158
weinig op gelet het enkel-kaarten-systeem controleering zeer moeilijk,
ja dikwijls onmogelijk. Vandaar de door de archivarissen gestelde eisch:
tenminste in één register moet de plaats der stukken wor
den vastgesteld en natuurlijk is het dan het beste, daarvoor de
chronologische volgorde van inkomst of uitgang te gebruiken; maar
vandaar ook de reden, dat de archivaris als onpraktisch wordt uitgeschakeld:
dat door de war raken der kaarten komt immers haast nooit voor, en de
bestemde tijd voor het agendeeren loont de moeite niet, ja zal zelfs meestal
volkomen nutteloos zijn. Het is zeer moeilijk, daarop een ander antwoord
te geven dan dit: „de tijd zal 't leeren." Want juist hier zijn de archiva
rissen, die het kaarten-stelsel reeds lang bezigden bij het samenstellen
hunner inventarissen, die hunne ondervindingen reeds lang aan die hunner
ambtgenooten toetsten, geen menschen van de theorie alleen, neen, hier zijn
zij de secretarissen vooruit: zij hebben door de praktijk geleerd.
En dat zij niet alleen staan, blijkt wel uit de door den heer Delnoz
geschreven handleiding, die zonder veel woorden te gebruiken de chrono
logische agendeering als de beste aangeeft.
Dat ook hier de chronologische inschrijving wordt aanbevolen, zal na
dit alles wel niemand vreemd schijnenmaar ik wil er dadelijk bij zeggen,
dat de plaats van berging in zeker opzicht onafhankelijk is van die agen
deering, mits die plaats slechts in de agenda staat aangeteekend, mits dus
enkel bij bekend zijn van volgnummer of datum het stuk gevonden kan
worden.
Hoeveel agenda's moeten er gehouden worden? Volgens Delnoz
één, tenminste één eigenlijke, waarnaast hij dan nog dag- en maand-agenda's
aanraadt. De laatste, die m. i. in de praktijk zeer zullen voldoen, zijn
echter alleen als uittreksel van de eerste te beschouwen, als voorbijgaande
hulpmiddelen van de administratie, die in geen verband tot de archief
regeling staan. Heeft men de strekking van dit artikel gevat, dan zal
men waarschijnlijk ook wel begrijpen, dat de steller het, wat dit punt
betreft, met den heer Delnoz niet eens kon zijnvolgens zijn overtuiging
moeten er minstens twee gehouden worden: de een voor B. en W. en Raad,
de ander voor den Burgemeester. Alhoewel in theorie de Raad ook een
agenda verlangt, geloof ik dat men hier heel gevoegelijk de stukken, aan
dat college gericht, als bescheiden bij B. en W. ingekomen kan behan
delen In eenigszins groote gemeenten zal echter nog een andere onder
verdeeling noodig zijn; de nummering zal daar langzamerhand zulk een
hooge wordener zullen soms zooveel gelijksoortige brieven binnen
komen, dat een scheiding gewenscht is. Eerst zullen de verhuisbiljetten
De G. S. van Z.-Holland schijnen ook van dat gevoelen te zijnzij zenden
tenminste reeds meer dan 30 jaar de goedgekeurde raadsbesluiten aan B. en W.
met verzoek van mededeeling aan den Raad.
159
(die toch meestal in dubbel inkomen) worden afgescheiden, daarna de
militiebrieven (ook dikwijls ééndagsvliegen), terwijl dan geleidebrieven
der ordonnantiën van betaling of andere missiven met verzoek tot uitreiking
van stukken geschift zullen worden. Agendeert men deze stukken afzon
derlijk, dan zal men de overige, wien meestal een langer leven beschoren
is, beter kunnen overzien.
Moeten alle brieven geagendeerd worden? Neen, zegt de praktijk
(of wat er zich voor uitgeeft)vele zullen later toch nooit meer te pas
komenja, zegt de theorie de mogelijkheid, hoe gering ook, dat er naar
gevraagd zal worden, is niet uitgesloten. Bij de laatste meening sluit ik
mij aan; ja, ik wil nog verder gaan en beweer, dat men, terwijl men
bij belangrijke brieven kan volstaan met het aangeven van afzender en
onderwerp, de ééndagsbrieven met datum en nummer van verzending
moet inschrijven bij mogelijke navraag kan de ontvangst dan overtuigend
worden bewezen.
Moeten de minuten van uitgegane brieven met de ingekomen brieven
worden geagendeerd, en zoo ja, met afzonderlijk nummer? Ik meen, dat
de praktijk, wat de eerste vraag betreft, voldoende uitspraak heeft gedaan
algemeen wordt er geen bezwaar gevoeld bij het in eenzelfde register
inschrijven van uitgegane en ingekomen missiven. De ouderwetsche methode
om de uitgaande brieven in hun geheel in een register chronologisch af
te schrijven kan echter voor kleine gemeenten zonder bezwaar worden
gevolgd, daar in die gemeenten meestal slechts één ambtenaar de onder
zoekingen verricht en het dus vrijwel nooit zal voorkomen, dat twee brieven,
in één register geplaatst, door twee personen tegelijk moeten worden
geraadpleegd. Een afzonderlijk nummer voor een als antwoord uitgaand
stuk kan bij dadelijke beantwoording (d. w. z. op denzelfden of op zijn
laatst den volgenden dag) gerust achterwege blijven; ook hiermede zal
een vrij aanzienlijke daling van het cijfertal gepaard gaan
Ook het onder één nummer schrijven van brieven van gelijken inhoud
ik denk weder aan ontvangen of verzonden dankbetuigingen is niet uit
gesloten en zal tot vereenvoudiging der administratie leiden.
Tegelijk met de inschrijving wordt de brief geklapperd op nieuw te
maken of reeds bestaande fiches. Het Zaandamsche systeem schijnt mij
zeer doelmatig toe alles, wat op één straat, één gebouw, één persoon
betrekking heeft, moet dadelijk gevonden kunnen worden; en het is niet
genoeg te herhalen: het maken van een goeden klapper kan
tot zeer veel tijdsbesparing bij zoeken aanleiding geven.
Maar nu komt de groote vraag: dossier-systeem of niet? Ja, en neen.
i) Kan ook soms de minuut zelve niet achter op den ontvangen brief geschreven
worden, soms ook geheel en al vervallen? In het tweede geval denk ik vooral aan
dankbetuigingen voor jaarverslagen enz., die veelal gedrukt worden verzonden.
