112
de opvattingen over de gemeentelijke archiefordening zich waarschijnlijk
wel eenigszins gewijzigd. Van een openlijk verzet tegen de toepassing
van het dossierstelsel kan niet meer worden gesproken, maar de
uitlatingen, die nu en dan nog worden opgevangen, geven toch niet
het gevoel, dat de archivarissen zich algemeen met deze methode
van archiefordening hebben vereenigd. De oorzaak daarvan heb ik
niet kunnen ontdekken en dit heeft mij er toe gezet opnieuw de
Handleiding der archivarissen ter hand te nemen om na te gaan wat
de waardeering van het dossierstelsel in den weg zou kunnen staan.
De raadpleging van de Handleiding heeft mij het gevoel bijgebracht,
dat deze eer een pleidooi levert voor de toepassing van dit
stelsel, dan een bestrijding daarvan. Dit heeft bij mij de vraag doen
rijzen of de bezwaren, die men tegen dit stelsel ziet, niet berusten
op misverstand. Daarom heb ik gemeend, dat het zijn nut zou kunnen
hebben in het Archievenblad een uiteenzetting te geven van het
doel en de strekking van het dossierstelsel en dit te toetsen aan de
Handleiding, opdat zou kunnen blijken of de beginselen van dit stelsel
al dan niet in strijd zijn met die, waarop de ordening en beschrijving
der oude arschieven berust, in de hoop dat eene gedachtenwisseling
hierover" de ordening der oude en nieuwe archieven nader tot elkander
zou kunnen brengen.
In een artikel in het Ned. Archievenblad (1924/1925 blz. 120 v.g.)
heb ik reeds gelegenheid gehad voor een korte behandeling van het
registratuurplan van de Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten
(waarmede getracht wordt een algemeene toepassing van het dossier
stelsel voor de gemeentelijke archiefordening te verkrijgen) en daarbij
heb ik ook in het kort een overzicht gegeven van de ontwikkeling
der gemeentelijke archiefordening sedert het begin der vorige eeuw.
Daarbij is aangegeven, dat deze ontwikkeling heeft geleid tot de
toepassing van het dossierstelsel, een normale ontwikkeling, waarbij
slechts rekening is gehouden met de eischen, die door de administratie
aan hare archieven worden gesteld. In den loop der tijden is gebleken,
dat de chronologische methode van ordening en het z.g. rubrieken
stelsel (eene ordening van de stukken naar enkele algemeene onder-
werpsomschrijvingen of rubrieken) het bezwaar hebben, dat daarbij
de stukken in de archieven worden opgeborgen op een geheel andere
wijze dan waarop zij bijeen zijn gevoegd tijdens hunne behandeling.
De administratie behandelt de stukken zaaksgewijze en tijdens de
behandeling worden ze zaaksgewijze bijeen gehouden. In de archieven
daarentegen worden ze, volgens vorenbedoelde methoden, opgeborgen
chronologisch of onderwerpsgewijze. Het dossierstelsel nu gaat uit
van de gedachte de stukken in de archieven z a a k s gewijze te ordenen,
113
m.a.w. de stukken worden in de archieven geordend op dezelfde
wijze, zooals zij door de administratie tijdens hunne behandeling
worden bijeengehouden. Dit is het principieele verschil tusschen de
chronologische ordening en het rubriekenstelsel eenerzijds en het
dossierstelsel anderzijds. Dossier beteekent: alle tot een zaak be-
hoorende stukken en deze beteekénis mogen we ook alleen toekennen
aan het woord „dossiers" waar dit in de archiefordening wordt ge
bruikt. Een verzameling van stukken, behoorende tot eenzelfde onder
werp of rubriek, mag geen aanspraak maken op den naam van
„dossier". Daartegen nu wordt herhaaldelijk gezondigd en dit heeft
tengevolge, dat het dossierstelsel zoo dikwijls verkeerd wordt be
grepen en beoordeeld. Een methode van archiefordening waarbij de
stukken onderwerpsgewijze in z.g. dossieromslagen worden bijeen
gehouden, wordt meestal aangeduid als een dossierstelsel, doch heeft
daarmede niets anders gemeen dan de dossieromslagen (z.g. archief
mappen). Zou er van den kant der archivarissen bezwaar bestaan
tegen deze, ten onrechte als dossierstelsel aangeduide, methode van
archiefordening (en hiervoor meen ik eenige grond te vinden in de
toelichting bij par. 16 der Handleiding), dan is een dergelijk bezwaar
mij volkomen duidelijk.
De administratie heeft de zaaksgewijze ordening der archieven
noodig, omdat zij dan de stukken in de archieven terugvindt in het
zelfde verband, waarin ze tijdens de behandeling waren bijeengevoegd.
Hierdoor is het mogelijk zich telkens weer een beeld te vormen van
de wijze, waarop de zaken zijn behandeld. En zou dat nu voor de
historie geen waarde hebben? Is het nu noodig, zooals kort geleden
door een der Rijksarchivarissen werd beweerd, dat deze (zaaksgewijze)
ordening later (daarmede waarschijnlijk bedoelende, wanneer de stukken
worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats in den zin van
art. 15 der Archiefwet 1918) moet worden verstoord en het archief
weer geheel opnieuw moet worden geordend? Ware deze opvatting juist,
het zou dan zeker gewenscht zijn, dat de archivarissen zich met de
verzorgers der nieuwere archieven gingen verstaan om tot eene
archiefordening te komen, waarbij dit opnieuw ordenen voor de toe
komst zou kunnen worden voorkomen. Is ze niet juist, dan vind ik
zulke uitlatingen geenszins onschuldig, omdat dit bij de verzorgers
der nieuwe archieven het gevoel wekt, dat, wat zij eenmaal met
zorg hebben opgezet, toch maar op losse schroeven staat. Dit is
niet bevorderlijk voor eene goede archiefverzorging, waaraan toch
zoo groote behoefte bestaat. Ik kan evenwel niet inzien dat deze
opvatting juist is en ook in de Handleiding kan ik geen grond vinden
voor deze opvatting. In de par. 16, 17 en 22 en de daarbij behoorende
