96
gebonden folianten welke, nevens het te raadplegen antecedent, tal van
andere stukken bevatten, niet gemakkelijk te behandelen zijn.
Bij groote administratiën, waar dikwijls retroacta moeten worden ge
raadpleegd, zouden gebonden deelen bovendien onbruikbaar zijn.
Zoodra eene bepaalde zaak is afgedaan en er derhalve geen bescheiden
meer aan behoeven te worden toegevoegd, wordt zij, met hare bijlagen,
met behulp van eene ponsmachine doorboord, een zijden koord wordt er
doorgehaald, waarvan de uiteinden met een zegel op het buitenblad worden
vastgehecht.
Dat de dossiers niet verloren gaan, behoort tot de zorg van den
registrator. Hij heeft er voor te zorgen, dat geen stuk of dossier door
de registratuur anders dan tegen afgifte van een re?u worde uitgeleend.
Het uitleenen van stukken kan uit den aard der zaak, welk stelsel men
ook volge, niet worden vermeden. Hierin schuilt altijd een gevaar voor
het verloren gaan van bescheiden. Wordt echter op de uitgeleende stukken
eene behoorlijke controle uitgeoefend, dan zal het zeker tot de zeldzaam
heden behooren, dat een stuk in het ongereede geraakt. Ook dit bezwaar
eindelijk is tot betrekkelijk geringe afmetingen terug te brengen, door
middel van practisch ingerichte re?u's. Ook in dit opzicht zij het mij
veroorloofd te verwijzen naar mijn hiervoren aangehaald werk H e t
Registratuurstelsel.
E. Een ander bezwaar tegen het registratuurstelsel zou zijn, dat men
om het terugvinden van stukken mogelijk te maken, gebruik moet maken
van vernuftig ingerichte klappertjes en notitieboekjes.
In hoeverre men daartoe elders is overgegaan, moet ik in het midden
laten, het stelsel gebiedt echter zulks geenszins.
De administratie der Pensioenraden, die, omdat deze colleges onop
houdelijk met antecedenten rekening hebben te houden, zeer gedetailleerd
moet zijn, beschikt over geen enkelen klapper, die niet in het stelsel tehuis
behoort.
De eenige klapper is de indicateur. Deze heeft vier „entries" (ingangen).
1 lexicographisch naar personen of autoriteiten,
2". naar de gemeenten,
3°. chronologisch,
4°. systematisch (par ordre des matières).
De systematische ingang is gerangschikt
a. lexicographisch naar trefwoorden,
b. naar de classificatienommers.
Het laatstgenoemde tweetal registers zijn die, welke het systeem van
Dewey in zeer breeden kring ingang hebben doen vinden.
Met deze eenvoudige hulpmiddelen, die te zamen den indicateur
vormen, worden alle stukken spoedig te voorschijn gebracht.
97
Het is bij de afdeeling Registratuur en Secretarie van de Pensioen
raden niet geoorloofd, op eene andere wijze aanteekening van stukken te
houden; notitieboekjes of klappertjes, die als hulpmiddel dienst zouden
kunnen doen, zullen daar dan ook te vergeefs worden gezocht.
F. Dat het registratuurstelsel in de practijk kostbaar zou zijn, kan
niet worden toegegeven. Welk stelsel men ook toepasse, steeds zal het
meer ambtenaren vorderen, dan in den regel tot dusver voor het admini-
streeren der archieven beschikbaar worden gestelddoch men vergete niet,
dat het bezit van een welgeordend en compleet archief, waarin de noodige
bescheiden in den kortst mogelijken tijd kunnen worden gevonden, tot
zeer aanzienlijke tijdsbesparing in de bureaux en tot een grondiger behan
deling van zaken leidt, en de hoogere kosten al is niet met cijfers aan
te toonen in welke mate toch stellig indirect voor een belangrijk deel,
wellicht geheel, worden gerechtvaardigd door verkregen tijdsbesparing
Hoeveel belangrijke stukken zijn niet alreeds te loor gegaan, omdat
zij aan onbekwame handen waren toevertrouwd?
Bij eene algeheele doorvoering van het Registratuurstelsel zal men
zeer zeker tot vereenvoudigingen kunnen geraken, die nu, omdat de
archieven verschillend zijn ingericht, niet in practijk kunnen worden gebracht.
's Oravenhage, 22 Maart 1916.
J. A. J. VERMAAT Jr.,
Chef van de Afdeeling Registratuur en
Secretarie van de Pensioenraden.
Over de opneming van private archieven in
openbare depots.
Onder private archieven verstaat men de archieven van niet publiek
rechtelijke lichamen of personen, dus niet die van Rijk, Provincie, Gemeente,
Waterschap, of van ambtenaren in dienst van een dezer lichamen. Onder
archieven verstaat men immers het geheel der geschrevene, geteekende en
gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig
bestuur of een zijner ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd
waren om onder dit bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten.
Nu wil het noodlot, dat juist deze omschrijving van archieven in zeer
vele gevallen niet toepasselijk is op de private archieven, aangezien deze
in het algemeen de bescheiden bevatten van vereenigingen en lichamen,
maar daarnaast de bescheiden van bepaalde families of van enkele personen.
Kan men bij de archieven der vereenigingen en lichamen, die een bepaald
doel nastreven, derhalve een zekere vaste richting aantoonen, niet alzoo
bij die der enkelingen of families, daar vooral bij de familie-archieven de
