46
maar in eene groote gemeenschap, waar de dossiers zich in het oneindige
vermeerderen, zal het, naar ik vrees, vooral wanneer men met jaarlijks
eene nieuwe serie begint, aanleiding kunnen geven tot eenigszins dezelfde
of dergelijke bezwaren als het Decimale stelsel oplevert: de rubrieken
klassen en onderverdeelingen kunnen toch m. i. alleen daarom te Meppel
veel minder talrijk zijn dan de in de nieuwe indeeling van het Decimale
stelsel aangenomene, omdat het hier eene vrij kleine gemeente geldt.
Daarom heeft men te Vlaardingen dan ook eene andere methode
aangenomen, die ook door den schrijver in De Gemeentestem aan
bevolen wordt en die juist dezelfde is, die ik zelf gewenscht had, -
eenigszins aarzelend, omdat ik toen nog niet durfde vaststellen, in hoeverre
de praktijk ze zou goedkeuren. Dit afwijkende systeem bestaat daarin, dat
jaarlijks op elk bureau eene nieuwe serie dossiers begonnen wordt, terwijl
de dossiers van elk jaar op elk bureau gewoon chronologisch naar
den datum van de vorming der dossiers in de archiefkast gerangschikt
worden. De dossiers worden echter allen op een kaartklapper gebracht;
daar worden dan voor elke rubriek, die in systematische klassen verdeeld
wordt, alphabetisch gerangschikte onderdeelen vastgesteld, terwijl achter
elk onderdeel het volgnummer van het dossier in de archiefkast genoteerd
wordt. In den grond is dit hetzelfde systeem als het Meppelschehet
verschil is alleen, dat de rangschikking te Meppel geschiedt in de archief
kast zelf, te Vlaardingen eerst in den klapper
De kaartklappers kunnen over verscheidene jaren voortgezet worden,
hetgeen het gebruik vereenvoudigt. Evenwel, daar kaartklappers in het
gebruik altijd lastig zijn en ze mettertijd lang en overvol zullen worden,
neig ik er wel toe, ze b.v. elke tien jaren in registers te laten overschrijven,
om een gemakkelijk overzicht te verkrijgen.
Elk dossier ontvangt derhalve een etiquet, dat b.v. aldus luidt
Armwezen.
1913.
Doss. 42.
No. 3.
(Rubriek.)
(Jaar van ontstaan.)
(Dossiernummers.)
(Volgnummer van het stuk in het dossier..)
De aanduiding der dossiers is eenvoudig; onbehoorlijk lange nummers
worden vermeden. Ook een ander voordeel wordt verkregen: het door
i) Natuurlijk kan men, als men dit wenscht, de dossiers aan het einde van el
iaar in de archiefkast rangschikken en nummeren volgens den kaartklapper van het
aar hetgeen weinig moeite kost en de voorstanders van eene systematische rang
schikking van het archief bevredigt. Het staat echter te vreezen, dat zulk eene ver
nummering verwarring zou kunnen stichten, omdat aanhalingen van het dossiei dan
vóór de vernummering anders zouden luiden dan later.
47
het Decimale stelsel tegenwoordig (ook na loslating van het Bibliographische
systeem) nog gehandhaafde algemeene systeem van indeeling van eene
registratuur (of van alle registraturen), zooals natuurlijk slechts na overleg
tusschen de verschillende registratuur-chefs vastgesteld zou kunnen worden,
wordt nu onnoodig, daar men jaarlijks slechts de afdeelingen van elke
rubriek, die te pas komen, behoeft op te nemen, terwijl de niet-voorkomende
eenvoudig weggelaten worden. Het geheele ingewikkelde systeem wordt
dus gereduceerd tot een eenvoudigen kaartklapper, die ieder volgens goed
vinden kan inrichten, al zal eenige door overleg verkregen uniformiteit altijd
zeer gewenscht zijn. Het komt mij dan ook voor, dat zoodoende inderdaad
de groote bezwaren van het Decimale stelsel ondervangen worden, daar
alles zeer vereenvoudigd wordt door het wegvallen van het vooraf vast te
stellen indeelings-systeem.
Het vastmaken der dossiers met stevige verbindingen in den rug,
gevoegd bij vasthechting met een met lak verzegeld koord na de vol
tooiing van het dossier, wordt zoowel te Meppel als te Vlaardingen noodig
geoordeeld en doelmatiger dan het inbinden. Volgens mijne beide zegs
lieden zou een stuk nooit uitgeleend moeten worden dan in het dossier,
waartoe het behoortwanneer de dossiers praktisch en niet te dik gevormd
zijn, levert dit volgens hen voor het gebruik der stukken ook geen bezwaar.
Uitleenen van losse stukken uit een dossier tegen regu achten beiden zeer
bedenkelijk voor het duurzaam behoud eener goede orde. Natuurlijk ver
heugt mij deze instemming met mijn stellig verlangen op dit punt.
Nog eenige opmerkingen over de opneming van stukken uit andere
archieven in de dossiers der secretarieën, bepaaldelijk van stukken uit de
archieven van den Gemeenteraad, den Burgemeester en de verschillende
stedelijke Commissiën (de raadscommissiën van advies, de commissiën van
beheer en de commissiën der gemeente-bedrijven) mogen hier eene plaats
vinden.
In de eerste plaats de behandeling van het archief van den Gemeen
teraad. Te Meppel bestaan registers van onderteekende en dus gewaar
merkte raadsbesluiten, om bewijs te hebben van deze besluiten, die de
kracht van verordeningen hebbenmet de dossiers van de aan den ge
meenteraad overgelegde stukken en de daarover gedane voordrachten vormen
deze registers het archief van den gemeenteraad, dat afzonderlijk gehouden
wordt van het archief van het gemeentebestuur, omdat de leden van den
gemeenteraad anders de dossiers van de secretarie zouden kunnen en
moeten raadplegen. In de dossiers van de secretarie bevinden zich dus
te Meppel afschriften van de betrokken raadsbesluiten. Te Vlaardingen
worden de raadsbesluiten echter in de dossiers ingevoegd en worden de
