188
van het Bibliographische systeem, kan men inderdaad veel gemak ver
wachten bovendien wordt dan ook het door de voorstanders zoo geroemde
voordeel behouden, dat bij verplaatsing een ambtenaar zich in zijne nieuwe
verblijfplaats dadelijk tehuis zal gevoelen.
Wellicht zal bij invoering van een aldus bewerkt systeem ook het
Decimale stelsel, dat thans vrij wat bezwaren schijnt te leveren, bruik
baarder voor de praktijk bevonden worden, hetgeen zeer zeker nog een
belangrijk voordeel van zulk een beperkt systeem zou zijn
Ook een ander denkbeeld, dat de invoering van het Registratuur-stelsel
nog belangrijk zou vereenvoudigen, verdient echter wellicht overweging.
Waarom zou men niet de dossiers gewoonweg opbergen in chronologische
volgorde naar hun ontstaan? Bezwaren tegen zulk eene inrichting zie
ik niet; wenscht men absoluut een overzicht van het geheele systeem te
hebben (hetgeen inderdaad zeker gemak leveren kan), dan kan men, naast
den alphabetischen klapper op de chronologische lijst, ook een systema-
tischen klapper (in een kaart-index) samenstellen, die dan, naar het mij
voorkomt, zonder groote moeite hetzelfde gemak kan geven, dat men
thans verwacht van een te voren zorgvuldig uitgedacht systeem. Het
Decimale stelsel zal dan denkelijk wel gemist kunnen worden 2).
14°. Voor de invoering van het nieuwe stelsel is vóór alles noodig, dat
een helder en scherpziend oog het geheele systeem overziet en op de
uitvoering voortdurend toezicht houdt. Reeds te Zaandam, eene betrekkelijk
kleine gemeente, voert een ambtenaar, die met twee adjuncten werkt, het
toezicht. Maar in groote gemeenten met hare samengestelde administratie
is het, daar de gemeente-secretaris zich bezwaarlijk met dit werk belasten
kan, stellig nog veel noodiger (vooral wanneer men zich van het Brus-
selsche bureau losmaakt), dat een aan den secretaris toegevoegde hoofd
ambtenaar het beheer over het stelsel voert en ook de bijeenkomsten
der afdeelings-chefs, die voor de uniforme toepassing van het ingewik
kelde systeem in de verschillende afdeelingen te zorgen hebben, leidt.
1) In sommige gemeenten, waar een dossierstelsel is ingevoerd, schijnt men
de dossiers tegenwoordig te rangschikken in alphabetische volgorde op enkele be
paalde Schlagwörter. Dit schijnt mij verkeerd; men zal daarbij stuiten op geheel
hetzelfde bezwaar als bij eene systematische rangschikking: de moeielijkheid om de
voortdurend inkomende nieuwe dossiers in de oude serie in te voegen op de plaatsen,
waar zij behooren, terwijl men toch het voordeel mist, om een overzicht van het
voorhandene te verkrijgen.
2) Ten einde het lastige gebruik van getallen met zeer vele cijfers voor het
nummeren der dossiers te vermijden, zal het dan m. i. gewenscht zijn, om in groote
gemeenten (of andere administratiën) de inkomende dossiers wel chronologisch te
bergen, doch in eenige hoofdrubrieken, en om verder na een zeker aantal
jaren (des noods jaarlijks) bij alle afdeelingen en alle rubrieken eene nieuwejium
mering aan te vangen, zoodat het gedrukte dossier-nummer luiden zal
1910—1920
II 1324
189
Geschiedt dit niet, dan zal men de grootste verwarring zien ontstaan
elke afdeeling zal hare eigene regeling gaan invoeren, die niet alleen
niet gelijk is aan, maar in vele gevallen ook minder goed dan die der
andere afdeelingen. Zal het systeem goed werken en het doen van naspo
ringen gemakkelijk zijn, dan behoort voor de verschillende afdeelingen van
het gemeente-archief, na overleg tusschen de betrokken chefs, een vast
systeem aangenomen te worden, dat overal wordt ingevoerd en gelijkmatig
werkt. Ook de wijze van vorming der dossiers behoort gelijk te zijn,
zoodat niet hier de gewone dossiers voor ééne zaak, elders de abnormale
doorloopende dossiers de overhand hebben. De ervaring van den één moet
ook aan allen ten goede komenhet gevaar dient gekeerd, dat in sommige
afdeelingen maatregelen worden verzuimd, die elders voor den goeden
gang van zaken noodig zijn gebleken.
Het behoud van de orde der stukken in het ingewikkelde systeem
brengt mede, dat (althans in eenigszins groote gemeenten) deze vaste
ambtenaar ook worde aangesteld als archivaris van het nieuwe archief.
Jaarlijks zal deze dan de stukken van de verschillende afdeelingen der
secretarie moeten overnemen (met uitzondering van de stukken der laatste
jaren, die men op de bureaux zal willen behouden); hij zal ze contro
leeren, de stukken der voorloopige omslagen vormen tot definitieve dos
siers, en die (gebonden of ingenaaid) in het verband van het systeem
inlijven en van een definitief nummer voorzien; het schijnt toch bedenkelijk,
de organisatie der dossiers, ook al bestaat de gewenschte samenwerking,
geheel aan de verschillende afdeelingschefs over te laten. Deze archivaris
zal echter geenszins moeten zijn een lid onzer vereeniging, geschoold in
allerlei geleerde en oudheidkundige zaken, maar een man, door en door
doorkneed in de praktijk van het stelseldaarom is de leider van den
geheelen registratuur-arbeid ten stadhuize, die toch onontbeerlijk zal zijn
om de uniformiteit in de praktijk te handhaven, voor dit archivariaat wel
aangewezen.
15°. Het Registratuur-stelsel is in de praktijk buitengewoon tijdroovend
en dus kostbaar, zéér kostbaar: in de betrekkelijk kleine gemeente Zaandam
is, zooals ik zeide, een hoofdambtenaar met twee onder hem werkende
ambtenaars voortdurend belast met het bijhouden van de registratuur,
terwijl overigens ter secretarie slechts elf ambtenaren werkzaam zijn. Men
beweert, dat door de aanneming en het doorvoeren van het stelsel het
aantal van de ambtenaren ter secretarie ongeveer verdubbeld zal
worden. Ik kan over dit bezwaar niet veel zeggen. Het is zeker waar,
dat het bezit eener goede administratie nauwelijks te duur betaald kan
wordenmaar men behoort wel te overwegen, dat een revolutionair systeem
zooals dit, zullen de zaken niet hopeloos in de war loopen, niet zonder
het grootste gevaar ten halve aanvaard kan worden. Men overwege
