92
in de onderafdeelingen moeten passen, bevatten in hoofdzaak niet soort
gelijke stukken, maar alle stukken, die op één onderwerp, op ééne zaak
betrekking hebben. En deze onderwerpen zijn legio, men kan ze bezwaarlijk
vooraf bepalen.
De heer Vermaat zal in deze opmerkingen zeker geheel niet kunnen
komenwant met stelligheid beveelt hij voor de rangschikking van alle
archieven eenzelfde systeem aan, en wel (tot mijne verwondering) het
stelsel Dewey, het Decimale stelsel. Als reden van die keus deelt hij
mede, dat dit stelsel in vele bibliotheken reeds aangenomen en doelmatig
bevonden is. Dit argument komt mij echter voor niet op te gaanwant
het springt in het oog, dat men wel zeer vele bibliotheken naar eenzelfde,
volgens de wetenschappen ingedeeld systeem kan ordenen, maar dat dit
niet even gemakkelijk is voor administratiën van verschillenden aard, zelfs
niet voor gelijksoortige administratiën, omdat die met de indeeling der
wetenschappen niets ter wereld te maken hebben, veel minder althans
dan met de indeeling der bureaux van elke administratie. Het groote nut
van het Decimale stelsel kan ik nog altijd (het kan wel aan mij liggen)
niet inzienen zeker wordt het door mij aangevoerde bezwaar van zijne
ingewikkeldheid en omslachtigheid door Vermaat niet wederlegd. Immers
hij deelt mede, dat de uiteenzetting van het registratuur-plan van Dewey,
dat eerst 42 bladzijden omvatte, thans, door de langzame omwerking en
uitbreiding ervan, reeds tot 791 bladzijden is uitgedijd. En als voorbeeld
van den „eenvoud" van het plan verhaalt hij, dat het nummer van de
rubriek Hollandsche letterkunde (wier-aanwezigheid mij in een
archief allerwonderlijkst schijnt!) is no. 89492. Dit noemt men in de
moderne registratuur „eenvoudig"
In het bovenstaande heb ik mijne bezwaren tegen de denkbeelden
van den heer Vermaat in hoofdzaak samengevatzij betreffen grootendeels
de bijzonderheden van het stelsel, die de hoofdzaak daarvan niet raken
en met eenig overleg wel te ondervangen zullen zijn. De bezwaren ver
hinderen mij dus niet, de kern van het systeem over het geheel juist
te noemen.
Ik wensch thans nog enkele losse opmerkingen te maken over sommige
details, die mij van gewicht schijnen
1°. De heer Vermaat noemt zijn stelsel het registratuur-stelsel,
waarin hij „het tot detailpunten gesystematiseerde dossier-stelsel" ziet, de
berging der stukken par ordre de matières. De naam schijnt mij niet
gelukkig: elke organisatie van een nog levend archief heet gewoonlijk:
registratuur; het eigenaardige van het aanbevolen stelsel is echter, dat het
werkt met dossiers par ordre de matières: het heete dus: dossierstelsel.
2°. De schrijver gebruikt voor zijne verschillende registers ongewone
namen, die ook afwijken van het gebruik te Zaandam. Het répertoire
93
heet b.v. bij hem rotulus, de inventaris der dossiers: répertoire, het re^uboek
afgifte-register, het register van rappellen: restantenlijst, het register van
korte notulenagenda enz. Dit schijnt mij eene fout, daar deze afwijkingen
het begrijpen van het stelsel zeer bemoeielijken.
3°. Nog even wil ik terugkomen op een reeds boven aangeduid
bezwaar. De schrijver beveelt aan, in één dossier „soortgelijke zaken'
te vereenigen, en hij definieert een dossier als „eene verzameling van
stukken, die tot eenzelfde klasse of groep behooren en in één
omslag geborgen zijn". Dit lijkt mij niet juist: een dossier behoort m.i.
in den regel te bevatten de stukken, betrekking hebbende op hetzelfde
onderwerp.
4°. In eenigszins omvangrijke administratiën schijnt het mij onuit
voerbaar, om bij het samenstellen van den indicateur dagelijks alle inko
mende stukken eerst te laten inschrijven op één register en ze ook op de
agenda te doen brengen door één persoon. Splitsing van het bewerken
van den indicateur naar de bureaux schijnt mij noodig, om buiten
gewoon groot oponthoud te voorkomen.
5°. De schrijver wil in de dossiers ook opnemen Staatscouranten,
Staatsbladen, Provinciale bladen, extracten uit tijdschriften, kranten enz.
M.i. is dit een verderfelijke weg, die de zuiverheid van het archief onher
roepelijk zal benadeelen.
6°. Als een stuk tot verschillende dossiers behoort, dan moeten vol
gens den schrijver in het tweede en volgende dossier afschriften of uit
treksels geplaatst worden; volgens mij moeten het getypte afschriften
zijn, om het overzicht van het dossier volledig te maken.
7°. Uitleenen van geheele dossiers moet volgens den schrijver „uit
den aard der zaak alleen in zeer bijzondere gevallen geoorloofd zijn";
volgens mijne meening moet het integendeel vaste regel zijn.
8°. Ik vestig de aandacht op de door den heer Vermaat (p. 59)
gegeven regels voor het samenstellen van den index.
9°. Eveneens op de ingenieuse manier van behandeling der re$us(p. 48).
10°. Zeer gelukkig acht ik de aanbeveling, dat aan het hoofd van
elke registratuur een registrator gesteld worde, die de administratie goed
kenne en het stelsel goed bestudeerd hebbeonder hem zullen werkzaam
zijn de beste ambtenaren der administratie, goed geschoold, niet
te klein in aantal en „zoo min mogelijk overgeplaatst.
11°. Uitdrukkelijk wordt aanbevolen (p. 27 en 40), om de nauw-
verwante dossiers dicht bij elkaar te bergen. Ik kan het groote voordeel
daarvan niet inzienik zou het dus alleen willen aanbevelen, indien zulk
eene berging niet andere doelmatige regelingen onmogelijk maakt.
y
