94
had. Naar de behoefte zich voordeed, zou een internationaal, althans
nationaal centraal orgaan het stelsel geregeld moeten aanvullen en
uitwerken; zoodoende bleef voor alle betrokken administraties de
eenheid van klassificeering behouden en werd het gebruik van door
de afzonderlijke registraturen willekeurig vastgestelde rubrieken voor
komen. Bovendien komt de uniformiteit ten goede aan de brief
wisseling tusschen de administraties, daar de stukken, op één zelfde
onderwerp betrekking hebbende, over en weer onder een zelfde klas-
sificatienummer bekend zouden staan.
Het bibliografisch systeem zou decimaal kunnen zijn ingericht.
Wel zijn aan een stelsel, dat zijn onderverdeelingen telkens binnen
het 10-tal moet houden, bezwaren verbonden, daar deze onderverdee
lingen dikwijls iets gedwongens zullen hebben, maar daartegenover
staat, dat de wijze van nummering in dit stelsel velerlei gemak op
levert. Zelfs het gebruik der groote getallen blijkt in de praktijk zoo
goed als niet tot moeilijkheid aanleiding te geven.
5. Het is gewenscht, dat commissiën van deskundigen voor de ver
schillende categorieën zich belasten met het maken van uittreksels uit het
algemeene registratuurplan, geschikt voor de ordening van elke categorie
dier archieven; deze commissiën zullen tevens aan de nationale centrale
commissie voorstellen doen omtrent de nadere uitwerking van bepaalde
onderdeden van het stelsel in verband met de gebleken behoeften.
6. Bij gebruikmaking van het dossierstelsel is een rangschikking
volgens de wetenschappelijke indeeling, en niet een chronologisché
doelmatig.
De ordening volgens het bibliografisch dossierstelsel, welke be
doelt het systematisch-wetenschappelijk ordenen der dossiers, brengt
uitteraard mede, dat ook de rangschikking er van systematisch ge
schiedt, zoodat bij elkander worden aangetroffen de verschillende
dossiers, die in den loop des tijds zijn gevormd over zaken, tot één
rubriek behoorend. Bij een chronologische rangschikking der dossiers
zal men dit voordeel derven, aangezien de dossiers over zaken, die
op één onderwerp (rubriek) betrekking hebben, over de verschillende
perioden, waarin de rangschikking naar tijdsorde is verdeeld, verspreid
zullen komen te staan.
De systematische rangschikking doet bovendien de zgn. „mnemo
technische" zijde van het bibliografisch systeem tot zijn recht komen,
omdat voor het opzoeken van een dossier thans alleen noodig is de
kennis van het klassificatienummer, dat vaak bekend zal wezenbij
een chronologische plaatsing der dossiers daarentegen' zal men in den
95
regel den index der dossiers te hulp moeten nemen, om het gezochte
nummer te weten te komen.
7. Het is ongewenscht, behoudens bijzondere uitzonderingen, eens
georganiseerde archieven te herordenen volgens een ander systeem.
Afwijking van den regel is bijv. geoorloofd, wanneer op het
tijdstip van invoering van een nieuw systeem van ordening voor de
archieven van een bestuurslichaam een bepaalde administratie nog
slechts zeer korten tijd bestaat en de aanpassing aan het nieuwe
systeem door herordening van het reeds gevormde archief van dezen
tak van administratie zonder veel moeite kan worden bereikt.
8. Aan de administratie blijve de beslissing om te bepalen, wanneer
overbrenging van een gedeelte van haar archief naar het archiefdepöt zal
geschieden overleg met den archivaris behoort hierbij te geschieden.
Hrt zal bij elke overbrenging van dossiers gewenscht wezen, bovendien
over te nemen de papieren, behoorend tot de registratuur, die noodig zijn
voor het raadplegen van het archief.
Naar gelang de toestand het eischt, zal de administratie omtrent
de overbrenging van dossiers naar het depót moeten beslissen. De
regel zal hierbij wel wezen, dat een bepaald jaar als terminus wordt
gesteld. De overbrenging omvat dan de afgesloten dossiers en de
gedeelten der loopende dossiers, voorafgaande aan het grensjaar. Bij
een volgende overbrenging zal dus de taak van den archivaris hoofd
zakelijk bestaan in het invoegen van dossiergedeelten, over een later
tijdvak loopend, in de bij een vorige gelegenheid overgenomen archief
dossiers.
Met de overneming der dossiers door den archivaris dient samen
te gaan de overneming der registratuur-papieren, daar deze onont
beerlijk zijn voor het werken in het archief. In het bijzonder worde
hier nog gewezen op het repertoire der dossiers, dat in chronologische
volgorde een inventaris van alle aangelegde dossiers bevat. Als bewijs
stuk bij de overneming van een archiefgedeelte kan het repertoire
zijn goede diensten bewijzen.
9. Het is in geen geval wenschelijk, dossiers samen te stellen uit
de papieren van verschillende zelfstandige archieven.
In het algemeen is het gewenscht, dat de archieven van de verschil
lende organen van een ambtelijk lichaam op dezelfde wijze geregeld worden
echter moet machtiging gegeven kunnen worden voor een bepaald archief
een eigen organisatie in te voeren.
De archieven van de zelfstandige organen eener corporatie moeten
afgescheiden blijven van elkander. Voor de gemeentelijke administratie
