182
8°. Ik zeide reeds, dat er te Zaandam geene registers van resolutiën
van het gemeentebestuur meer bestaan en dat ook het verhandelde in de
raadszittingen alleen in het raadsverslag te vinden is. Dit schijnt mij een
zéér aanbevelenswaardige maatregel, die ook een consequent gevolg is van
het aannemen van het stelsel. Wanneer men, zooals hier en daar nog het
geval schijnt te zijn, de oude registers van resolutiën in het nieuwe stelsel
behoudt, dan hinkt men op twee gedachten en aanvaardt niet franchement
de gedachte van het nieuwe stelsel. Wil men de doorloopende registers
van resolutiën niet missen, dan moet men het nieuwe stelsel, dat daarop
berust, niet aannemenals men die registers ook in het nieuwe stelsel
behoudt, dan berokkent men zich noodeloos eene zeer belangrijke verzwaring
van den arbeid.
9°. Te Zaandam is de Indicateur, zooals ik zeide, vervangen door
een eenvoudig aanteekenboekje, dat de lotgevallen van elk ingekomen stuk
vermeldt en na afdoening daarvan vernietigd wordt. Dit schijnt mij eene
niet doelmatige vereenvoudigingde Indicateur is in dit systeem het éénige
stuk, dat een algemeen overzicht geeft van den geheelen gang der zaken:
daarop mag men dus m. i. niet bezuinigen. Bovendien is het ook voor
het gemakkelijk vinden van sommige stukken wel gewenscht, dat men een
chronologisch overzicht heeft van de dagelijks inkomende stukken en van
hunne lotgevallen. Het is waar, dat men den Indicateur kan vervangen
door een chronologischen klapper op de verschillende dossiers; maar dit
is omslachtig en onpraktisch
10°. Te Zaandam worden ook de archieven der commissiën van
advies in het systeem opgenomen. Dit schijnt mij, voor zoover de eigen
lijke raadscommissiën betreft, ook juist en in overeenstemming met het
stelsel, dat berust op de concentratie der geheele administratie in handen
van Burgemeester en Wethouders, waardoor het vormen van volledige
dossiers over de behandeling eener zaak eerst mogelijk wordt.
De stukken van den gemeenteraad zelf, die te Zaandam eveneens in
de dossiers verwerkt worden, schijnen mij daarentegen, hoewel de behan
deling der zaak door Burgemeester en Wethouders en door den gemeen
teraad in eene rechte lijn doorloopt en de stukken dus inderdaad in
éénzelfde dossier thuisbehooren, helaas om de eischen der praktijk beter
afgezonderd gehouden te worden. Ik twijfel toch zeer, of Burgemeester
Later heb ik vernomen, dat men ook te Zaandam den Indicateur wil herstellen.
Het opbergen van de stukken in de orde van den Indicateur schijnt mij daarentegen
geheel niet aanbevelenswaardig. Het zou toch bij elk onderzoek het vormen van
tijdelijke dossiers noodig maken, die later weer ontleed en op hunne plaatsen inge
voegd zouden moeten wordenhet plan zou dus ook alleen uitvoerbaar zijn, wanneer
men het geheele archief liet bestaan uit losse stukken. Zoover ik weet, is dit stelsel
dan ook nooit bij het Registratuur-stelsel toegepast: ook in den Franschen tijd heeft
men altijd gewerkt met een chronologischen Indicateur, waarnaast echter systematisch
gevormde dossiers bestonden.
183
en Wethouders het altijd wenschelijk zullen achten, om aldus aan alle
raadsleden, wien men den toegang tot het archief van den gemeenteraad
kwalijk weigeren kan, inzage te geven van al hetgeen over de behandeling
eener zaak door Burgemeester en Wethouders in het dossier zal moeten
voorkomen. En omgekeerd zal men niet gaarne de stukken voor de
behandeling eener zaak in geheime raadszitting voor de ambtenaren, die
de dossiers behandelen, willen openleggen.
Er zijn helaas meer stukken, die aldus om praktische redenen buiten
de regeling gehouden schijnen te moeten worden. Ik wil die even aan
wijzen, omdat daardoor blijkt, dat het ten slotte toch onmogelijk is, het
stelsel in al zijne consequenties door te voeren; het voordeel van de
invoering wordt door deze uitzonderingen belangrijk verminderd, maar
toch schijnt mij het handhaven dier uitzonderingen bepaald noodig. Ik
zeide zooeven, dat ik het onnoodig en daarom onwenschelijk achtte, om
de archieven van de raadscommissiën van bijstand van Burgemeester en
Wethouders, die de behandeling der zaken in den gemeenteraad voorbe
reiden, buiten de regeling te houdenmaar voor de archieven van andere
commissiën, die tot zekere hoogte een eigen beheer en ook zekere zelf
standigheid hebben, schijnt mij dit wel degelijk het geval te zijn. Ik
denk allereerst aan de raadscommissie voor de strafverordeningen, en
bovendien aan het college van Curatoren van het gymnasium, de commissie
voor het Middelbaar onderwijs en dergelijken. Ik betwijfel, of deze laatste
colleges zouden wenschen, dat niet alleen hunne besluiten, maar ook de
voorbereiding daarvan en de beraadslagingen daarover aldus aan Burge
meester en Wethouders en ook aan vele gemeente ambtenaren bekend
werden.
Een bezwaar van anderen aard geeft aanleiding, om ook eene tweede
soort van archieven, de zéér omvangrijke archieven der gemeentebedrijven,
buiten de regeling te houden. Deze stukken zijn bepaaldelijk die van
gemeente-ambtenaren: Burgemeester en Wethouders zouden dus zeer
stellig kunnen gelasten, dat deze archieven in de dossiers van het stelsel
werden ingelascht, evenals de stukken van de afdeeling der secretarie,
die de gemeente-bedrijven behandelt. Dergelijke combinatie zou ook in
overeenstemming zijn met het stelsel en voor de gebruikers der dossiers
zeer doelmatig zijn, daar het door de toevoeging dezer bescheiden aan de
dossiers mogelijk zou worden, om de behandeling eener zaak van meet
af aan na te gaan. Maar de praktijk zou zich zeer stellig ook tegen
dezen maatregel verzetten. Vooreerst toch zijn de archieven der gemeente
bedrijven bijzonder omvangrijk; die omvang wordt bovendien, althans
voor een niet onbelangrijk deel, veroorzaakt door de uitvoerige correspon
dentie met Burgemeester en Wethouders, die reeds in het dossier aanwezig
is. Maar bovendien zijn de archieven der gemeente-bedrijven, die overal
