174
legde, trachtte men deze in het gebruik lastige ordening zoo gemakkelijk
bruikbaar te maken als mogelijk was, door het samenstellen van indices en
andere hulpmiddelen, die een gemakkelijk overzicht verschaften van de in
verschillende registers verspreide akten. Het nieuwe stelsel volgt echter
een ander systeem en rangschikt de akten zei ven in eene orde, die ze
onmiddellijk en gemakkelijk bruikbaar maakt zonder eenig daarnaast aan
gebracht hulpmiddel. Men volgt daarbij het in Frankrijk inheemsche
Registratuur-stelsel, dat in hoofdtrekken reeds sedert eeuwen hetzelfde
denkbeeld verwezenlijkt.
Dit systeem grondt zich niet, zooals het onze, op de instellingen,
maar op de behandelde zaken Er zijn in een volgens het Fransche
stelsel georganiseerd archief weinige of geene verzamelregisterszelfs het
Verbaal van den Maire bestaat er niet; nagenoeg het eenige register is de
Indicateur, die de dagelijks inkomende stukken naar hun chronologisch
volgnummer boekt, den inhoud zeer kort vermeldt en daarachter in vol
gende kolommen meedeelt, wat er met het stuk geschied is, totdat het
afgehandeld is en in het archief verdwijnt. Het nieuwe systeem laat nu
zelfs dezen Indicateur vervallenalleen worden in een zoogenaamd Réper
toire alle inkomende stukken kortelijk aangeteekend op losse bladen, die
verder ook de lotgevallen van het stuk vermeldenis het stuk afgehandeld,
dan wordt het blad in het dossier gelegd, waarvan het eenigszins eene
inhoudsopgave vormt.
Alle stukken, die naar aanleiding van het eerst ingekomen stuk ontstaan
en in het Répertoire geboekt zijn, worden nu in het archief voor goed
bij elkaar geborgen in een omslag, dat, zoodra het eenigen omvang ver
krijgt, tot een dossier wordt samengevoegd door een aardig mécanique,
dat wel de gelegenheid geeft om de stukken zoo noodig los te maken,
maar alleen met eenige moeite, zoodat de stukken geregeld bijeenblijven
in het gewone stevige verband. Het dossier bevat aldus, in volgorde
genummerd, behalve het eerst ingekomen stuk, de adviezen, die door de
verschillende commissies daarover zijn uitgebracht, de minuten der brieven,
die er over geschreven zijn, en ten slotte de resoluties, die er over
genomen zijn. Al deze stukken (ook de resoluties) worden, om ze voor
deze behandeling geschikt te maken, geschreven op afzonderlijke vellen
papier; de registers van resolutiën, de brievenboeken, de registers van
adviezen enz. enz. vervallen dus geheel.
Door het bestudeeren van het betreffende dossier alleen kan men dus
thans de geheele geschiedenis eener behandelde zaak met één oogopslag
nagaan, van het oogenblik af dat zij bij Burgemeester en Wethouders voor
het eerst ter tafel komt, tot het eindpunt, wanneer zij afgedaan en in het
i) Een dergelijk dossier-stelsel schijnt in eenige groote gemeenten ten onzent
trouwens reeds verscheidene jaren te bestaan.
175
archief gedeponeerd wordt. Men kan de behandelde zaken (die systema
tisch gerangschikt zijn met een alphabetischen klapper) gemakkelijk vinden;
men behoeft, daar alles in één dossier is samengebracht, niet tal van
registers te raadplegen, die moeilijk te overzien zijnen men heeft ten
slotte de zekerheid, dat men door raadpleging van dit ééne dossier alles
te zien krijgt, wat in het archief der secretarie over het bedoelde onder
werp te vinden is.
Groote en onmiskenbare voordeden zekerMaar daarbij dient bedacht
te worden, dat deze voordeden alleen verkregen worden, wanneer men
bij de uitvoering van het stelsel bijzonder zorgvuldig te werk gaat. Van
de vorming der dossiers toch hangt alles af. De ambtenaar, die het beheer
over de registratuur heeft, moet niet alleen het geheele systeem overzien
en met de praktijk der uitvoering bekend zijn, om te beoordeelen op welke
plaats het dossier geplaatst moet wordenmaar hij moet ook met de be
handelde zaken en hun gewonen loop bekend zijn, om te kunnen bepalen,
waar elk stuk in het dossier moet geplaatst worden. Niet zelden gebeurt
het toch, dat een stuk twee verwante onderwerpen betreft, wier behande
ling later gesplitst wordt, zoodat elke zaak daarna haar eigenen loop
neemt; terwijl omgekeerd dikwijls twee verwante zaken afzonderlijk voor
bereid worden en later gezamenlijk worden afgewerkt. Worden dan de
dossiers niet met juist inzicht samengesteld, dan zijn de stukken van de
ééne zaak verloren en niet gemakkelijk terug te vinden. Het vormen der
dossiers is derhalve eene zaak van groot belang. Te Zaandam is daarom
een hoofdambtenaar, bijgestaan door twee ambtenaren, uitsluitend en
voortdurend met dit werk belastop zijne ervaring en nauwkeurigheid
komt alles aanhij is de ziel van het stelsel, dat hij in werking brengt.
Elk stuk van het archief vindt dus zijne plaats in een dossier. Eene
stedelijke verordening, met alles wat over hare vaststelling verhandeld is,
vormt een dossier; eene stedelijke rekening (zonder de bijlagen, die te
omvangrijk zijn) vormt een dossier; het archief eener voor eene bepaalde
zaak aangestelde commissie vormt een dossierzelfs één enkel stuk, dat
eenvoudig ingekomen is en waarover niets voorgevallen is, vormt een
dossier Er zijn ook eenige oneigenlijke dossiers, die niet Ioopen over
ééne bepaalde zaak of één inkomend stuk en die dus niet in een beperkten
tijd afloopen; zoo zijn er dossiers over eiken ambtenaar der gemeente,
van zijne aanstelling af, over zijne verhoogingen in rang, zijne verplaat
singen en tractementsverhoogingen, met aanteekeningen over zijn gedrag
enz. enz., en ten slotte met het besluit van zijn ontslag of overlijden.
Zelfs zijn er doorloopende dossiers, die jaarlijks terugkomende, soms weinig
omslag vereischende zaken betreffenzooals de reparatiën van een
Zulk een klein dossier blijft onbevestigd, hetgeen echter wel een bezwaar
is voor het blijvend handhaven der orde.
