94
elk in één dossier vereenigen. Men heeft dus respectievelijk „afloopende"
en „doorloopende" dossiers. Ik kan mij voorstellen op het gebied der
gemeenteadministratie ben ik niet voldoende thuis om uit te maken, welke
eischen die administratie stelt, daarom schreef ik „ik kan mij voor
stellen", dat men het dossier over den bouw van het Raadhuis beschouwt
als een „afloopend" dossier, terwijl men dit niet doet met de stukken
betreffende allerlei kleine, telkens voorkomende onderhoudswerken. Laatst
bedoeld „doorloopend" dossier zal öf ieder jaar of na korter of langer
tijdperk worden afgesloten. Nogmaals zij het gezegdmen moet hier de
eischen der practijk tot richtsnoer nemen. Maar, afloopend of doorloopend,
ieder dossier zal moeten worden geborgen op de plaats, waarop het volgens
het registratuurplan behoort te liggen. Bevat b.v. dit plan eene rubriek
„120", Raadhuis onderverdeeld in de rubrieken 121 Bouw, 122 Onderhoud,
123 Lokaliteit voor de administratie, 124 Lokalen in huur of in gebruik bij
andere administratiën enz., dan zal het „doorloopend" dossier 122 moeten
worden geborgen tusschen 121 en 123, wellicht beide „afloopende dossiers".
Vermits die ordening te allen tijde bewaard blijft, heeft partieele
reorganisatie van den internen dienst geen invloed op de berging van de
dossiers.
B. De heer Muller is, naar ik uit zijn geschriften meen te mogen
opmaken, geen voorstander van het (decimale) Dewey-stelsel.
Bij de Pensioenraden evenwel is met gebruikmaking van dit stelsel de
geheele voorraad bescheiden op overzichtelijke systematische wijze verdeeld.
De samenstelling van de verdeeling is geen willekeurige geweesb
doch eene, waarbij men zich de loopbaan van een ambtenaar voor oogen
heeft gesteld.
Onder „0" worden de algemeene zaken geclassificeerd, onder 6 en 7
zijn het bij de wet geregelde proces-recht in pensioenzaken én het omvang
rijke transitoire pensioenrecht ingedeeld.
Op deze wijze ontstaat de volgende Hoofdverdeeling
0. Algemeene Zaken.
1. Aanstelling.
Pensioensgrondslag.
Bijdrage.
3. Dienst.
4. Ontslag. Pensioenrecht.
5. Verleening, vermindering, verhooging, intrekking en einde van
pensioen.
6. Pensioenprocedure.
7. Transitoir pensioenrecht.
8. (Beschikbaar.)
9. Idem
95
Al deze groepen zijn drie of meerdere malen onderverdeeld.
Voor meerdere bijzonderheden zij het mij veroorloofd te verwijzen
naar het onlangs van mij, bij van Markens Drukkerij Vennootschap te
Delft, verschenen geschrift Het Registratuurstelsel.
Uit het bovenstaande moge blijken, dat men, al of niet met toepassing
van de cijfergroepen van het Internationaal Instituut te Brussel, zeer goed
tot eene nummering en indeeling van de bescheiden van eene administratie
van een publiekrechtelijk lichaam kan geraken met toepassing van de regels,
door Melvil Dewey gesteld.
De administratie der Pensioenraden is omvangrijk, de toevloed van
stukken groot en tengevolge van omstandigheden, die hier in het midden
kunnen worden gelaten, is het stelsel op het meest ongelegen tijdstip in
gevoerd. Niettemin is het, sedert zijn thans twee en een halfjarig bestaan,
practisch bruikbaar gebleken en heeft het geen moeilijkheden opgeleverd.
Ik meen te mogen beweren, dat het systeem van Dewey bij die admi
nistratie proefondervindelijk gebleken is aan alle te stellen eischen te
beantwoorden.
Hoofdzaak is, dat het registratuurplan (indeelingsplan)vóórdat tot
de invoering van het stelsel wordt overgegaan, met groote zorgvuldigheid
worde samengesteld. Aan de indeeling moet eene logische gedachtengang
ten grondslag liggen. Zij moet geschieden door personen, die met de
administratie, waarvoor het plan wordt gemaakt, volledig bekend zijn en
in samenwerking met iemand, die op het gebied van de registratuur des
kundig is. Zoo leenen zich de gemeentelijke en de provinciale admini
stratie zonder twijfel tot eene voor iedere gemeente, respectievelijk voor
iedere provincie gelijkvormige, derhalve algemeene regeling. Zelfs voor
de zooveel omvangrijker Rijksadministratie ware mijns inziens een algemeen
registratuurplan samen te stellen, zonder dat men met, wegens hare grootte,
onbruikbare cijfergroepen zou behoeven te werken.
C. De opmerking van meergenoemden geachten schrijver, dat het
bij dossiervorming zeer moeilijk is om waardelooze stukken later op te
ruimen is bij de Pensioenraden ondervangen. Deze stukken worden,
voordat zij worden opgeborgen, voorzien van een stempel V. V. V. (Voor
Vernietiging Vatbaar). Zij vinden niet in de eigenlijke dossiers hun plaats,
doch worden, volgens voor ieder soort stukken voorgeschreven regels,
geordend. Evenwel zonder uit het oog te verliezen den regel„Nauw-
verwante dossiers, bescheiden enz. worden bij elkaar geborgen."
D. Eene andere bedenking, te weten dat de stukken niet meer ge
bonden worden en daarom gemakkelijk zullen verloren gaan, is naar het
mij voorkomt, te ontgaan.
Trouwens ook bij administratiën, waar de stukken in chronologische
orde worden geborgen, kan niet tot binden worden overgegaan, omdat
