144
organisatie, is dit volgens hun meening ook niet noodig. Zij schrijven
deze indeeling alleen binnen zekere grenzen voor bij stukken, waarvan
de oorspronkelijke rangschikking niet kan worden vastgesteld.
Rekening houdend met de Zweedsche toestanden, mogen hier
onder enkele grondbeginselen voor het rangschikken van een archief
volgen.
Het is duidelijk, dat een indeeling naar de onderwerpen kan
worden gedacht te betreffen alle series van een archief als een
samenhangend geheel, of slechts bepaalde series, elk voor zich of
twee of meer samengenomen. -Betreffende het reeds aanwezige
materiaal in een archief kan de voornaamste richtlijn, een nauwgezet
doorgevoerd dossierstelsel, nauwelijks worden gevolgd. Daartegen
bestaan bezwaren door de wijze van administratie bij de overheids
lichamen en van inbinden der archiefstukken.
Het spreekt vanzelf, dat waar in een dergelijk archief series van
in volgorde geschreven brieven of minuten aanwezig zijn, deze
onveranderd moeten worden bijgehouden. Als regel geldt hetzelfde,
wanneer in de onderscheidene, tot een archief behoorende brieven
verschillende onderwerpen worden behandeldin elk geval, dat dit
voor een tijdperk een meer algemeene handelwijze is, is het het
meest doeltreffend deze brieven tezamen te houden. Zijn daarentegen
deze soort brieven gering in aantal, dan kunnen deze óf worden
bijeengehouden als een zelfstandige groep, met verdeeling van de
overige brieven over de onderscheidene groepen naar het onderwerp,
óf ook alle worden verdeeld met aangeven van aanwijzingen in de
145
afzonderlijke gevallen. Kostbare banden, die een tijdskarakter aan
geven, dwingen tot het seriesysteemin andere gevallen diende
dikwijls een verdeeling der stukken naar het onderwerp, met uiteen-
nemen der banden, te kunnen plaats hebben.
Bepaalde archieven en bepaalde series in een bestaand archief
zijn meer geschikt om naar het onderwerp te worden ingedeeld dan
andere. In de archieven van de administratieve overheidslichamen
kan dientengevolge dit stelsel met meer succes worden toegepast
dan in die van een gerechtshof. Het stelsel heeft zijn vanzelfsprekende
plaats op een bureau van den aard als het „Kammerkollege'', waarvan
het werk meer van controleerenden aard is. Met succes kan het
klaarblijkelijk worden toegepast bijv. in de Zweedsche departementen
bij de welhaast onoverzichtelijke chronologische series van stukken
betreffende de protocollen der staatssecretarieën en de stukken
betreffende den regeeringsraad. Het stelsel leent zich buitengewoon
goed voor een groot gedeelte der stukken in het archief van een
gouverneur en voor het archief van een griffie bijv. voor rekwesten
van particulieren. Het best kunnen de groep'en in bepaalde gevallen
worden gerangschikt topografisch of alfabetisch, daarna volgt de
chronologische rangschikking.
Het hierboven ontwikkelde stelsel wijkt in een onderdeel af van
dat der Nederlanders. Zooals wij gezien hebben, hebben deze de
stelling verkondigd, dat de losse stukken moeten worden gerangschikt
in strenge overeenstemming met de hoofdseries, waartoe zij behooren;
bijv. minuten en brieven in chronologische volgorde, voor het
geval chronologisch bijgehouden minuut- en brievenboeken,
waarin zij zijn ingeschreven, aanwezig zijn. Volgens het stelsel van
rangschikken, dat hier is aangegeven, blijkt de regel beter geformu
leerd te kunnen worden juist tegenovergesteld: bij het rangschikken
van losse stukken, die aansluiten aan een hoofdserie, moet steeds in
overweging worden genomen, in hoeverre deze niet op doeltreffende
wijze in de eerste plaats kunnen worden gerangschikt op een andere
wijze dan volgens hun chronologisch bijgehouden hoofdseries, naar
het onderwerp, dan wel topografisch of alfabetisch. Nemen wij een
voorbeeld. De aanwinsten worden in Zweden in chronologische volg
orde geboekt in daarvoor aangelegde lijsten. Deze sluiten aan bij de
aanwinst-bewijsstukken, waarop deze lijsten zijn gegrond en die volgens
De verklaring voor het algemeene standpunt der Nederlanders schijnt, behalve
in wat hier in het vorige is aangevoerd, te liggen eensdeels in een doctrinairen eisch
tot volledige consekwentie bij de toepassing van een rangschikkingsstelsel, anderdeels
in de groote hoeveelheden ingebonden stukken in een Nederlandsch archief, die
gewoonlijk 9/10 van den inhoud uitmaken. Onder dergelijke omstandigheden achten
zij het niet mogelijk om de geheele organisatie van het archief te vernietigen om deze
consekwent door een andere te vervangen en besluiten „Het is dus niet zoozeer de
groote voorliefde voor dit stelsel, die ons aanleiding geeft dit voor te schrijven, als
wel de overtuiging, dat de archivaris, die tevoren zijn plan wèl overwogen heeft en
dit in alle opzichten nauwgezet wil doorvoeren, eenvoudig zal worden gedwongen
het onze aan te nemen (MULLER, FEITH en FRUIN a. w. par. 15, blz. 28 - 29). Dat
noodzaak het leidende uitgangspunt is geweest van de schrijvers om de oorspronkelijke
rangschikkingen te nemen als baanbrekend beginsel, blijkt verder zeer duidelijk uit een
in 1914 geschreven artikel van een der samenstellers, MULLER, in het Ned. Archievenblad,
jaargang 23^ (1914 15) blz. 171, e. v. „Het z.g. decimale stelsel van archief
ordening waarin hij niet langer aarzelt om in het algemeen de invoering van een
nauwgezet doorgevoerd dossierstelsel voor te schrijven voor de in staat van wording
zijnde archieven, en tegelijkertijd met groote beslistheid elke poging ontraadt om de
oudere archieven met dit stelsel als grondgedachte te vervormen. Voor het dossier
stelsel in de in staat van wording zijnde archieven pleit ook P. NOORDENBOS, Oude
en Nieuwe Archieven (Ibid, jaarg. 35, 1927-1928, blz. 111-117). Wat betreft
de oudere archieven is ook voor hem de Handleiding de regel, waarop geen uitzon
dering wordt toegelaten.
In enkele gevallen is in een departement de praktische noodzaak bij de
behandeling van aangelegenheden aanleiding geweest, om uit overigens onaangebroken
series van aktestukken een groep naar het onderwerp te lichten en hiervan een eigen
onderafdeeling te vormen, bijv. in het departement van eeredienst de akten betreffende
de tractementen bij den eeredienst.
