92
Rapport der Registratuur-commissie, vastgesteld op de jaar
vergadering te Leiden den 4 September 1920.
1. De commissie is van oordeel, dat het niet op den weg der vereeni-
ging ligt,- zich uit te spreken over de wenschelijkheid van invoering van
een bepaald stelsel van ordening van het administratief archief; bij over
weging van de invoering van eenig stelsel is het echter gewenscht, dat in
overleg met den betrokken archivaris worde gehandeld,
De hoofdbezwaren, die in vroegeren tijd tegen invoering van het
dossierstelsel bestonden, zijn in de praktijk thans ondervangen.
Naar het oordeel der commissie behoort een uitspraak over de
wenschelijkheid van invoering van het dossierstelsel niet tot de
competentie der vereeniging.
Het zal toch in de praktijk der administratie moeten blijken, welk
stelsel van ordening van het administratief archief de voorkeur verdient;
de administratie zelve zal in deze zaak de leiding moeten behouden,
en de bemoeiingen van den archivaris behoeven zich, gelet op zijn
eigenlijke taak, niet uit te strekken tot het ontwerpen van een ordening
voor het zich vormend gedeelte van het archief. Evenwel zal een
totale onthouding van de zijde van den archivaris niet wenschelijk
wezen, daar eerlang het nu nog administratief zijnde archief onder
zijn beheer zal komen te staan en hij ook met deze stukken zal hebben
te werken. Het verdient derhalve aanbeveling, dat de invoering van
eenig stelsel van ordening niet geschiedt dan in overleg met den
betrokken archivaris.
In de slotalinea van 1 is uitgedrukt, dat de moderne verbeterde
techniek op het gebied van administratie de vroegere bezwaren van
practischen aard tegen de invoering van het dossierstelsel uit den weg
heeft geruimd.
2. Aan het hoofd van elke registratuur behoort een registrator te
staan; is eene secretarie enz. verdeeld in afdeelingen, dan kan elke afdeeling
haar eigen registrator hebben, die evenwel aan de leiding van den alge-
meenen registrator onderworpen behoort te zijn.
3. Voor de goede orde is het noodzakelijk, dat voor een archief in
al zijn onderdeelen hetzelfde stelsel van ordening aangenomen wordt.
Toelichting tot 2 en 3. Deze paragraphen bedoelen de eenheid
van werkwijze te waarborgen. Eenerzijds door concentratie in de
registratuur. Anderzijds door uniformiteit van ordening voor elk
afzonderlijk archief in al zijn onderdeelen. (Vergelijk 9 alinea 2
en 18.)
93
4. Bij ordening van een archief volgens het dossierstelsel blijve aan
den registrator de vrijheid, een bibliografisch systeem, al of niet met het
decimale stelsel, toe te pissen.
Bij toepassing van een bibliografisch systeem is het noodzakelijk zich
te houden aan de wetenschappelijke indeeling van een zoo mogelijk inter
nationaal, althans nationaal ontworpen stelsel; elke secretarie enz., die van
een bibliografisch systeem gebruik maakt, is verplicht, uitsluitend daaruit
over te nemen hetgeen voor haar administratie noodig is.
Bij de beantwoording van dit vraagpunt meende de commissie
zich in het algemeen van het uitspreken van een wensch te moeten
onthouden, nadat zij reeds sub 1 had te kennen gegeven, dat het
niet op haar weg lag, een bepaald stelsel van ordening van het
administratief archief aan te bevelen.
Zij wil derhalve aan den registrator de vrijheid laten, om bij eene
ordening volgens het dossierstelsel een bibliografisch systeem toe te
passen, al of niet met gebruikmaking van een nummering volgens het
decimale stelsel.
Onder bibliografisch systeem wordt verstaan een stelsel van
logische of wetenschappelijke rubriceering van het totaal der men-
schelijke kennis. Voor het geval de regisfrator tot toepassing van
een dergelijk systeem mocht willen overgaan, zou hij, naar de meening
der commissie, zich daarbij moeten houden aan een systeem, dat door
internationale samenwerking is tot stand gekomen en door nationale
wetenschappelijke krachten uit de praktijk in het Nederlandsch is
vertaald. Deze totstandkoming bij internationaal gemeenschappelijk
overleg zal den waarborg opleveren voor de deugdelijkheid van rubri
ceering. Aan dit vereischte voldoet niet het systeem Dewey in de
uitwerking van het Brusselsche „Institut International de Bibliographie",
daar wij hier te doen hebben met een arbeid, die geenszins het resul
taat is van algemeene samenwerking. Zoolang er een eigenlijk inter
nationaal wetenschappelijk stelsel blijft ontbreken, zou de voorkeur
moeten worden gegeven aan een met het oog op Nederlandsche
behoeften nationaal ontworpen bibliografisch systeem. Daartoe kan
niet dienen de door het Nederlandsch registratuur-bureau bewerkte
ordening vcor de Nederlandsche provinciale en gemeentelijke admini
stratie, aangezien deze arbeid niet voortgekomen is uit samenwerking
van wetenschappelijke krachten op onderscheiden gebied, in de Neder
landsche praktijk werkzaam.
Wanneer eenmaal een deugdelijk wetenschappelijk systeem is
vastgesteld, dan zou daaruit elke Nederlandsche administratie, die
een bibliografische dossierordening invoerde, het complex van hoofden
moeten overnemen, die zij voor haar registratuurplan (index) noodig
