176
gebouw, het schouwen eener vaart, het herstellen eener schoeiing enz. enz.,
zoodat zulke dossiers nooit afgesloten worden en soms bestaan uit vele
deelen en eene kleine kast vullen.
Het archief bestaat geheel en al uit dossiers. Deze dossiers worden
in het archief gerangschikt naar een vast systeem, dat door het hoofd
bestuur voor het stelsel is vastgesteld en dat al het geschrijf der mensche-
lijke samenleving samenvat in eene reusachtige organisatie, waarvan elk
onderdeel zijn vast nummer heefthet hoofdbestuur duidt dit aan als het
Bibliographische systeem, en het hoopt dit eenmaal door de geheele wereld
uniform te zien aannemen. Het is natuurlijk een bijzonder omslachtig
geheel, dat voor groote bibliotheken denkelijk wel waarde heeft, maar mij
voor het archief van de eene of andere administratie niet praktisch voor
komt het schijnt mij dus niet noodig, het hier verder te bespreken.
De dossiers worden natuurlijk genummerd volgens het Bibliographische
systeem, waarbij gebruik gemaakt wordt van het zoogenaamde Decimale
stelsel, eene zeer ingenieus uitgedachte regeling, die de gelegenheid
opent, om de nieuw inkomende dossiers in het systeem op hunne plaatsen
in te voegen, zonder ze te voorzien van de tallooze kruisjes, wier aanwen
ding het inlasschen van nieuwe stukken in een inventaris zoo lastig maakt.
Indien men b. v. (ik citeer naar mijn inventaris van het nieuwe Utrechtsche
archief) tusschen de Notulen van B. en W. betreffende de stedelijke
belastingen en de Staten van de opbrengst der belastingen moet invoegen
de Ingekomen stukken bij de directie der belastingen, die vele nummers
beslaan, dan krijgen deze stukken, wanneer de genoemde Notulen het
nummer 104 dragen, de nummers 1040, 1041 1049 en dan 10490,
10491 10499, verder 104990 enz. Ook voor splitsingen van onderwerpen
kan dit bijzonder nuttig zijn: men kan aldus b.v. het onderwerp Brug
genbouw (104) splitsen in Vaste bruggen en Draaibruggen
(1040 en 1041) en opnieuw in Vaste houten bruggen en Vaste
steenen bruggen (10400 en 10401); maar, naar men mij verzekert,
komt dit hoogst zelden voor, omdat het Bibliographische systeem zéér ver
en met groote juistheid gedetailleerd is 2).
1) Men twijfelt nog over de vraag, of horizontale dan wel verticale berging
der dossiers aanbeveling verdient.
2) Het Decimale stelsel wordt niet gebruikt bij splitsing van onderwerpen naar
plaatsen en personen, omdat de namen daarvan in het algemeene Bibliographische
systeem natuurlijk niet kunnen voorkomen. Men plaatst dus al deze „individueele"
dossiers chronologisch onder het nummer van het hoofd-onderwerp, en als de stuk
ken van dat nummer al te talrijk worden, maakt men op al die dossiers een alpha-
betischen of systematischen klapper, die natuurlijk buiten het Bibliographische systeem
staat. Deze geheele regeling is zeer ingewikkeld en gebrekkig; het wil mij voor
komen, dat al deze bezwaren vervallen, indien men het Bibliographische systeem
verwerpt en een eigen systeem samenstelt, en dan alle inkomende dossiers (onder
verschillende rubrieken) bergt in eene eenvoudige chronologische orde, met alpha-
betische en systematische klappers.
177
Ik zal over het Decimale stelsel hier verder niet sprekenimmers het
is slechts een toevoegsel bij het Registratuur-stelsel, dat met de hoofdzaak
eigenlijk niets te maken heeft men kan het Registratuur-stelsel zeer goed
aannemen, zonder daaraan het Bibliographische systeem en de Decimale
rangschikking te verbinden.
Ten einde in de (al dan niet naar het Bibliographische systeem) systema
tisch gerangschikte dossiers gemakkelijk den weg te vinden, zijn in het
Zaandamsche archief allerlei vernuftig ingerichte klappers en indices op
losse kaarten in gesloten laadjes aangelegd, die de in de dossiers behan
delde onderwerpen in alphabetische, topographische, chronologische en andere
orden vermelden en het opzoeken van het gezochte dossier vergemakke
lijken. Bij deze klappers heeft men later nog weer allerlei kleine verbete
ringen en aanwijzingen aangebracht, ook allerlei kleine memoranda, aan
wijzingen en verwijzingen, wegwijzers en notitieboekjes, die op wensche-
lijke wijze tegemoet komen aan de onvoldoende sterkte van het mensche-
lijke geheugen, alles zeer aardig en vernuftig, ook zeer doelmatig. Men
hecht daaraan aldaar natuurlijk groot gewicht; maar ik ga ook dit alles
hier voorbij, omdat het met de hoofdzaak niets te maken heeft en grooten-
deels ook wel bij het oude systeem aangepast zou kunnen worden.
In dit korte overzicht is het geheele, zeer praktische stelsel begrepen
ik heb er alleen nog enkele opmerkingen bij te voegen.
1 Er bestaan bij het nieuwe systeem geene registers van resolutiën
van Burgemeester en Wethoudersmaar de afzonderlijke resoluties worden
op afzonderlijke vellen papier geschreven voor de dossiers; bovendien
worden op de agenda's van elke vergadering van Burgemeester en Wet
houders de debatten en de genomen besluiten van het college kortelijk
aangeteekend.
2°. Ook zijn er geene registers van resolutiën van den gemeenteraad,
die echter ook elk op afzonderlijke vellen geschreven en gewaarmerkt in
de dossiers geborgen zijn en natuurlijk bovendien in het gedrukte raads-
verslag opgenomen zijn.
3°. De indicateurs zijn te Zaandam slechts korte aanteekenboekjes,
die het mogelijk maken om de in circulatie zijnde stukken te ontdekken en
op te vragen, als men ze behoeft, en die daarna vernietigd worden.
Bovendien is er echter, zooals boven is medegedeeld, een répertoire.
4°. De vaste raadscommissies vormen te Zaandam afzonderlijke
i) Het feit, dat men desniettemin het geheele Decimale stelsel naar deze toe
voeging genoemd heeft, is te verklaren uit de omstandigheid, dat in Frankrijk slechts
de nummering en onderverdeeling volgens de decimale orde iets nieuws in het stel
sel was, terwijl de hoofdzaak, het Registratuur-stelsel zelf, dat verreweg het belang
rijkste is en in ons archiefwezen eene revolutie teweegbrengt, daar en elders reeds
vroeger in gebruik was en dus geene aandacht trok. Bij de rangschikking van groote
bibliotheken, waar natuurlijk geene vorming van dossiers te pas komt, was en is de
decimale rangschikking trouwens ook inderdaad de hoofdzaak.
