstelsel is het noodig dat wordt samengesteld een
registratuurplan, een plan van indeeling van al de onderwerpen, die
voor de administratie, waarvoor het archief moet dienen, van belang
zijn of kunnen zijn. Dit houdt in, dat een registratuurplan op een
breede basis moet worden opgebouwd en dat de groepeering der
137
stukken zoodanig moet zijn, dat daarin gemakkelijk de weg is te
vinden en dat daarin steeds weer nieuwe onderwerpen toegevoegd
kunnen worden, zonder dat dit afbreuk doet aan het geheel. Een en
ander is mogelijk door gebruik te maken van een systematische indee
ling en van z.g. decimale cijfergroepen. Hierdoor is een „elastische"
indeeling van onderwerpen mogelijk.
Nu ontvangt ieder onderwerp in het registratuurplan een (decimale)
cijferaanduiding, doch niet ieder dossier. Er kunnen zich verschillende
dossiers onder één onderwerpsomschrijving vormen en dit levert in
het geheel geen bezwaar op. De cijferaanduiding op het dossier geeft
aan tot welk onderwerp van het registratuurplan het dossier behoort
en waar zijn plaats in het archief zal zijn. Vormen zich onder een
cijferaanduiding verschillende dossiers, dan kan dit aanleiding geven
tot eene splitsing van het onderwerp en tot verdere verdeeling van
de betrekkelijke cijfergroep, doch ook is het mogelijk dat een nadere
onderverdeeling achterwege blijft, omdat de nadere ordening van de
dossiers langs een anderen weg kan geschieden. Zoo is er b.v. in het
gemeentelijk registratuurplan één cijfergroep voor alle z.g. personeele
dossiers. Deze dossiers alle met dezelfde cijfergroep worden
nader gerangschikt naar de namen van het personeel in alphabetische
volgorde. Dossiers met bouwvergunningen b.v. (die alle eenzelfde
cijfergroep volgens het registratuurplan hebben) kunnen nader worden
onderverdeeld naar straatnamen en huisnummers. Zoo is het mogelijk
om voor gemeenten van zeer uiteenloopende grootte en geaardheid
één en hetzelfde plan van ordening voor het archief te gebruiken,
zonder dat dit moeilijkheden oplevert voor de z.g. klassificatieaan-
duiding.
Mogelijk dat de heer Muller met eene decimale Massificatie heeft
kennis gemaakt, waarbij tegen verschillende regels van de moderne
archiefverzorging is gezondigd. De praktijk van de ordening van
archieven van vele Nederlandsche gemeenten is er om te bewijzen,
dat het ook anders en beter kan.
P. NOORDENBOS.
De Archiefwet en de uitvoering daarvan.
De universitaire vorming van den archivaris. Het
belangwekkend artikel, dat de heer Steur in de vorige aflevering
van ons tijdschrift (bl. 33 39) aan de vooropleiding van wetenschap
pelijke archiefambtenaren der eerste en tweede klas wijdt, strekt,
meen ik, in hoofdzaak om te betoogen, dat de eisch van een geslaagd
doctoraal examen, die thans aan de candidaten voor het radicaal der
