79
78
stukken in de gemeente-archieven, te herzien heeft de Minister, nadat
de Gedeputeerde Staten van de onderscheidene provinciën daaromtrent
advies hadden uitgebracht, deze aangelegenheid ook aan de Ver-
eeniging van Nederlandsche Gemeenten voorgelegd om kennis te
dragen van hare beschouwingen daaromtrent. De Vereeniging heeft
gemeend dit punt tot een onderwerp van bespreking te moeten
maken in de archiefcommissie, door haar ingesteld. Het rapport der
commissie is voor de Vereeniging de leidraad geweest voor de
samenstelling van een ontwerp voor een geheel nieuwe lijst. De
praktijk had geleerd, dat de bezwaren tegen de lijst van 1908 niet
alleen hun oorzaak vonden in de omstandigheid, dat in de lijst tal
van categorieën van stukken niet genoemd werden, doch dat de
onvoldoende zuivering van de archieven van onbelangrijke stukken
hoofdzakelijk haar oorzaak vond in de omstandigheid dat de aan
duiding dezer stukken dikwijls zeer onduidelijk en onvolledig was.
In de eerste plaats is dan ook onderzocht op welke wijze de gebreken
van de bestaande regeling konden verholpen worden. Daarbij bleek,
dat er bezwaren waren van drieërlei aard.
In de eerste plaats was de aanduiding der vernietigbare stukken
te veel gebaseerd op bestaande (wettelijke) voorschriften, waardoor
de toestand was ontstaan, dat na wijziging van deze voorschriften
de aanduiding onvolledig was geworden.
In de tweede plaats was in de bestaande lijst de omschrijving
der stukken van dien aard, dat deze aanleiding gaf tot twijfel, wat
tengevolge had dat óf de vernietiging geheel achterwege bleef óf
dat meer werd vernietigd dan wenschelijk moet worden geacht.
In de derde plaats en dit was wel het grootste bezwaar
gaf de lijst eene aanduiding van stukken met behulp van alphabetisch
gerangschikte trefwoorden. Een alphabetische rangschikking kan in
vele gevallen duidelijk en eenvoudig zijn, wanneer zij wordt gebezigd
b.v. voor de aanduiding van eigennamen (persoons- en plaatsnamen)
doch voor de aanduiding van stukken naar hun inhoud, voor de
aanduiding derhalve van onderwerpen vooral ten behoeve van
eene voor alle gemeenten geldende aanduiding is het gebruik
van trefwoorden ongeschikt. Behalve dat voor de aanduiding van een
enkel onderwerp verschillende trefwoorden kunnen worden gebezigd
bij de keuze waarvan men zich bovendien geheel laat leiden door
willekeur is het ook onmogelijk eene duidelijke onderwerps-
omschrijving, eene nauwkeurige aanduiding van de stukken te geven,
wanneer deze aanduiding moet geschieden met behulp van enkele
woorden. Voor de aanduiding van de voor vernietiging in aanmerking
komende stukken in eene lijst, die toepassing moet vinden voor de
archieven van alle Nederlandsche gemeenten, is het noodig dat deze
stukken duidelijk en nauwkeurig worden omschreven. Dit is niet
mogelijk wanneer men gebruik gaat maken van trefwoorden; noodig
is eene systematische indeeling die een logisch en samenhangend
verband in deze onderwerpen schept. In de aanduiding van de onder
werpen met behulp van alphabetisch geordende trefwoorden werd
dan ook een onoverkomelijk bezwaar gezien met betrekking tot de
samenstelling van een bruikbare lijst. Daarom diende de bestaande
indeeling te worden prijs gegeven en eene geheel nieuwe lijst te
worden samengesteld, waarbij tot grondslag zou worden genomen
eene systematische indeeling van de onderwerpen der gemeentelijke
bemoeiingen. Zulk een indeeling kan eene duidelijke aanduiding geven
van de in de lijst opgenomen stukken en past zich bovendien veel
beter aan bij de meer en meer gevolgd wordende nieuwere methode
van archiefordening, n.l. de toepassing van het dossierstelsel. Bovendien
werd het van groot belang geacht dat bij deze systematische indeeling
aansluiting werd gezocht aan soortgelijke indeelingen, opdat de grootst
mogelijke uniformiteit in de aanduiding van de onderwerpen dei-
gemeentelijke bemoeiingen kon worden betracht.
Een en ander heeft er toe geleid, dat een ontwerp-lijst door
de commissie is samengesteld, die vrijwel ongewijzigd is overgenomen
en vastgesteld bij besluit van den Minister van Binnenlandsche Zaken
en Landbouw van 13 Februari 1928, no. 1013, Afdeeling B.B.
Deze lijst heeft het eerste resultaat opgeleverd van eene samen
werking tusschen de verzorgers van de oude en de nieuwere archieven.
Met zorg is een keuze gedaan uit de geweldige hoeveelheid corres
pondentie waaruit de archieven van den tegenwoordigen tijd zijn
samengesteld. De noodzakelijkheid van eene behoorlijke „reiniging"
der archieven wordt algemeen erkend, doch ook bestaat de over
tuiging dat zulks met zorg moet geschieden. En dat dit is geschied
door samenwerking, waardoor het mogelijk werd te letten èn op de
eischen der administratie èn op die van de historie, is zeker van
groot belang te achten.
Bij de samenstelling van de lijst is uitgegaan van de gedachte,
dat zij zal moeten dienen voor de vernietiging van stukken uit het
archief dat zich gaat vormen en dat zij voor het reeds gevormde
archief slechts geldt voor zoover zij daarop van toepassing kan
zijn. Voor zoover er zich in het reeds gevormde archief stukken
bevinden, die voor vernietiging in aanmerking komen en niet genoemd
zijn in de nieuwe lijst, zou naar het oordeel der commissie de
bestaande lijst van kracht kunnen blijven. De Minister heeft evenwel
bij vorengenoemd besluit van 13 Februari 1928 de oude lijst (van
