146
de geldende voorschriften eveneens moeten worden bewaard. Zoolang
deze bewijsstukken uitsluitend in chronologische volgorde worden
bewaard, is hun beteekenis met betrekking tot het navorschend
onderzoek in hoofdzaak beperkt tot een controlemiddel op de opgaven
van de aanwinstenlijsten. Worden zij daarentegen geplaatst, in zekere
doelmatig geachte tijdperioden van jaren gescheiden, volgens de
volgorde der letters naar den naam van de aanwinst, dan wordt,
naast het controlemiddel, om zoo te zeggen gratis daarbij verkregen
een zakenindex, die van grootere waarde is om inlichtingen te ver
krijgen over personen, dan de aanwinstenlijsten zelf. In den regel is
de naam van wien het betreft bekend, het juiste tijdstip van de aan
winst daarentegen dikwijls onbekend. Dit systeem is vooral van belang
in grootere verzamelingen.
Er is reeds gezegd, dat het dossierstelsel in zijn volledige
toepassing, met alle stukken, ook concepten betreffende een aange
legenheid elk afzonderlijk samengevoegd en de verschillende dossiers,
daarnaar in series naar het onderwerp gerangschikt, bezwaarlijk kan
worden doorgevoerd in een ouder archief, waar deze wijze van
rangschikken niet van den aanvang af heeft plaats gehad. Een meer
nauwgezet doorgevoerd dossierstelsel dient alleen te worden voor
behouden voor de in staat van wording zijnde gedeelten van een
archief. Dit stelsel wint voortdurend meer terrein, tenminste op de
grootere Zweedsche bureaux, soms met geringe afwijkingen in de
doorvoering, zóó dat bepaalde stukken uitsluitend worden gerang
schikt naar de formeele gezichtspunten, wanneer dit doelmatig wordt
geoordeeld. Naar het voorbeeld van overeenkomstige archieven in
Brussel en Parijs werd het dossierstelsel met series naar de onder
werpen ingevoerd in het archief van het Zweedsche departement van
Buitenlandsche Zaken door den toenmaligen Minister van Buitenlandsche
Zaken Alfred Laoerheim gedurende zijn ministerperiode van 1899— 1904,
van den aanvang af evenwel zonder logischen opbouw.1) In het jaar
1920 werd het stelsel veranderd. De groepen naar de onderwerpen
werden nu aangelegd in aansluiting aan de verschillende bureaus
en hun arbeidstaak, eerst bepaalde hoofdgroepen en daarnaar de
onderafdeelingen. Nadat Lagerheim na het beëindigen van zijn minister
schap hoofd werd van het „Handelsbureau", werd ook het archief
147
daarvan in 1908 naar het dossierstelsel vervormd. Het dossierstelsel
is verder in toepassing gebracht in het archief van het in 1913 van
het „Handelsbureau" afgescheiden „Bureau voor Sociale Zaken". Voor
het archief van het Boschbeheer heeft het bestuur der Domeinen
tot op zekere hoogte in 1924 volgens een vastgesteld schema het
zelfde stelsel voorgeschreven.
In een levend bureau van zekeren omvang en beteekenis komt
vroeger of later het tijdstip, waarop de loopende administratie niet
langer met succes kan worden gehandhaafd met alleen een chrono
logisch protocol en journaal met bijbehoorende akten in chronologische
volgorde gerangschikt, zonder dat maatregelen van den eenen of
anderen aard dienen te worden genomen om de zakelijke aange
legenheden gemakkelijker overzichtelijk en toegankelijk te maken.
Daartoe heeft men, waar geen dossierstelsel werd ingevoerd, ge
probeerd zich te behelpen met jaarindices van verschillende soort
bij de briefjournalen of ook met doorloopende zakenindices over de
afgedane zaken.1) In zekere mate kunnen dergelijke indices wel aan
het doel beantwoorden. Maar toch kunnen zij de groote voordeelen,
die het dossierstelsel biedt, niet vervangen: alle stukken betreffende
een en hetzelfde onderwerp liggen onmiddellijk bij de hand2), een
onmiddellijk overzicht van het materiaal wordt verkregen en daardoor
ook zekere uitgangspunten voor het rationeel uitlichten van stukken,
wanneer dit noodig is. Met het dossierstelsel wordt het tijdroovend
nazoeken ontweken; daardoor vormt het op den duur een besparing
voor de staatshuishouding.
Het dossierstelsel komt intusschen zijn volmaking nabij in de in
staat van wording zijnde deelen van een archief, wanneer het wordt
vereenigd met doorloopende zakenindices, die in samenhang met de
Naar het voorbeeld van het Zweedsche departement van Buitenlandsche
Zaken is, met bepaalde veranderingen en uitbreiding van het schema, het Deensche
departement van Buitenlandsche Zaken later door Prof. E. ARUP naar het dossierstelsel
gerangschikt. Hier worden de Kon. Besluiten op ministerieele voorstellen evenals de
origineelen van de rapporten der diplomaten in chronologische volgorde bewaard,
terwiil alle andere stukken verdeeld worden over verschillende groepen naar het
onderwerp, waaronder ook één van de afschriften, die bij de rapporten van de diplo
maten bewaard worden.
In het Departement van Eeredienst werden dienovereenkomstig in het laatste
gedeelte der 19e eeuw doorloopende zakenindices aangehouden voor de verzonden
koninklijke brieven volgens een nauwkeurig schema voor elk bureau afzonderlijk, waar
naast alfabetische plaats- en personenindices van dien tijd af jaarlijks naar het brief-
journaal werden overgebracht, terwijl het Departement van Landsverdediging b.v. zich
tevreden stelt met op verschillende wijze aangebrachte jaarlijksche indices deels bij
het inkomend briefjournaal en deels bij een gewaarmerkt afschrift van de Ministerraad-
lijsten.^ In het algemeen zouden op de verschillende departementsbureaux ook „preju-
dicaat aanteekeningen bijgehouden moeten worden, die in zekere mate het onderzoek
zouden kunnen verlichten. In dit opzicht zijn de toestanden in de departementen nooit
het voorwerp van een eenvormige regeling geweest.
2) „luiste klassificeeringen dienen tot het met zekerheid terugvinden van de
stukken, evenais de indices en de inhoudsopgaven. Wanneer men voor elke soort van
onderwerp een vaste titelrubriek had en voor elk onderwerp een „fascikel" met de
stukken, gerangschikt naar volgorde in tijd, zouden de onderzoekingen zonder verdere
hulpmiddelen mogelijk zijn". E. CASANOVA, Archivistica (Siena 1928), blz. 141.
