92
nieuw dossier te openen (b. v. bouwvergunningen, vergunningen volgens
de algemeene politieverordening enz.). Deze dossiers, die elk natuurlijk
over meer dan één jaar loopen, moeten dus afgezonderd gehouden worden
van de andere serie dossiers, die aan het einde van elk jaar afgesloten
worden, waarna met 1 Januari eene nieuwe serie dossiers begint. Voor
de vorming van dergelijke abnormale dossiers zijn geen vaste regels te
geven; hunne vorming is altijd een quaestie van overleg en practijk. Men
houde echter steeds in het oog, dat dergelijke dossiers, afwijkende van het
gronddenkbeeld van het stelsel, dat elk dossier stukken betreffende één
enkele zaak bevatten moet, altijd uitzonderingen moeten blijven.
Elk bureau vormt zijne eigene, jaarlijks afgesloten serie dossiers, die
in de archiefkast van het bureau bewaard wordt. Het secretarie-archief
bevat dus vanzelf zoovele rubrieken, als de secretarie bureaux telt."
Deze uitspraak geeft mij aanleiding tot de volgende opmerkingen,
die ik gaarne onder de aandacht van den geachten schrijver zou brengen.
A. Ik stel voorop, dat naar mijne meening de inrichting der regi
stratuur bij iedere administratie zich zal moeten aanpassen aan hetgeen
daar de practijk eischt. De registratuur is de dienaresse der administratie,
al heeft zij overigens voor zich zelve strenge voorschriften te stellen, het
door haar eenmaal aanvaarde stelsel te handhaven. Maar reeds bij hare
geboorte zal zij er zich van bewust moeten zijn, dat de administratie, die
van hare diensten gebruik zal maken, eene grillige meesteres is, wier
eischen wisselvallig zijn. Herziening van bestaande wettelijke voorschriften,
reorganisatie van haren dienst, hetzij geheel, hetzij ten deele, opheffing
van het eene, bijvoeging van een nieuw onderdeel zijn gebeurtenissen, die
herhaaldelijk voorkomen en der administratie telkens een nieuw aanschijn
geven.
I. Ik zou daarom als eerste eisch stellen, dat alles wat de registra
tuur betreft, moet worden gecentraliseerd aan één bureau of, bij de kleinere
administratiën, bij éénen ambtenaar. Dit bureau (die ambtenaar) moet
van den gang en den aard der werkzaamheden, die bij de betrokken
administratiën worden verricht, van de wetten, die worden toegepast,
behoorlijk op de hoogte zijn. Hij toch is verantwoordelijk voor de juiste
indiceering van alle inkomende en uitgaande stukken en niet minder voor
stelselmatige indiceering. Hij moet derhalve ook ieder stuk kunnen vinden,
dat de bureaux hoe die ook in den loop der tijden mogen zijn gevormd,
gesplitst, gecombineerd of hervormd op een gegeven oogenblik noodig
hebben.
Bij splitsing nu van de dossiers, naar de indeeling van de admini
stratie in bureaux, doet iedere inwendige reorganisatie waartoe vooral
de grootere administratiën, willen zij van haar personeel een zoo econo
misch mogelijk gebruik maken, herhaaldelijk verplicht zijn de systema-
93
tische dossier-indeeling vervallen, althans veranderen. Ik ontken niet, dat
voor kleine administratiën die bedenking niet zwaar weegt, maar het regi
stratuurstelsel is niet alleen geschikt voor kleine, doch is het ook en moet,
als aanspraak makende op den naam van „stelsel", geschikt zijn voor
omvangrijke administratiën.
Mocht overigens de geachte schrijver in de laatste alinea van zijne
door mij aangehaalde woorden bedoeld hebben, dat elke jaarlijksche serie
dossiers in de bureaux, waar die dossiers zijn bewerkt, moet worden
opgeborgen, dan vergunne hij mij de opmerking, dat ik dit uit den booze
acht. Staat men den ambtenaren toe in zulk eene verzameling naar harte
lust te grasduinen, dan durf ik te voorspellen, dat binnen zeer afzienbaren
tijd van het geheele stelsel, dat stipte orde als hoofdvoorwaarde stelt, niets
terecht komt.
Het registratuurstelsel eischt centralisatie en het eischt tevens, zooals
uit het vorenstaande volgt, naar mate van den omvang der administratie,
één of meer bekwame ambtenaren, die zelfstandig kunnen werken/zij dit
onder de leiding en onder het toezicht van den hoofdambtenaar of van
het college, waaraan de algemeene leiding der betrokken administratie is
opgedragen.
II. Tevens volgt uit het vorenstaande, dat het registratuur-stelsel
eischt stelselmatige indeeling van alle zaken „par ordre des matières."
Die stelselmatige indeeling verbiedt, mijns inziens, het verspreid
opbergen der dossiers, die gelijksoortige zaken behandelen. Daarom zou
ik bezwaar hebben tegen „het afgezonderd houden" van de eene serie
dossiers, die elk verschillende gelijksoortige zaken bevatten van eene andere
serie, waarin ieder dossier over slechts één zaak handelt. Waar het op
aankomt, is een behoorlijk systematisch ingericht en onderverdeeld registra
tuurplan (indeelingsplan). Volgens dit plan, waarin ieder onderdeel zijne
eigene, stelselmatig aangewezen plaats heeft, moeten mijns inziens ook de
dossiers worden geborgen.
Na den eerst gestelden eischcentralisatie, stel ik dus, stelselmatige
dossierrangschikking, stipt volgens het registratuurplan.
III. Ten slotte de vraag, hoe de dossiers gevormd worden. Juist in
dit opzicht acht ik het noodig, dat gehandeld worde, zóó als de practijk
het eischt. Vooreerst zij opgemerkt, dat men met den eisch, dat ieder
dossier één bepaalde zaak bevatte, niet verder komt. De vraag is, wat
men onder eene „zaak" verstaat. Dit kan b.v. zijn de op een bepaald
tijdstip begonnen en op een bepaald tijdstip geëindigde bouw van een
nieuw Raadhuis in eene gemeente (eene „afloopende zaak" dus), maar ook
alles wat betreft het onderhoud van het Raadhuis, wanneer het eenmaal
gebouwd is (eene doorloopende reeks van gelijksoortige handelingen).
Men kan alle stukken, die betrekking hebben op beiderlei soort van „zaken"
