38
over hetgeen daarbinnen is, heeft hij ten deele maar het oppertoezicht.
Terwijl de M. o. R. slechts een bevelschrift behoeft af te geven om de
geheele administratie der departementen, niet alleen het oud-archief, maar
ook de stukken, voor den loopenden dienst noodig, naar het centraalarchief
te doen overbrengen, zonder dat hij de hoofden dezer departementen zelfs
daarin behoeft te kennen en het geheel aan zijn tact wordt overgelaten,
welk gebruik hij van die uitgebreide bevoegdheid wil maken, ziet men
in de praktijk juist het tegenovergestelde gebeuren. De hoofden van
departementen nemen het initiatief en besluiten, als zij gebrek aan ruimte
krijgen, een deel van hun archief naar het archiefgebouw te doen over
brengen. Zij verwittigen den M. o. R. of den archivaris daarvandeze zendt
een ambtenaar om de stukken in ontvangst te nemen, een lijst der afge
stane stukken wordt opgemaakt en dient als ontvangbewijs. Volgens
overeenkomst met den archivaris zijn de hoofden der departementen of de
Ministers van Staat nu ten allen tijde gerechtigd stukken, ja zelfs het
geheele archief, dat beschouwd wordt nog steeds te behooren tot het
departement van herkomst en slechts in bruikleen te zijn afgestaan,
terug te vragen. Met de aan den M. o. R. toegekende bevoegdheid is
deze verhouding lijnrecht in strijd. Het is alleen een kwestie van ruimte
en daardoor is het ook te verklaren, dat sommige departementen veel,
andere weinig en verscheidene nog niets in bruikleen hebben afgestaan.
Dat desniettegenstaande in al die jaren geen strijd over deze kwestie is
ontstaan, is alleen te danken aan de verstandige wijze, waarop aan beide
zijden deze zaak is behandeld; doch deze tegenstrijdigheid in theorie en
practijk is niet in het belang der archieven. Wie draagt de verantwoor
delijkheid voor het onderhoud en herstel der overgebrachte archiefstukken
De M. o. R. heeft het volste recht tot schoonmaak, herstel, bewaring en
rangschikking van alle documenten onder zijn oppertoezicht staande (ook
van de niet overgebrachte, doch daarmede laat hij zich alleen in, als
hem een enkele maal om raad gevraagd wordt). Feitelijk hebben de
hoofden der departementen hetzelfde recht. Zij laten dit echter gaarne
over aan het archief en bekommeren zich verder niet meer om de stukken,
die naar hun oordeel meestal waardeloos zijn tenminste voor den loo
penden dienst en alleen in bijzondere gevallen nog geraadpleegd
worden. Gewoonlijk zorgen zij echter, dat hun zendingen in goeden staat
zijn. In dit opzicht kan men dus gerust van anarchie spreken en de
Commissie is van oordeel, dat hieraan zoo spoedig mogelijk een einde
gemaakt moet worden.
Als plaatsvervanger van den M. o. R. is de archivaris belast met de
ordening, beschrijving en bewaring der archieven. Onder hem zijn
hiervoor verschillende ambtenaren aangewezeneen der assistent-archiva
rissen heeft het toezicht over deze ordening en beschrijving. Van een
39
wetenschappelijk systeem is daarbij geen sprake en langen tijd heeft het
geduurd, eer begrepen werd, dat dit de hoofdarbeid van den archivaris
moet zijn. Aan den tegenwoordigen functionaris, Sir Henry Maxwell Lyte,
komt de eer toe, dat hij dit als grondbeginsel heeft aanvaard en met
kracht dezen arbeid, zoolang verwaarloosd of half gedaan, heeft doen
voortzetten. Er bestaat een „Guide to the Public Records" (1891), van
Mr. Scargill Bird, den toenmaligen secretaris van het archief, waarvan nu
de derde druk verschenen is. Dit werkje vervangt het „Handbook to the
Public records", in 1853 uitgegeven door den secretaris van het archief,
F. C. Thomas, dat geheel verouderd was, evenals het werkje van den
heer A. C. Ewald, „Our Public Records: A brief Handbook to the
National Archives" (1873). Op lijsten is bovendien alles aangeteekend, wat
het archief bevat. In ieder vertrek hangt een lijst, waarop de inhoud der
zich daar bevindende kasten is vermeld, lijsten van een geheele verdieping
heeft de opzichter daarvan onder zijn berusting, een exemplaar van alle
lijsten berust onder iederen assistent-archivaris en de chefs der leeszalen.
De archivaris heeft ook een dergelijk exemplaar en de hoofden der
departementen hebben lijsten van de door hen afgestane stukken. Ver
schillende dier lijsten zijn in de vroegere rapporten van den archivaris
aan het Parlement als appendices afgedrukt; maar de omvang, die deze
rapporten door de bijvoeging van lijsten, catalogi enz. langzamerhand ver
kregen, zoodat er in 1870 een rapport verschenen is, waarvan notabene
de appendices 1441 bladzijden telden, deden Sir Maxwell Lyte besluiten,
deze appendices af te schaffen Wel werden na 1892 verschillende
lijsten afzonderlijk uitgegeven, doch vele zijn nog alleen in manuscript.
Door menigeen wordt echter geklaagd, dat deze lijsten zoo kort zijn en
in vele opzichten geheel onvoldoende om licht te verspreiden over den
hoofdinhoud van het beschreven stuk. Toen de subcommissie dan ook in
Frankrijk kennis maakte met de Inventaires Sommaires, viel een vergelijking
tusschen beide soorten van inventarissen geheel ten voordeele van de laatste
soort uit. Aan dit bezwaar van te groote beknoptheid heeft vooral de
tegenwoordige archivaris trachten tegemoet te komen door het publiceeren
van zoogenaamde „calendars" van bronnen over allerlei perioden. Deze
„calendars" zijn te vergelijken met onze regestenlijsten. Zij lijden echter
meermalen aan het tegenovergestelde euvel, waaraan de lijsten mank gaan,
en kenmerken zich gewoonlijk door te groote breedvoerigheid, die weinig
verschilt van een uitgave in extenso. Waar daarnaast toch ook nog geklaagd
wordt over te groote beknoptheid, kan men dadelijk daaruit afleiden, dat geen
vast plan van bewerking bestaat en dat voorschriften omtrent het maken
van inventarissen en regestenlijsten geen onnoodige weelde geacht kunnen
x) De Commissie merkt echter op, dat de rapporten nu wel eens wat al te
kort uitvallen b.v. 10—20 pagina's in 8IJ.
