160
Waar stukken over de vreemdsoortigste zaken door B. en W. behandeld
moeten worden, waar soms één brief met het antwoord daarop de geheele
correspondentie over een kwestie uitmaakt, is het invoeren van een streng
gehandhaafd dossier-systeem uitermate onpraktisch. Maar waar daarentegen
een andere kwestie soms jaren lang hangt ik noem als voorbeeld de
uitbreiding der gemeente Delft daar zal ook een streng doorgevoerd
chronologisch leggen der stukken tot veel tijdsverlies bij het opzoeken aan
leiding geven. Men late het daarom aan de praktijk over, of een dossier
gevormd zal worden of niet. Het eerste stuk van een kwestie, dat naar
de bureaux gaat, krijge een omslag met een doorloopend nummer; blijkt
nu bij het afgedaan zijn der kwestie, dat zich in dat omslag meer stukken
bevinden, dan wordt dit als een vast dossier over die zaak aangemerkt,
voorzien van een ander nummer van inkomst als dossier, en zoo opgeborgen,
nadat het in de gewone klappers en bij de nummers der inliggende stukken
als no. 0 is vermeld. Wil men bij die opberging de minst mogelijke
plaats innemen, zoo moet de rangschikking in de portefeuilles altijd chro
nologisch geschieden, hetzij (bij de enkele stukken) naar datum van inkomen
resp. uitgang, hetzij (bij de dossiers) naar datum van terugkomst.
Bij die dossiers is slechts één ding nog in het oog te houdenzoo
min mogelijk voege men stukken van verschillende jaren in één dossier.
Slechts dan, wanneer geregeld dezelfde stukken in één dossier voorkomen,
zooals bijvoorbeeld bij de begrooting, bij behandeling van aanvragen
betreffende de Hinderwet enz., kunnen de papieren van verschillende jaren
dooreengemengd worden.
Zoo even sprak ik van portefeuilles voor het bewaren van stukken
ook hierin heeft de heer Zaalberg nieuw bloed in de gemeente-administratie
gebracht. Vrijwel alle brieven zijn er tegenwoordig op ingericht, dat
zij zonder bezwaar in een z.g. registrator kunnen worden bewaard, en
die wijze van berging heeft vele voordeelen. De stukken zitten stofvrij,
kunnen niet onderuit glijden, blijven goed zitten en kunnen toch vrij
gemakkelijk gelicht worden, hetzij ter raadpleging, hetzij ter vernietiging.
Nog één serie stukken verdient een kleine bespreking: de bilaterale
akten, de eigendomsbewijzen enz. van de gemeente, de akten dus, waarin
de gemeente als privaatrechtelijk persoon verbonden wordt of waarin een
ander zich vermogensrechtelijk aan de gemeente bindt. Die kunnen niet
als „ingekomen" of „uitgegaan" geagendeerd wordenzij zijn als geheel
afzonderlijke „effekten" te beschouwen met afzonderlijke nummering en,
omdat zij misschien dikwijls opgevraagd worden, is hier bewaring in
doozen n'en déplaise den heer Delnoz aan te bevelen.
Een portefeuille vol stukken of dossiers, op afgedane zaken betrekking
hebbende, een register, dat de administratie niet meer noodig heeft, moet
archivalisch behandeld en opgeborgen worden, maar hoe? Is hier elke
161
verschillende serie als een geheel te plaatsen, en moet er dus voor later
komende archiefonderdeelen plaats worden opengelaten? of kunnen zij maar
naar tijd van inkomst achter elkaar worden gezet, b.v. naast een bundel
ingekomen stukken van 1910 een bundel dossiers van 1909 en daarnaast
weder een register der militie van 1885? Op het eerste gezicht zou men
zeggen, dat de eerste wijze van berging de gemakkelijkste is; maar de
ervaring, door mij in Delft opgedaan, en het bezoek, 29 Augustus 1.1.
(bij vergissing) aan de Bibliothèque royale te Brussel gebracht, heeft mij
geleerd, dat het laatste stelsel aan alle eischen der praktijk voldoet. Als
men het nummer van het deel weet en daarvoor is weêr een fiches
catalogus zeer bruikbaar kan het zelf gemakkelijk worden gevonden,
terwijl aan het eerste systeem weer hetzelfde bezwaar kleeft als aan het
Zaandamsche of aan de beschrijving van een register op verschillende
plaatsendat men dikwijls hier plaats te kort, daar plaats te veel heeft.
En de archiefinventaris is dan ook agenda's-gewijs te behandelen; hoe
vreemd het ook schijne dat een archivaris het zegt: een inventaris
van een nog niet afgesloten archief, anders dan chrono
logisch aangelegd, zal in de praktijk niet voldoen1).
Evenals nu deze studie het gevolg is van kritiek op andere systemen,
hoop ik, dat ook een prakticus mij zal willen kritiseerendu choc des
opinions la vérité jaillit.
Mr. L. G. N. BOURICIUS.
Kleinere b ij dragen.
Het jaarbegin in Gallië. In de Archives beiges (12en
jaargang, no. 8) wordt door den heer H. Nelis te Leuven de aandacht
gevestigd op eene mededeeling, door den heer Paul O'Sheridan gedaan
op het in Augustus jl. te Brussel gehouden Panceltische congres. Die
mededeeling handelde over: le commencement de l'année chez
les Gaulois et son application a l'ère chrétienne. Volgens
het verslag, dat de heer Nelis er van geeft, heeft de heer O'Sheridan
ontdekt, dat in de zesde tot elfde eeuwen in Gallië een jaar in gebruik
was, dat niet, gelijk men wel aangenomen heeft, met 1 Maart begon,
maar met den op Purificatio Mariae (2 Februari) volgenden 20en dag der
lunatio. Dat jaar werd later, sinds de negende eeuw, verbonden met de
christelijke jaartelling, en wel zoo, dat hetzij het jaar ruim ééne maand
na dat volgens onzen kalender begon, hetzij ruim tien maanden vroeger.
Dit jaar, dat eerst in de elfde eeuw door het Paaschjaar verdrongen
werd, brengt de heer O'Sheridan in verband met het oude Gallische jaar,
Veel, wat hier wordt gezegd, komt overeen met het systeem, door mijn
ambtgenoot, den heer Desmarez, te Brussel ingevoerd en daar uitstekend voldoende.
