180
aandringen, dat in ieder geval de grootste zorg worde gedragen, om
door zeer solide bevestiging van de stukken der dossiers te trachten deze
noodlottige gevolgen van het stelsel zooveel mogelijk te verminderen.
2°. Ook schijnt het mij bepaald noodig, de dossiers niet meer, zooals
thans geschiedt, na de afsluiting eenvoudig zooals ze zijn in de doozen
of laden te laten liggen. Zij behooren, als zij afgesloten zijn, zooals in
het buitenland, ingebonden te worden, of, indien men het binden te kost
baar oordeelt, althans ingenaaid, om het verstoren der orde en het te loor
gaan van stukken te voorkomen. Het uitleenen van afzonderlijke stukken
uit dossiers behoort stellig verboden te zijnwant ook met het strengste
toezicht wordt het dan onmogelijk, om de orde in de dossiers te hand
haven en de volledigheid er in te bewaren.
3U. Ik zeide, dat wij te Zaandam enkele doorloopende dossiers ont
moetten, die niet eene bepaalde zaak, maar eene serie gelijksoortige zaken
betroffen. De vorming van zulke dossiers is somtijds bijna onvermijdelijk,
omdat vele geregeld terugkeerende zaken in slechts een of twee stukken
afgehandeld worden en dus weinig geschikt zijn om afzonderlijke dossiers
te vullen. Maar deze doorloopende dossiers moeten toch steeds tot de
groote uitzonderingen blijven behooren. Immers het hoofdvoordeel van het
stelsel berust juist op de mogelijkheid, om reeds door de raadpleging van
één enkel dossier de geheele behandeling eener zaak te leeren kennen; in
een doorloopend dossier nu wordt het materiaal (vooral als de behande
ling der zaak wat lang duurt) weder versnipperd tusschen stukken over
andere zaken en allengs ook over verschillende dossiers, zoodat het hoofd
bezwaar tegen het oude systeem er zich op nieuw zal doen gelden.
4°. Eene opmerking, die mij toeschijnt van eenig belang te zijn, is
mij eerst na ons bezoek voorgekomen. Het is deze. Ons vroeger bezwaar
tegen het Decimale stelsel (of liever tegen het Registratuur-stelsel), dat de
serieën registers van resolutiën en rekeningen, die bijna altijd als het
ware de ruggegraat zijn van een archief, niet voor oplossing vatbaar waren
en dus niet in een dossier ontleed konden worden, is thans voor de
resolutiën opgelost. Maar waarom wordt hetzelfde niet gedaan
voor de rekeningen? Ik begrijp natuurlijk, dat de goedgekeurde en
door het goedkeuringsbesluit vastgestelde rekening een ondeelbaar stuk
vormt, dat niet stukgeknipt kan worden. Maar toch zou dergelijke ver
deeling voor het dossier-stelsel een belangrijk voordeel leveren; immers
eerst door de verantwoording der uitgave op de rekening is de behandeling
eener zaak geheel voltooid en afgeloopen. Waarom wordt dan niet (evenals
het register van resolutiën) de rekening ontleed en elke post op een
afzonderlijk stuk papier overgeschreven? Elke post met de bijbehoorende
quitanties (die na de vaststelling der rekening uitgediend hebben) en ook
met den begrootingspost en met eventueele andere bijlagen zou dan in het
181
dossier der zaak opgeborgen kunnen worden; het goedgekeurde exemplaar
der rekening alleen zou dan intact moeten overblijven. Heeft men zoo iets
wel eens overwogen? De zaak ligt geheel in de lijn van het stelsel, en
ik kan niet inzien, welke overwegende bezwaren tegen de uitvoering van
het denkbeeld zouden pleiten.
5°. In verschillende Zaandamsche dossiers zijn hier en daar stukken
opgenomen, die eigenlijk met den gang van zaken niets te maken hebben
en een persoonlijk karakter dragen; zoo bevat het dossier van een ambtenaar
b.v. opmerkingen over zijne gedragingen, allerlei uitgeknipte krantenberichten
en zelfs een portret van hem. Dit schijnt mij een verkeerd denkbeeld,
dat aanleiding kan geven tot groote misbruiken. Het archief moet bestaan
uit officieele stukken en behoort niet gecontamineerd te worden door het
opnemen van private stukken, die aan de waarde en de bewijskracht van
het dossier schade doenals men eenmaal op dezen bedenkelijken weg
één stap doet, is het niet te voorzien, waarheen men afdwalen zal.
6°. In de Zaandamsche dossiers komen een groot aantal uittreksels
uit en verwijzingen naar stukken in andere dossiers voor, die de plaatsen
dier (origineele) stukken vervangen. Men tracht zoodoende natuurlijk het
verliezen van tijd door het maken van vele kopieën van stukken, die voor
méér dan ééne zaak van belang zijn, te voorkomen. Ik begrijp dit; maar
toch schijnt mij de maatregel beslist verkeerd. Het geheele stelsel berust
op de wenschelijkheid, om door het raadplegen van één enkel dossier een
volledig overzicht te krijgen van den loop eener zaak, waarvan de bestand-
deelen vroeger over verschillende registers en deelen verdeeld waren
welnu, door het aanbrengen van zulke uittreksels en verwijzingen gaat
juist dit voordeel weder verloren. De maatregel levert bovendien in den
tegenwoordigen tijd slechts weinig bezuiniging; want met den typewriter,
die thans bijna altijd gebruikt wordt, kan men zonder eenig bezwaar te
gelijk zes volkomen gelijke kopieën van een stuk vervaardigen, die juist
even bewijskrachtig zijn als de eerste kopie, die het origineel vervangt
7°. Een bezwaar van het bewaren van het geheele archief in dossiers
is dit, dat het zéér moeilijk wordt om waardelooze stukken op te ruimen.
Het schijnt dus wel wenschelijk, om de stukken (gewoonlijk van periodieken
aard), die, als vallende onder de ministerieele circulaires, met V. V. V.
(Voor Vernietiging Vatbaar) gestempeld worden, te vereenigen tot
afzonderlijke doorloopende dossiers, waarvan jaarlijks, zoodra weder
een nieuw jaar volledig is, het oudste jaar vernietigd wordt.
i) Het verdient trouwens opmerking, dat de met den typewriter geschreven
stukken door de zeer slechte qualiteit van inkt en papier binnen enkele jaren geheel
verdwijnen. Te Amsterdam worden dan ook alleen kopirën daarmede vervaardigd,
terwijl de origineelen van alle besluiten met inkt op stevig papier worden geschreven.
Ook de nummers op de kopieën worden volgens voorschrift altijd met inkt gesteld,
opdat men, als de kopie verdwenen is, het origineel zal kunnen raadplegen.
