32
heeft daar niets te zeggen, en het gemeentebestuur, niet minder overladen
met werk dan de secretaris en met nog meer geringschatting voor zulk
peuterwerk, bemoeit zich daarmede allerminst en laat de zaken over aan
iederen afdeelingschef.
Bij toepassing van het nieuwe stelsel zullen de gevolgen voor de
orde op de secretarieën zeker noodlottig zijn; ik geloof, dat zij het hier
en daar reeds nu zijn. Denkt U nu echter eens in, wat er gebeuren zal,
wanneer over eenige jaren de archiefkasten op de verschillende bureaux
vol worden en de evacuatie der grootendeels losse bundels papieren naar
de onbeheerd openstaande archiefkamers of naar de zolders noodzakelijk
wordt. Ik denk niet, dat het vooruitzicht de haren der betrokken personen
te berge zal doen rijzen; maar ieder, die ik zeg niet hart heeft voor
archieven, want dat doet er hier niet toe, maar die uit ervaring weet,
hoe noodig, hoe onmisbaar het dikwijls is, om een onderzoek in te stellen
in verscheidene jaren oude papieren, zal toch bij eenig nadenken beseffen,
dat deze zaak ernstig is.
Men begrijpe het welde geheele hervorming der registratuur zal
ingevoerd worden, omdat men de archieven van voor eenige jaren, die
thans zeer soliede en ordelijk, maar zeer onpraktisch georganiseerd zijn,
gemakkelijk wil kunnen gebruiken. Daarvoor moet het dossier-stelsel
dienen, en kan het ook dienen. Maar ik beweer, en ik vrees geene tegen
spraak van eenen deskundige, dat de gang van zaken op den duur veel
erger en veel minder gemakkelijk zal worden, wanneer niet een ervaren
en zorgvuldig hoofd (vooral in den beginne) de uitvoering van het stelsel
overziet, en er de hand aan houdt, dat het stelsel ook voortdurend
consequent wordt uitgevoerd.
Men bedenke het wel: alles, absoluut alles in dit systeem berust
op het goed en logisch, uniform samenstellen der dossiers, die niet meer,
zooals vroeger, als ingekomen stukken bij een college eenvoudig chronolo
gisch achter zijne notulen gebonden worden, maar die telkens samenge
bracht moeten worden, naarmate zij betrekking hebben op éénzelfde zaak
of op éénzelfde serie gelijksoortige zaken. En ook wanneer dit resultaat
eenmaal verkregen is, dan hangt toch alles er van af, dat voortdurend
worde toegezien, dat de orde in al deze duizenden losse papieren gehand
haafd blijft en dat die losse papieren niet afdwalen.
Men bedenke verder, dat de éénige weg om in deze duizenden dos
siers den weg te vinden, is gelegen in den kaartenklapper, en dat wanneer
een dossier niet op de juiste kaart genoteerd wordt, of de kaart van hare
plaats geraakt, het dossier onherroepelijk verloren is, althans niet dan na
uren zoeken is terug te vinden. Men weet, hoe er gewoonlijk gedacht
wordt over het maken van de onmisbare indicesniet zelden komt het
voor, dat dezelfde index door verschillende personen, die toevallig wat tijd
33
over hebben, wordt aangelegd of bijgehouden. Bij eenig nadenken zal
ieder er zich rekenschap van geven, dat zulk eene methode zeer gevaarlijk
is en den index niet bruikbaar kan houden. Welnu, men geloove vrij,
dat dit gevaar bij het nieuwe systeem, hoe voortreffelijk het ook op zich
zelf is, eenige malen verdubbeld zal worden.
De redactie van De Gemeente-stem, die gezag heeft, zal wellicht
met haren inzender zeggen, dat het scheppen van dit nieuwe ambt, al is
het ook zeer noodig, onmogelijk is, omdat de titularis „hoogstens eenige
uren arbeid per dag" zou hebben. Ik spreek dit categorisch tegende
ambtenaar, op wien ik het oog heb, zal meer dan genoeg werk
hebben, om hem den geheelen dag bezig te houden. In eene groote
gemeente zal men voor dit werk, naar men mij van deskundige zijde mede
deelde, zelfs een hoofdambtenaar met een jongen klerk behoeven, terwijl
daarentegen alleen in kleine gemeenten de gemeente-secretaris zelf het werk
zal kunnen verrichten.
De ambtenaar dient te zijn een man met gezond oordeel en lange
praktijk, grondig met de gemeente-administratie bekend. Men drage hem
op de distributie en het stempelen der inkomende stukken naar de ver
schillende bureaux, waar ze op den Indicateur gebracht worden. Hij moet
het werk van de vorming der dossiers in de geheele gemeente-administratie
overzien, en door voeling te houden met de bureau-chefs (en met de hoofd
ambtenaren der gemeente-bedrijven) het verband en de uniformiteit tusschen
de verschillende bureaux handhaven. Men moet het sluiten der dossiers
gelasten. De ambtenaar behoort gedurende de bureau uren altijd op het
archief te zijn, om te zorgen, dat niets zonder recu wordt uitgeleend. Het
gemeentebestuur moge gelasten, dat op a 11 e afdeelingen der gemeente
administratie de registratuur op dezelfde wijze ingericht worde. Men be
hoort voor te schrijven, dat de bureaux jaarlijks op geregelde tijden alle
stukken, die ouder zijn dan b.v. vijf of tien jaren, geregeld overdragen
aan het nieuwe archief. De ambtenaar moet dan alle stukken, die hij
overneemt, controleeren en definitief ordenenals hij fouten vindt, make
hij daarop het bureau van herkomst opmerkzaam en sluite dan het dossier
af. De stukken, die geene blijvende waarde hebben, moeten door den
ambtenaar stelselmatig aan B. en W. ter opruiming voorgedragen worden
Hij moet de klappers nazien en verdere eventueel noodige indices zelf
vervaardigendit werk moet steeds consequent door dezelfde hand ge
schieden, nooit door verschillende personen, die er toevallig tijd voor
hebben; anders zal het telkens voorkomen, dat dezelfde zaken geboekt worden
onder verschillende hoofdende samenstelling van een model-index zal
Dit is zéér noodig; wanneer men niet geregeld oordeelkundig opruimt, geschiedt
het later ongeregeld en onoordeelkundig, en er gaat dan veel verloren, dat bewaard
had moeten worden.
