172
en uitgaande stukken van dat bestuur, die den grondslag der resolutiën
en ook de bijlagen der rekeningen vormen. Niet anders is het gesteld
met de resolutiën der commissiën, die door het bestuur zijn ingesteld
voor het behartigen van verschillende aangelegenheden. Al deze serieën,
die niet uiteengenomen kunnen worden, behandelen natuurlijk de meest
verschillende onderwerpen; het is dus onmogelijk, om het hoofd
bestanddeel van elk archief te rangschikken naar de daarin behandelde
onderwerpen. Niet het behandelde onderwerp moet de rangschikking van
een archief beheerschen, maar het college, dat het archief, welks bestand-
deelen zich van zelf om de resolutiën groepeeren, heeft gevormd. De
resolutiën en de rekeningen van elk college en van elke commissie vormen,
met alle bij de resolutiën behoorende stukken, die van het college of de
commissie uitgegaan of daarbij ingekomen zijn en met de bijlagen der
rekeningen, afzonderlijke afdeelingen.
Dit was de grondslag van ons systeem. Niettegenstaande wij het
niet zeer praktische van de toepassing van dat systeem gevoelden, hebben
wij het met overtuiging aanvaard, omdat wij inzagen, dat wij niet anders
konden doen en dat alleen zoodoende eene goede en logische organisatie
van een archief tot stand gebracht kon worden. De aanwezigheid in elk
archief van verschillende afdeelingen, die zich groepeerden om verschillende
serieën resolutiën, rekeningen en andere serieën en registers, die allen niet
uiteengenomen en in hunne bestanddeelen ontleed konden worden, dwong
ons tot dit besluit.
Maar op den duur heeft men toch een middel gevonden, om ons
bezwaar uit den weg te ruimen. In de praktijk van het meer en meer
toegepaste Decimale stelsel is men er allengs toe gekomen om te doen,
wat vroeger onmogelijk scheenmen heeft de serieën resolutiën en de
registers van andere akten, die over verschillende onderwerpen handelden,
inderdaad opgelost door elke resolutie of akte op een of meer losse
papieren over te schrijven; het tijdverlies en de kosten, die daarvan,
wanneer een besluit nu en dan op meer dan één onderwerp betrekking
had, het noodzakelijke gevolg waren, schijnen in de praktijk toch geen
overwegend bezwaar te leveren. Men kan dus thans al die losse resolu
tiën en akten zeer goed indeelen naar de daarin behandelde onderwerpen
de onmogelijkheid daarvan kan ons systeem niet langer rechtvaardigen.
En eene andere omstandigheid, waarop wij niet gelet hadden, had
bovendien reeds de mogelijkheid geschapen, om voortaan de organisatie der
gemeente-archieven op gewenschte wijze te vereenvoudigen. De Gemeentewet
van 1851 heeft de verschillende raadscommissies, die vroeger eene zekere
zelfstandigheid genoten, vervormd tot zuiver adviseerende lichamen. Te
Utrecht b.v. was de Finantiekamer van ouds, tot ver in de 19e eeuw toe,
eene stedelijke commissie, die Burgemeesteren op hun verzoek diende van
173
advies, maar die tevens op finantieel gebied over kleine zaken zeker beheer
voerde, omdat zij door Burgemeesteren met de uitvoering van vele besluiten
belast werd. De Aalmoezenierskamer en de Ambachtskamer verkeerden
in hetzelfde geval. Deze beide commissies nu hebben het in den loop
der eeuwen gebracht tot zekere zelfstandigheidzij hadden zelfs eigene
gebouwen en eigene vermogens, en natuurlijk vormden zij dus ook eigene
archieven. Dit alles lag toen in den geest van den tijdook buiten
Utrecht is het dus zeker op vele plaatsen zoo gegaan. Maar thans is het
geheel anders geworden. Burgemeester en Wethouders zijn nu (met den
gemeenteraad) de eenige bestuurders der gemeentede stedelijke commissies
dienen hen alleen van advies en hebben geen schaduw van zelfstandigheid
meer; zij nemen geene besluiten en zijn er dan ook hier en daar reeds
toe gekomen, om hunne adviezen, hunne eenige handelingen, niet meer
in registers bijeen te bewaren. Zij vormen dus ten slotte eigenlijk ook
geene afzonderlijke archieven meer, die het noodig is apart te houden.
Zoo kan dus de organisatie der gemeente-archieven ook in dit opzicht
belangrijk vereenvoudigd worden.
Alles, wat het geraamte van de oude archieven vormde en hunne
organisatie en indeeling bepaalde, is dus allengs uiteengevallen en opgelost.
De nieuwe archieven hebben nu noodzakelijk eene geheel andere gestalte
dan de oudehet is dus gewenscht ze dienovereenkomstig ook anders te
organiseeren, te meer omdat zich aldus de gewenschte gelegenheid aanbiedt,
om ze tegelijkertijd eenvoudiger en meer overzichtelijk in te deelen. Het
beginsel, waarvan wij uitgingen, dringt ons zelfs daartoe; altijd toch hebben
wij verkondigd, dat de organisatie van een lichaam ook de organisatie van
zijn archief moest bepalen: nu die organisatie verandert, moet dus ook
de indeeling van het archief eene andere worden.
Zoodra onze hoofdbezwaren aldus weggenomen waren, zag ik in, dat
thans de basis was gegeven, waarop wij het over de organisatie der
nieuwe archieven met de voorstanders van het Decimale stelsel wellicht
eens zouden kunnen worden. Reeds geruimen tijd geleden heb ik daarover
ook met andere collega's gesprokentoen het bleek, dat zij uit mijne
mededeelingen dezelfde conclusie trokken, was mijn besluit genomen, om
het Zaandamsche gemeente-archief, dat het uitgangspunt van het Decimale
stelsel is, te gaan bezoeken, om ook over de praktijk van het stelsel te
kunnen oordeelen. Verschillende omstandigheden hebben dit bezoek, waarbij
de heer Zaalberg zich met de meeste bereidvaardigheid als leider aanbood,
nog eenigen tijd doen uitstellen; maar ten slotte heeft het thans plaats
gehad. Ik beijver mij gaarne, om de resultaten hier uiteen te zetten.
Vroeger, toen men aan de ordening van het archief in hoofdzaak de
organisatie van het bestuur, dat het archief geschapen had, ten grondslag
