132
133
een zuiver chronologisch dan wel een dossier-systeem moet worden
gevolgd.
BI. Bij de beschrijving sta op den voorgrond, dat de inventaris
slechts als wegwijzer behoeft te dienen, en dus te geven een over
zicht van den inhoud van het archief.
2. De meer nauwkeurige beschrijving moet hoofdzakelijk in
verband worden gebracht met de stukken, welke de handelingen
behelzen, door klappers, registers enz.
3. Voor den tijd, waarin de handelingen niet of niet geregeld
werden opgeteekend, dient de beschrijving uitvoeriger te zijn dan
voor latere tijden noodig is, bijv. in regestenlijsten.
Bezwaren tegen de stellingen van mr. Gratama voerde mr. Fruin
aan in zijn bijdrage: Het sorteeren der archiefstukken.1)
Onder verwijzing naar de ontwikkeling dezer bezwaren in die bijdrage
meen ik mij hier te moeten beperken tot de mededeeling van de
stellingen, die mr. Fruin tegenover die van mr. Gratama plaatste:
1. De serieën resolutiën, protocollen, rekeningen en andere
stukken, die sedert hunne opneming in het archief in banden, liassen
of pakken vereenigd zijn, vormen het geraamte van het archief,
waarbij de losse stukken zich aansluiten.
2. Bij de regeling van een archief behoort vóór alles zooveel
doenlijk de oorspronkelijke orde te worden hersteld. Eerst daarna
kan beoordeeld worden, of en in hoeverre het wenschelijk is van die
orde af te wijken.
3. De oorspronkelijke orde mag worden gewijzigd om afwijkingen
van den algemeenen bouw van het archief te verbeteren, onverschillig
of die afwijkingen aan vergissingen van beheerders van het archief
zijn toe te schrijven, dan wel voortgevloeid zijn uit een wijziging van
voorbijgaanden aard in het systeem van bewaring der archiefstukken.
4. Geen deel, lias of oud pak mag uit elkander genomen worden
zoolang het motief, dat tot de bijeenvoeging der stukken heeft geleid,
niet gebleken is.
Onmiddellijk daarna beantwoordde mr. Gratama de opmerkingen
van mr. Fruin in een: Naar aanleiding van „Het sorteeren
van archiefstukken" door m r. R. Fruin Th.Azn.3)
Een en ander gaf hem aanleiding zijne stellingen aldus te wijzigen:
Al. Bij de ordening van een archief dient in het oog te worden
Nederlandsch Archievenblad, 1894/95, blz. 8.
2) Ibidem blz. 14.
3) Ibidem blz. 22.
gehouden, dat de stukken en protocollen welke de handelingen der
corporatie of van haar bestuur behelzen, het geraamte vormen, om
hetwelk de andere stukken moeten worden gegroepeerd.
2. Aan het bijzonder oordeel moet worden overgelaten, op
welke wijze de toepassing dient te geschieden, bepaaldelijk of en
zoo ja op welke wijze en ten aanzien van welke stukken afscheiding
is gewenscht en bijeenvoeging in serieën is aangeraden; veelal zal
vroegere ordening hierbij den doorslag moeten geven.
Toen schrijver deze stellingen op papier zette, was nog niet de
eindredactie van de bijdrage van mr. Fruin, en waren ook niet de
stellingen, waarmede hij zijn betoog eindigde, hem bekend. Als gevolg
daarvan gaf hij een Naschrift waarin hij zijn oordeel over deze stel
lingen uitsprak. Hij verkoos zijn formuleering van de eerste stelling
boven die van mr. Fruin, kon zich niet vereenigen met de vierde
stelling. Met de derde stelling kon hij instemmen, maar tegen de
tweede had hij bezwaren van practischen aard.
Ook Mr. Muller die inmiddels voorzitter van de vereeniging was
geworden sprak zijn oordeel uit over de stellingen van Mr. Gratama
in Nog eenige regelen voor het ordenen van archieven,2)
waarbij hij, zooals hij het uitdrukte, nog kwam aandragen, met een
drietal stellingen. Alvorens deze stellingen toe te lichten deelde hij
mede dat het bestuur een soort van programma had voorgesteld,
volgens hetwelk achtereenvolgens deze categorieën van onderwerpen
zouden worden behandeld
1het sorteeren van archiefstukken
2. het beschrijven der archiefstukken
3. verdere beschrijvingsmaatregelen;
4. het samenstellen van den inventaris, in verband met het
indeelen van het depot;
5. de materiëele zorgen voor het archief;
6. uitgave van archiefstukken.
Van deze onderwerpen zoude op de eerstvolgende jaarvergadering
eerst dat onder 1 genoemde behandeld worden, en daarmede in
verband de stelling van Mr. Gratama ad A 1 en 2 genoemd.
De drie stellingen van Mr. Muller luiden dan
1. Bij het ordenen van een archief beginne men met het samen
stellen der seriën (notulen, brieven, protocollen, rekeningen, acquitten
enz.). Eerst daarna kan beoordeeld worden, in welke orde de losse
stukken vereenigd moeten worden.
2. De losse stukken, waarvan door inwendige of uitwendige
Nederlandsch Archievenblad, 1894/95, blz. 14, bijzonder blz. 20.
