126
onderwerpen in hun systematisch verband aanduiden en de mogelijk
heid scheppen dit verband te bewaren, ook bij toevoeging van nieuwe
onderwerpen.
Wanneer ik thans nog iets ga mededeelen over de toepassing
van den door de Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten samen-
gestelden code voor de praktijk der gemeente-administratie, dan wil
ik beginnen met er op te wijzen, dat ook hier - evenals bij de
beteekems van het decimale stelsel als hulpmiddel bij de systematische
ordening van de onderwerpen der gemeentelijke bemoeiingen - ver
keerde meeningen hebben postgevat. Hoofdzakelijk vloeit dit voort
uit de omstandigheid dat hulpmiddelen, die bij ordening van nieuwe
archieven in het algemeen - en derhalve ook bij toepassing van
en z.g. decimalen code belangrijke diensten kunnen bewijzen,
te veel als een noodzakelijk bestanddeel van dien code worden be
schouwd. Er wordt bij de beoordeeling van de praktische bruikbaar
heid van den code over het algemeen te veel uit het oog verloren,
dat het gebruikmaken van bedoelde hulpmiddelen niet noodzakelijk
voortvloeit uit de toepassing van het decimale registratuurstelsel,
daarmede zelfs tot op zekere hoogte niets te maken heeft.
Met de toepassing van den code der Vereeniging wordt beoogd
het verkrijgen van eene ordening van de onderwerpen der gemeente
lijke bemoeiing, ten behoeve van de archieven, volgens één gedachte.
Niet iedere gemeente een eigen indeeling der onderwerpen, doch
één plan van ordening voor alle Nederlandsche Gemeenten. Het
gebruikmaken van hulpmiddelen staat hiervan geheel los; de praktijk
toont dit voldoende aan. In de ruim 70 gemeenten, die thans ge
bruik maken van den code der Vereeniging, wordt één systeem van
ordening der dossiers gevolgd, doch het gebruikmaken van de hulp-
middelen is in deze gemeenten zeer verschillend.
Onder deze gemeenten bevinden er zich vele - en dit zijn over
het algemeen de kleinere gemeenten - die werken met den code,
zonder eenig verder hulpmiddel. Voor deze gemeenten is de archief
ordening dan ook zeer eenvoudig; zij vordert weinig tijd. De stukken,
van het betrekkelijke klassificatienummer voorzien, worden na af
doening volgens die nummers in de archieven geborgen.
Voor de grootere gemeenten geldt ten aanzien van de ordening
der stukken vrijwel hetzelfde. Alleen zal het daar voorkomen, dat
zich in de archieven vele zaken van dezelfde strekking, van hetzelfde
onderwerp verzamelen, b.v. hinderwetsvergunningen, drankwetsver-
gunnmgen en -verloven, bouwvergunningen, ontheffingen van voor
schriften van plaatselijke verordeningen en wettelijke voorschriften
127
e. d., voor welke verzamelingen het gewenscht of noodig kan zijn,
dat hulpmiddelen worden toegepast voor hunne verdere ordening dan
naar de onderwerpen. Doch deze behoefte zal zich evenzeer doen
gevoelen bij de toepassing van een ander stelsel van archiefordening,
wanneer men althans daarmede goede resultaten wil verkrijgen.
Behalve met de zorg voor de ordening van het archief, zooals
hiervoor is aangegeven, wordt de registratuur-afdeeling in groote
gemeenten waar de stukken die bij de administratie binnenkomen
en die voor hunne behandeling over verschillende afdeelingen ter
secretarie en zelfs daarbuiten worden verspreid dikwijls belast met
de verzending dier stukken en het voeren eener administratie die
het mogelijk maakt, dat een geregelde controle op de afdoening dier
stukken kan worden verkregen. Voorts is deze afdeeling dikwijls het
centrale punt waar inlichtingen kunnen worden gevraagd en verstrekt
over den stand van zaken, waarvan de stukken nog in behandeling
zijn en waarop het archief als zoodanig dus geen antwoord kan geven.
De werkzaamheden, die uit een en ander voortvloeien, zijn dikwijls
veel omvangrijker en eischen dikwijls veel meer zorg dan de eigenlijke
ordening der archiefstukken. Ze staan los van het stelsel, dat voor
de archiefordening wordt toegepast, al komt het voor, dat ook voor
deze werkzaamheden gebruik wordt gemaakt van de systematische
indeeling.
Het zou mij te ver voeren hier een beschrijving te geven van
de wijze waarop de behandeling dezer zaken kan plaats hebben.
De methode van ordening staat daar evenwel geheel buiten.
Bij vergelijkingen, die wel worden gemaakt tusschen de archief
administraties van gemeenten van gelijke grootte, wordt meestal als
uitgangspunt genomen het aantal ambtenaren, dat aan de archief-
afdeelingen werkzaam is en wordt in het algemeen geen rekening
gehouden met de eischen die, met inachtneming van het vorenstaande,
aan de werkzaamheid dier registratuur-afdeelingen zijn of moeten
worden gesteld.
Het stelsel van archiefordening, dat door de Vereeniging van
Nederlandsche Gemeenten wordt voorgestaan, is op zichzelf uiterst
eenvoudig; in de praktijk is dit voldoende aangetoond.
Bij eene vergelijking tusschen het decimale registratuurstelsel en
andere systemen van ordening wordt maar al te dikwijls uit het oog
verloren, dat voor een juiste beoordeeling van de waarde van het
eene stelsel tegenover het andere, niet kan worden volstaan met de
vraag hoeveel tijd aan de ordening der stukken wordt besteed. Van
veel grooter belang is de vraag, of de stukken vlug uit het archief
te voorschijn kunnen worden gehaald en daarin weder opgeborgen,
