156
band met de agendeering de grootste verscheidenheid ontstaannaast het
oude Amsterdamsche systeem, het Indicateur-stelsel, vindt men aan den
anderen kant het Zaandamsche, en daartusschen de meest verschillende.
Volgens het Amsterdamsche systeem, in hoofdzaak ook dat van den heer
Delnozworden de brieven zonder onderscheid in één groot
register chronologisch ingeschreven en volgens het zoo verkregen nummer
later ook opgeborgen 2)moet men nu een stuk lichten, dan heeft men
in den klapper slechts zijn nummer op te zoeken om het dadelijk te vinden.
Dit systeem heeft echter zijn bezwaren, waar het een zaak geldt, die in
een groot getal stukken behandeld is men moet dan al die stukken een
voor een opzoeken, wat natuurlijk tijd neemt. Het Zaandamsche stelsel
daarentegen let in zekeren zin niet op den datum het stuk wordt dadelijk
geclassificeerd naar den inhoud en in het dossier gelegd, waarin de stukken
liggen, die op eenzelfde zaak betrekking hebben of die een vrij wel gelijke
strekking bezitten. Zeer gemakkelijk voor het opzoeken der bescheiden
over een vaststaande, bepaalde kwestie, en daardoor zeer aantrekkelijk,
verliest het echter veel van zijn voordeel, doordat het tot moeilijkheden
aanleiding geeft bij stukken, die over meer dan één zaak handelen, en bij
een dossier, dat later blijkt gesplitst te moeten worden, doordat er uit
ééne oude kwestie twee nieuwe ontstaan zijn en doordat men bij elk
onderdeel moet rekenen op plaatsruimte, zonder vooruit te weten, hoe een
dossier, bevattende stukken van gelijke strekking, zich zal uitbreiden.
In de bibliotheken heeft men hetzelfde bezwaar gevoeld, maar reeds
verholpen op een later te bespreken wijze.
Welk systeem is het beste? Het antwoord schijnt moeilijk, en de
commissie, door de vereeniging van gemeentebelangen ter beantwoording
dier vraag ingesteld, heeft nog altijd geen rapport uitgebracht. Men ver-
gunne daarom, waar de menschen van de praktijk hun vele systemen
naast elkander zetten, ook aan een man van de theorie zijn meening
uiteen te zetten. Misschien komt er een regeling uit voort, die de
meesten bevredigt.
Bij de nadere kennismaking van al die systemen heeft mij altijd dit
getroffen hoe handelt men met de registers? De een voor, de ander na
zal antwoordendaar heb ik mij niet mede bemoeid, dat ligt immers zoo
voor de hand. En werkelijk, dat schijnt ook zoomaar hierin ziet men
weêr den man van de praktijk, die bij den aanleg van registers en de
plaatsing daarvan volgens de behoefte en de plaatsruimte van den ambte
naar niet de minste moeite heeft, die ze door hun grootte en dikte nooit
A. A. Delnoz, Handleiding voor het ordenen en inrichten van Gemeente
archieven. Groningen 1910.
2) Met uitelkaarhaling van de dossiers, die in de praktijk voor dagelijksche
behandeling natuurlijk onmisbaar zijn.
157
uit het oog verliest, die ze nooit heeft moeten agendeeren en die er
daarom zijn gedachte nooit over laat gaan. En zoo is dat met meer
stukkeneen totale wijziging van systeem in de gemeenteadministratie blijkt
dan bij nader inzien slechts te bestaan in een andere agendeering der
algemeene stukken, bij den Raad en bij B. en W. ingekomen. Voorwaar
een heel verschilMeestal is het de chronologische opberging der stukken,
die tot moeilijkheden aanleiding geeft, de chronologische agendeering,
die niet blijkt te voldoen.
Ja, hij die een stuk, alleen volgens een chronologische agenda ge
klapperd, moet opzoeken, is wel te beklagen, maar is dit niet eveneens
het geval voor hem, die een slecht ingerichten klapper, welke dan ook,
moet gebruiken? Mijn vorige chef placht altijd te zeggen: „elk systeem
is goed, mits men het maar getrouw doorvoert". En hier zit
juist de moeilijkheid een systeem in te voeren is niet lastig, maar een
getrouwe doorvoering eischt zooveel volharding, zooveel standvastigheid,
zooveel geregelde wilskracht, dat men zelden lang achter elkaar een systeem
goed ziet werken; het systeem schijnt dan slecht, terwijl het eigenlijk
moet heeten de uitvoering is niet naar behooren. Naast de chrono
logische agenda moet dan ook altijd minstens één klapper gemaakt worden,
en bij een goed ingerichten klapper zal men zien, dat ook dat ouderwetsche
systeem van bewaring goed kan voldoen.
Juist in het maken van klappers is men echter tegenwoordig veel
verder gekomenmen heeft ingezien, dat elk inschrijven in registers, anders
dan regel na regel, bladzijde na bladzijde, tot groote moeilijkheden aan
leiding geeft, dat bij eene andere inrichting dikwijls enkele bladen (ge
deelten) vol zijn, terwijl op andere plaatsen nog een massa wit papier
over is gebleven. Daardoor werd öf een register afgedankt vóór het
geheel vol was, öf een verwijzing naar een andere bladzijde aan den voet
van de volle ingevoerd, welke verwijzing het geheele stelsel, volgens welk
het register aangelegd was, uiteen deed vallen. Aan dat gemodder heeft
de invoering van losse kaarten een einde gemaakt. Terwijl de verzameling
dier papieren in den aanvang weinig plaats inneemt, kan men altijd kaarten
invoegen waar het noodig is en zonder veel bezwaar onderafdeelingen
maken: het stelsel, volgens hetwelk de kaarten liggen, blijft toch altijd
onaangetast. Doch aan dit kaartenstelsel is één bezwaar verbonden: be
trekkelijk gemakkelijk kan de reeks kaarten dooreen raken, betrekkelijk
gemakkkelijk een enkele op een verkeerde plaats gesteld worden, ja zelfs
kan er een geheel verdwijnen. In al deze gevallen verliest de klapper
veel van zijn waarde; in het laatste is het verlangde stuk absoluut
onvindbaar. Bovendien maakt en daar wordt door de administratie
i) Een losbladig register kan hierin met een doos kaarten gelijk gesteld worden.
