44
daardoor dadelijk en gemakkelijk zien, waar de bezwaren van zulk eene
organisatie liggen, zoowel theoretisch als praktisch. Ook praktisch, want
wij zijn het, die de oude archieven voortdurend moeten gebruiken en
daar de nieuwe archieven ons thans steeds meer overstroomen ook de
nieuwe, waarin wij allicht ook beter den weg vinden dan de mannen van
de praktijk der nieuwe systemen, die steeds meer worden ingevoerd en
die, veel meer dan de (ons goed bekende) oude organisaties, afwijken van
die der 19e eeuw.
De kennismaking met de personen, die de registraturen van twee
niet groote Nederlandsche steden Meppel en Vlaardingen zonder
onderling overleg toch in geheel denzelfden geest nieuw hebben georgani
seerd, en op wier instemming onlangs een hoofdartikel van het bekende
weekblad De Gemeentestem zijn zegel zette, heeft mij echter niet
alleen voldoening gegeven, maar zij is mij ook praktisch nuttig geweest.
Want onze correspondentie, gevolgd door mondelinge bespreking, heeft
onze wederzijdsche denkbeelden op verschillende punten verhelderd, en
ons hier en daar ook in details een juisteren weg doen vinden. In de
hoofdzaken zijn wij het thans eens en gezamenlijk zouden wij ons dossier-
stelsel durven aanbevelen. Ten vervolge op mijn vorig artikel, veroorloof
ik mij dus nu, de klaardere resultaten, waartoe wij gekomen zijn, nog
eens kortelijk uiteen te zetten. Dat onze ervaring geput is uit de praktijk
van twee kleine steden, schijnt mij geen bezwaar, integendeel een voor
deel; in het archief eener kleine stad is het systeem gemakkelijk te over
zien en in de praktijk te beproeven; van dezen grondslag uitgaande, is
het dan gemakkelijk, het systeem uit te breiden en pasklaar te maken voor
het archief eener groote stad.
Een dossier der registratuur moet alle stukken bevatten, die, op ééne
zaak betrekking hebbende, ter secretarie zijn ingekomen en uitgegaan. De
stukken worden in chronologische orde in het dossier geplaatst; elk stuk
draagt het nummer van den Indicateur, van het dossier, en van het
Répertoire (welk laatste de plaats van het stuk in het dossier aangeeft).
Als de zaak afgeloopen is, wordt het dossier gesloten, hetgeen in den
regel geschiedt binnen het jaar. Is bij het einde van het jaar de behandeling
eener zaak nog niet afgeloopen, dan wordtdit dossier (dat onder het
nummer van het aanvangsjaar geboekt blijft) nog achtergehouden en voort
durend met de inkomende stukken vermeerderd, totdat in een volgend
jaar de behandeling der zaak afgeloopen is; dan wordt het dossier afge
sloten en in het archief opgeborgen
i\ Over één punt gelukte het niet tot volkomen eenstemmigheid te komen. Voor
de splitsing der gemeenterekening met hare acquitten in hare verschillende verzamel-
staten en de verdeeling daarvan over de dossiers (die ik trouwens slechts op verlangen
45
Naast deze normale dossiers, wier inhoud op ééne bepaalde zaak be
trekking heeft, vindt men echter ook doorloopende, waarin bijeengeborgen
zijn de stukken betreffende gelijksoortige zaken, die geregeld en herhaal
delijk voorkomen, maar waarover gewoonlijk telkens slechts één of zeer
enkele stukken inkomen, zoodat het niet gewenscht is, over ieder dier
zaken een nieuw dossier te openen (b.v. bouwvergunningen, vergunningen
volgens de algemeene politieverordening, enz.). Deze dossiers, die elk
natuurlijk over meer dan één jaar loopen, moeten dus afgezonderd ge
houden worden van de andere serie dossiers, die aan het einde van elk
jaar afgesloten worden, waarna met 1 Januari eene nieuwe serie dossiers
begint. Voor de vorming van dergelijke abnormale dossiers zijn geene
vaste regels te geven hunne vorming is altijd eene questie van overleg
en praktijk Men houde echter steeds in het oog, dat dergelijke dossiers,
afwijkende van het gronddenkbeeld van het stelsel, dat elk dossier de
stukken betreffende ééne enkele zaak bevatten moet, altijd uitzonderingen
moeten blijven.
Elk bureau vormt zijne eigene, jaarlijks afgesloten serie dossiers, die
in de archiefkast van het bureau bewaard wordt. Het secretarie-archief
bevat dus van zelf zoovele rubrieken, als de secretarie bureaux telt te
Amsterdam zijn er, meen ik, 17 bureaux: Algemeene secretarie, Algemeene
zaken, Onderwijs, Armwezen, Statistiek, Openbare gezondheid en handels
inrichtingen, Publieke werken, Volkshuisvesting, Militaire zaken, Burgerlijke
stand, Bevolkingsregister, Financiën, Rekenkamer, Belastingen, Pensioenen,
Bedrijven en Arbeidszaken. In kleine gemeenten, waar geene afzonderlijke
bureaux van de secretarie bestaan, is het dus ook niet noodig, zulke
rubrieken te vormen. Men kan ze echter aannemen en daarvoor eene
loketkast op de secretarie plaatsenhet is dan wel het beste, om (voor
zooveel noodig) dezelfde rubrieken te kiezen, als de bureaux der groote
steden. Te Meppel wordt elk dezer rubrieken verdeeld in vaste, systematisch
gerangschikte klassen, die weder onderverdeeld worden in alphabetisch
gerangschikte vaste afdeelingen, zoodat elk dossier vier nummers draagt:
die van de rubriek, van de systematische klasse, van de alphabetische
onderverdeeling en van het dossier zelf, waarna natuurlijk elk stuk ook
nog een volgnummer ontvangt. Dit systeem, dat in beginsel hetzelfde
is als het Decimale stelsel, is in eene kleine gemeente uitnemend bruikbaar;
van een ander opnam en die op onze vergadering ook tegenspraak ondervond) schijnt
men in de praktijk niet veel te voelen, hetgeen mij trouwens verwondert, omdat
eene zaak eerst met de betaling geheel afgehandeld is. Te Meppel bleek men even
wel geen bezwaar tegen de uitvoering te hebben, mits de (dikwijls zeer omvangrijke)
verzamelstaten niet in de gewone dossiers opgenomen werden, maar in afzonderlijke.
Ik verneem, dat de inkomende en uitgaande stukken van enkele secretarie-
bureaux grootendeels V. V. V. zijn en dus aan het einde van elk jaar wel vernietigd
worden (b.v. Bevolking, Burg. stand, Militie). De door zulke bureaux vertegenwoor
digde rubrieken kunnen dan natuurlijk uit de registratuur vervallen.
