114
toelichting meen ik juist een tegenovergesteld principe gehuldigd te
zien, n.l. dat de archivaris voorzichtig zij bij het verstoren van een
door de administratie bewust opgezette ordening. Voor eene „om
werking" van de archieven zullen zeer gegronde redenen moeten
bestaan en zouden deze voor de tegenwoordige archieven nu reeds
bekend zijn, dan dienden de verzorgers dezer archieven m. i. daar
mede op de hoogte te worden gesteld. De administratie beslist m. i.
op welke wijze de stukken behooren te worden geordend, omdat
zij het archief in de eerste plaats moet gebruiken en geschiedt dit
ordenen op een zoodanige wijze dat daaruit duidelijk blijkt, hoe de
zaken door haar zijn behandeld, dan kan dit m.i. ook voor de
historie van groot belang ziin.
Het dossierstelsel, zooals dat hiervoor is omschreven, is als stelsel
niet volledig, wanneer daarbij niet tevens wordt aangegeven
de methode van ordening der dossiers (zaken) in het archief. De
„stukken" worden in de chronologische ordening geordend naar de
dagteekening en in de rubrieksgewijze ordening naar de onderwerpen.
Ook de „dossiers" (zaken) kunnen worden geordend óf chronologisch,
óf naar de onderwerpen. Chronologische ordening zou de noodzakelijk
heid medebrengen (evenals bij de chronologische ordening der stukken)
van de samenstelling van een „klapper" naar de onderwerpen, om
in de chronologische ordening der dossiers den weg aan te geven.
Daarom is het doelmatiger de dossiers direct te gaan ordenen
naar de onderwerpen, een zelfde gedachtengang die is gevold, toen
de chronologische ordening van de „stukken" werd vervangen
door eene ordening naar onderwerpen. In beide gevallen rijst
de vraag, hoe behooren de onderwerpen te worden ingedeeld,
alphabetisch of systematisch. In zooverre bestaat er dus tusschen
het rubrieken- en dossierstelsel eenige overeenkomst. Voor beide
stelsels is noodig gebleken een indeeling van de onderwerpen der
(gemeentelijke) bemoeiingen. Bij het rubriekenstelsel worden naar die
onderwerpen de stukken ingedeeld, terwijl bij het dossierstelsel deze
indeeling noodig is voor de ordening der zaken. Wordt dit onder
scheid niet voldoende in het oog gehouden, dan kan zulks gemakkelijk
aanleiding geven tot verkeerde gevolgtrekkingen en opvattingen.
Waar het dossierstelsel voor de ordening der gemeente-archieven
wordt toegepast, wordt vrijwel algemeen de systematische indeeling
gevolgd en bij het volgen van deze methode bevinden we ons m. i.
ook weer in goed gezelschap. Hetgeen in par. 15 en 16 van de
Handleiding en de daarbij behoorende toelichting wordt opgemerkt,
geeft althans den indruk dat er van den kant der archivarissen geen
bezwaren bestaan tegen een systematische ordening van de dossiers.
115
De opmerking die wel eens naar voren is gebracht tegen de
systematische indeeling van het registratuurplan van de Vereeniging van
Nederlandsche Gemeenten, n.l. dat deze indeeling is ontleend aan eene
voor bibliografische doeleinden opgestelde indeeling van de onder
werpen van het geheel der menschelijke kennis (den Code Decimal)
zou ik hierbij buiten bespreking kunnen laten, ware het niet dat ook
dit soms eene aanleiding is zich te verzetten tegen de toepassing
van het dossierstelsel. Deze Code is gebruikt als leiddraad bij het
opstellen van een goede systematische indeeling. In hoeverre de C. D.
in zijn geheel geschikt is voor de ordening van bibliotheken en ar
chieven, kan hierbij gevoegelijk buiten beschouwing worden gelaten.
Voor critiek op de systematische indeeling van het registratuurplan
der Vereeniging neme men deze indeeling en niet den C. D. tot uit
gangspunt. Verder meen ik ten aanzien van dit punt te kunnen vol
staan met een verwijzing naar mijn hiervoor bedoeld artikel in het
Ned. Archievenblad 1924/1925, waarin ik heb trachten aan te toonen,
dat deze indeeling een systematische en organische opbouw van het
archief mogelijk maakt.
De vraag die hierbij verder nog tot twijfel aanleiding zou kunnen
geven is deze, of het dossierstelsel, de vorming van de stukken tot
dossiers (zaken), gewenscht is. Voor de administratie behoeft dit m. i.
geen vraag te zijn; deze methode van archiefordening is voor haar
de beste, omdat deze het meest in overeenstemming is met de
praktijk en daarmede de meest gunstige resultaten worden verkregen.
Behalve dit, heeft het dossierstelsel nog meer voordeelen, waarop ik
hier ook nog even de aandacht wil vestigen.
In de archieven, waar de „stukken" chronologisch worden ge
ordend of worden ingedeeld naar rubrieken of onderwerpen, is het
de gewoonte deze jaarsgewijze in te deelen. Bij de chronologische
ordening der stukken in het rubriekenstelsel is het „afsluiten per
jaar gewoonte geworden, omdat de onderwerpsindelingen in den
regel niet de stukken van meerdere jaren kunnen bevatten, zonder
daarvan een chaotische verzameling te maken. Het archief wordt
dus telkens, op voor een archief zeer willekeurige tijdstippen, af
gesloten. Niet wordt, als bij de chronologische ordening, een aaneen
sluitend geheel gevormd; de stukken over een bepaald onderwerp
zitten over het archief verspreid. Een dergelijk bezwaar wordt niet
ondervonden bij toepassing van het dossierstelsel; daar kunnen de
zaken steeds naar haar onderwerp in het archief bijeen worden ge
houden, omdat de zaaksgewijze indeeling telkens weer gelegenheid
geeft tot groepeering van soortgelijke of aan elkander verwante zaken,
naar den aard van het archief. Hierdoor verkrijgt het archief een
